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【チャットワーク実践編】グループチャットを作成してみる

チャットワークを使う理由の一つが、このチャット機能です。

少人数でも、常に会話での情報共有を行う場所が用意されているという事は、ビジネスを行っていくうえでもミスをできるだけ防ぐ手立てになり、いつでも時間をさかのぼってやり取りを確認できる、ということになります。

チャットルームの作成単位は、「プロジェクト単位」「人単位」「時間単位」、と作成方法はいくつかあります。

それは、チャットワークで契約しているプランによって見直す必要があるでしょう。

Point

■フリープラン
作成できるグループチャットの数は14グループまで

■それ以外の有料プラン
作成できるグループチャットの数は無制限

フリープランで契約した場合は、作成できるグループチャット数に制限があります。
例えば、プロジェクト単位でグループチャットを作成していこうと思ったら、
プロジェクトが増えていけば、いつか作れなくなる時が来ます。

これが、人単位であれば、少なくて済みそうです。
例えば、AさんとBさん2人だけのグループチャットを作ったとします。

どんな案件でもAさんとBさんだけが分かっていればいいことは、すべてこのチャットでやり取りするのです。

色んなプロジェクトがごっちゃになってしまいますが、
フリープランのままで使う場合は、こういった節約方法を考えなければなりません。

時間単位は、月単位や年単位となるでしょうけれど、
月単位だと14か月分のグループチャットしか作れず、古いものを消していいのであれば使えるかもしれません。
年単位だと14年分持つかもしれませんが、チャットの中身がごちゃごちゃになるので、あまりお勧めはできません。

1ユーザーで月間400円以上かけると、グループチャットは無制限に作れるようになります。

事業体系との相談になると思いますが、うまく制限内のグループチャット数で事業が前進できるのであれば、フリープランのままでもいいと思います。

ユーザーの招待

それでは、実際にグループチャットを作るために、まず人を招待しましょう。

以下は、Windosパソコンで作業をしています。
ブラウザ版でもデスクトップ版アプリでもどちらも操作方法は一緒になります。

左側の赤丸の部分をクリックします。
下にメニューが表示されるので、「グループチャットを新規作成」をクリックします。

最初に、チャットルームを新規作成し、名前を「宮嶋と牧村」とします。
先程例に挙げた中で言えば、「人単位」での作成となります。

グループチャットを作成したユーザーは、無条件でこのグループに参加します。

追加したいメンバーへのコンタクトは、赤く囲ったところからできます。

「+」から「コンタクトの追加」で進んでください。

真ん中の「ユーザーを検索」タブをクリックして、枠に名前やメールアドレスなどを入力します。
名前は、紛らわしいのでメールアドレスで検索するのが無難でしょう。

メールアドレスを入力して検索し、目的の名前が表示されたら
「コンタクトに追加」
をクリックします。

グループチャットに加わってほしい人に、「コンタクト承認依頼」を送信します。
相手(牧村さん)がチャットワークに登録しているメールアドレス宛で送信されます。

Check!

グループチャットに加わる人は、この時点でチャットワークに登録していないユーザーでも大丈夫です。
その場合、上の方法でメンバーを追加することはできません。
事前にメールアドレスを聞いて、招待リンクを送る方法で追加してください。
相手の方は、招待リンクを開くとユーザー登録から始まります。

「コンタクト承認依頼」が無事送信されると、
「承認依頼中」
というタブが新しくできます。
追加承認依頼をした相手の名前が表示されます。

もし、取り消す場合は、相手が承認する前であれば、いつでもキャンセルできます。

招待を受ける

ここからは、招待された側のパソコンでの操作となります。
招待された方は、メールを受け取ります。

このメールのリンクからでもいいので、チャットワークを開きます。

「コンタクト管理」をクリックします。

コンタクト管理画面で「未承認」タブが「1」となっています。
招待した側からメッセージが届いていますので「承認する」をクリックします。

招待された方のチャットに、招待した側の名前が作成されます。

グループチャットに追加する

ここからは、招待した方のパソコン操作となります。

招待したユーザを正式にグループチャットのメンバーの一員として迎え入れます。

チャットの一覧で、「宮嶋と牧村」を選択した状態で、画面右側の
「メンバーを追加」をクリックします。

招待した「牧村」にチェックを付け保存をクリックします。

これで、招待した牧村が、「宮嶋と牧村」グループチャットに無事追加となりました。

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