情報整理術の数々! PICK UP!

すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その3]

さて、前回まででNotionの基本的な使い方となる新規ページから文章や画像の挿入、ページ内レイアウトの変更などを行ってみました。

今回は、Notionで手軽に作成できる「タスク管理」について見ていきたいと思います。

サンプルのタスク管理を覗いてみる

サンプルとして用意されている「タスク管理」をまずは確認してみましょう。

「タスク管理」と言うタイトルで、その中に「Board View」というものがあります。

中身は・・と言うと、以下のようにリスト形式でデータを格納できるようなフォーマットがあらかじめ作成されています。

さて、それでは同じように「タスク管理」を作っていきたいと思います。

ボードを追加しサンプルを真似る

まずは、「タスク管理」用のボードを作成します。

サイドバーの「ページを追加する」をクリックし、追加されたページ内の「データベース」項目にある「ボード」をクリックします。

サイドバーに「無題」というタイトルとその中に「ボードビュー」と言うサブタイトルのついた新たなページが作成され、中身は先ほど見たサンプルの「タスク管理」と似たような画面が表示されます。

では、この作成したページをサンプルと同じようにカスタマイズしてみたいと思います。

タイトルの変更

タイトルをサンプルと同じようにしてみます。
タイトル名は「タスク管理のコピー」としてみます。

タイトルの「無題」の部分にマウスポインタを合わせると、上のようにメニューが表示されますので、「アイコンを追加」をクリックします。

任意のアイコンが設定されます。

設定されたアイコンをクリックすると、アイコンの一覧が表示されますので、チェックマークのアイコンを選択します。

タイトルに「タスク管理のコピー」と入力します。

説明の追加

タイトルの下に説明を追加します。

タイトルの上にマウスポインタを合わせると、「説明を追加」という文字が表示されるのでクリックします(上の画像は、クリック後なので「説明を非表示」と表示されています)。

タイトルの下に、説明を入力する枠が表示されるので、サンプルと同じようにもしくは任意で何か説明文を入力してみます。

サンプルと同じ文言の説明文を追加してみました。

ビューを作成する

次にビューを作成します。

現在表示されている「ボードビュー」と同じビューを作成します。

「ビューの追加」をクリックして、タイトルにサンプルと同じ「Board View」と入力します。
形式は「ボード」をクリックして選択して、「作成」ボタンをクリックします。

次に、デフォルトで作成された「ボードビュー」は削除します。

現在表示されている「ビュー名」の横の▼マークをクリックすると、表示されるビューの一覧に「ボードビュー」があります。

「・・・」をクリックすると、一番下に「削除」があるのでこれをクリックします。

サイドバーを確認すると、サンプルと同じように形になりました。

グループの処理

グループは、タスクの各項目をまとめるものになります。

デフォルトで3つ用意されるのですが、これらの編集を行ってみます。

グループラベルを変更する

タスクのデフォルトステータスとして、以下の3つが存在しています。

  • 完了
  • 未着手
  • 進行中

この内、「進行中」をサンプル通り「対応中」と変えてみましょう。

「進行中」のグループラベルをクリックして、「対応中」と変更し「完了」をクリックします。

さらに、サンプルでは「完了」の後に”絵文字”が入っています。

同じように、挿入してみます。

「完了」のラベルをクリックして、編集できるようになったら、右クリックでメニューを表示します。
一番上の「絵文字」から目的の絵文字を選択して、「完了」をクリックします。

