前回、Formsで作成した「社内ランチアンケート」を回答してもらって、回答結果の確認やExcelへの書き出しなどを行ってみました。
今回は、アンケートに新しい回答が送信されるたびに、「Lists」であらかじめ作成しておいたリストに自動でデータが挿入されるように設定してみたいと思います。
Formsのアンケートは前回の「社内ランチアンケート」を使用します。
Formsには、Listsにデータを流す機能はないので、この部分を「PowerAutomate」を使ってフローを作っていきたいと思います。
つまり、「Forms→PowerAutomate→Lists」の自動化処理となります。
それでは順番に設定していきましょう。
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Listsにデータを挿入するためのリストを作る
まずは、アンケートの回答を自動で挿入するためのリストを「Lists」アプリに作成します。
今回のリスト名は「ランチアンケート回答」としました。
作成ボタンをクリックしましょう。
作成した「ランチアンケート回答」リストを開いて、列を追加していきます。
- 所属部署
- 昼食の方法
- 昼食代
- 欲しい飲食店
- サービスへの希望
- 改善してほしいこと
最初の4つの項目は、列のタイプを「1行テキスト」、残り2つは「複数行テキスト」に設定します。
アンケートの最後2つの質問は、改行をして複数行を入力できる質問でしたね。
そのため、Lists側でもこの2つの列は、「複数行」のデータが入力できるように設定したわけです。
これらの6つの列には、アンケートの各回答が挿入されます。
アンケートは全部で6問ありましたね。
アンケートの質問文の核となるワードを列名としました。
とりあえず列名の作成ができたら、Listsは一旦閉じていただいても構いません。
PowerAutomateを設定する
次に「PowerAutomate」を設定します。
「PowerAutomate」を開いて、左サイドから「作成」をクリックし、「自動化したクラウドフロー」をクリックします。
「自動化したクラウドフローを構築する」画面が表示されます。
ここではフロー名に「Forms回答をListsへ登録」と入力しました(①)。
さらにトリガーから「新しい応答が送信されるとき」をクリックし(②)、「作成」ボタンをクリックします。
フローの作成画面へと変わります。
フローの最初に、先ほど設定した「Formsの『新しい応答が送信されるとき』」が表示されています。
これが選択されていると、左側でパラメーターを設定できます。
ここでは、「フォームID」に「社内ランチアンケート」を選択します。
フォームIDの一覧には、同じライセンスでFormsで作成しているフォーム名の一覧が表示されます。
「社内ランチアンケート」は前回の操作で当サイトが作成したフォーム名になります。
ご自身の環境に合わせて読み替えてください。
選択できたら、『新しい応答が送信されるとき』の下にある「＋」をクリックします。
追加するアクションを選択します。
ここでも「Microsoft Forms」を選択します。
ここでは「応答の詳細を取得する」をクリックします。
フォームIDに「社内ランチアンケート」を選択し、「応答ID」に右の雷マークをクリックして、「応答ID」を選択します。
これは「アンケートの応答を新しく受け取った」時に、応答IDが裏側で発行されていて、これを取得している操作になります。
つまり新しい応答の応答IDを取得すれば、その応答内容(アンケートの回答内容)が分かるわけですね。
「応答の詳細を取得する」の下にある「新しいステップ」(＋)をクリックして、アクションから「SharePoint」をクリックします。
SharePointのアクションの一覧から「項目の作成」をクリックします。
「サイトのアドレス」には、Listsを作成したSharePointのサイト名のアドレスを入力します。
おおよそ上の画面のようなURLになるでしょう。
もしListsの作成場所を「マイリスト」にしていた場合は、URLは以下のようになります。
https://会社名-my.sharepoint.com/personal/ユーザー名_会社名_onmicrosoft_com/
上は一例ですので、実際にListsの画面で作成したリストのURLを調べてみてください。
上のようなURLが確認できると思います。
リスト名には、先ほど作成したリストのタイトルである「ランチアンケート回答」を選択してください。
項目の登録へと移ります。
Listsの各項目に、Formsの応答データを当てはめていきます。
「所属部署」とはListsの「ランチアンケート回答」リストで作成した列名ですね。
その列には、Formsの「所属部署を教えてください」という質問の回答が挿入されるようになります。
Formsに表示されている質問の日本語が少しおかしくなっていますが、気にせずListsの「ランチアンケート回答」リストの各列に対応する項目を追加していきましょう。
ここでは、「タイトル」列(所属部署の上にある項目)は任意の文字を入力しておいて結構です。
「タイトル」列は、Listsでリストを新規作成すると最初から存在している列になります。
あらかじめこの列を消しておいてもいいですし、日付データなどが入るように設定してもいいでしょう。
今回の操作では、必ず任意の文字が入るように対処しておきます。
フローの保存とテスト
ここまででFormsのアンケート回答がされるたびに、「ランチアンケート回答」リストに自動でデータが入力されるように設定できました。
「保存」ボタンをクリックすると、作成したフローが保存されます。
クラウドフローの保存先は、「Dataverse」になります。
「パワープラットフォーム」でクラウドフローの一覧を確認できますが、この保存先は通常であれば特に意識する必要はありません。
「保存」の横に「テスト」があります。
自動で仮の動作確認ができます。
フローに不備があればエラーを返してくれるので、もしエラーとなった場合は修正してください。
実際にアンケートを送信してみる
フローのテストが成功したので、実際にFormsで作成した「社内ランチアンケート」から回答してみたいと思います。
新規で回答されたデータが、自動でListsの「ランチアンケート回答」リストに挿入されれば成功となります。
回答を並べてみます。
| 質問 | 回答 |
|---|---|
| 所属部署を教えてください | 営業部 |
| 普段、昼食はどのようにしていますか？ | 社内で食べる |
| 昼食にかける金額は、1回あたりおよそいくらですか？ | 500～999円 |
| 会社の近くにあったら嬉しい飲食店は？ | 定食屋、パン屋 |
| 昼食について、会社にあったら嬉しいサービスがあれば教えてください | キッチンカーのような出店サービス |
| 今後、会社のランチ環境について改善してほしいことがあれば教えてください | 浄水器の水を用意して飲み放題になればいい |
以上がFormsの「社内ランチアンケート」に回答された内容です。
では、これを送信した後に、Listsの「ランチアンケート回答」リストを開いてデータを確認してみましょう。
結果は無事1行挿入されました。
Listsへの自動送信まとめ
今回は、FormsとLists(SharePoint)の連携で、データをListsに自動送信する処理を作成してみました。
「PowerAutomate」は、他にも様々なアプリの連携をビジュアルで簡単に作成できるようになっています。
アンケートの回答は、ただ「回答してもらって終わり」とはなりません。
データベース処理ができるListsを活用して、自動で回答データを蓄積するような処理は、すぐに構築できるようにしておきたいですね。