グループラベルの色を変更する

グループラベルの色も変更できます。

各グループ名の「・・・」をクリックして、一覧から好きな色へと変更できます。

サンプルは、ラベルの色を特に変更していませんので実際には変更しなくても構いません

グループを新規に追加する

グループを新規に追加する場合は、画面右の「+」をクリックします。

新しいグループ名を入力して「完了」をクリックします。

サンプルは、新規グループを追加していませんので実際には追加しなくても構いません

グループを非表示にする

表示しているグループは、「非表示」にできます。

サンプルのように、「ステータスなし」のグループは非表示にしましょう。

画面右側のメニューにある「グループ化」をクリックし、「表示されているグループ」の「ステータスなし」の目玉をクリックすると、このグループが非表示となります。

上のような画面になっていればOKです。

グループの順番を入れ替える

サンプルでは、左から「未着手」、「対応中」、「完了」と並んでいるので、同じように設定してみます。

「グループ化」をクリックして、開くと「表示されているグループ」にグループ名が並んでいます。

上の赤い丸囲みの部分をドラッグすると順番を変更できます。

上の画面のようにグループ名を並べかえてみましょう。

プロパティを確認する

次に、各データを管理する「プロパティ」を確認していきます。

まずは、サンプルの「タスク管理」と現在真似て編集している「タスク管理のコピー」のそれぞれのプロパティを比較してみます。

■サンプル

■コピー

各項目を編集していきます。

カードプレビューを変更する

タスクを作成した時の「カードプレビュー」を変更します。

サンプルは、「カードプレビュー」に「ページコンテンツ」を設定しています。

同じように、設定してみます。
「ページコンテンツ」を設定すると、以下のように作成したタスクのコンテンツを一覧でそのまま表示するようになります。

サンプルに表示されているタスクは、コンテンツがないので何も表示されていません(”お母さんに電話する”というタイトルのみ)が、コンテンツを作成すると上のように表示されるタスクのコンテンツも一緒に表示される(このタスクで言えばタイトルは”課題”)ようになります。

プロパティ名を変更する

「名前」、「担当者」、「ステータス」、「日付」などタスクのプロパティ名を変更できます。

先ほどタスクの「タイトル」と書きましたが、正確なプロパティ名としては「名前」となります。

この「名前」をサンプルのように「Name」に変更します。

右上のメニューから「プロパティ」をクリックすると、上のように「ボードに表示」内に現在表示されるプロパティが確認できます。

「名前」をクリックして、「Name」に変更します。

「プロパティの種類」は「タイトル」のままで問題ありません。

同じように、「日付」を「作成日」に変え、「プロパティの種類」は「日付」のままにします。

プロパティを削除する

サンプルのように「担当者」は、削除します。

プロパティを追加する

「プロパティを追加」をクリックして、サンプルのように以下2つの「プロパティ」を追加します。

1.
プロパティ名:プロパティ
プロパティの種類:テキスト
2.
プロパティ名:プロパティ1
プロパティの種類:テキスト

「プロパティ」の完成形は上のようになります。

タスクを作成する

それでは、サンプルのように1つタスクを作成してみます。

と、その前に先ほど「カードプレビュー」の説明でテスト的に作成したタスクを削除しておきます。

タスクの右上の「・・・」をクリックして、表示されるメニューから「削除」をクリックします。

「対応中」グループに、新規でタスクを作成するので「+新規」をクリックします。

「タイトルを入力してください」という入力枠が表示されるので、「お母さんに電話する」と入力します。

「お母さんに電話する」というタイトルのデータが1つ作成されました。

赤く囲んだ部分をクリックして、データの詳細画面を開きます。

まずは、アイコンを追加してみます。

開いたウィンドウから任意のアイコンを選択してみましょう。

各プロパティは、上の赤い丸囲みの部分をドラッグすると順番を変更できます。

作成日の位置を入れ替えて、日付を登録します。

データを追加する

ここまで、サンプルと同じ形のタスクボードが出来上がりました。

流れとしては、

  1. グループ化を設定する
  2. 各データのプロパティを設定する
  3. データを追加する

となります。

ここまで、グループを設定し、プロパティを設定し、1つだけデータを追加してみましたが、さらに各グループにデータを追加してみたいと思います。

「未着手」、「対応中」、「完了」にそれぞれタスクデータを作成してみました。

各タスクの中身も見えるように「カードプレビュー」に「ページコンテンツ」を設定していましたね。

コンテンツがあるタスクは、その中身もこの「タスク管理のコピー」ボードを開けば見られるようになっているわけです。

総括

今回は、タスクを管理するためのボードを作成し、中身のデータを管理するための「グループ」設定や「プロパティ設定」などを操作してみました。

今回、各グループに作成したデータはまだ少ないので、画面上ですべて確認できますが、これらのデータが増えてくると簡単に見分けがつかなくなる可能性もあります。

その際に、使う機能が「フィルター」となります。

次回は、フィルターを使いながらグループに所属しているデータを別のグループに移動してみたりという操作を行ってみたいと思います。

関連記事

  1. すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その4]

  2. すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その2]

  3. すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その1]

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