情報整理術の数々! PICK UP!

すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その4]

前回、サンプルにもある「タスク管理」を自分で一から実際に作成してみました。

今回は、サンプルにはないのですが、「タスク管理」で作成したデータを「フィルター」してみたいと思います。

フィルターの新規作成

サンプルに倣って作成したタスクは、「未着手」、「対応中」、「完了」の3つにステータスが分かれていました。

このタスクに関して「フィルター」を作成してみます。

「タスク管理のコピー」を開き、画面右側の「フィルター」をクリックします。

一覧から「ステータス」をクリックします。

画面左側に「ステータス」というドロップダウンが表示されるので、クリックします。

デフォルトで「ステータスと一致」というフィルターが表示されるので、一覧から「完了」をクリックします。

つまり、「ステータスが”完了”と一致する」データだけがフィルターされ、結果上の画像のように「完了」のデータのみ表示されたわけです。

フィルターの条件を変更してみる

では、フィルターの条件を変更してみましょう。

前回フィルターした「ステータスと一致」の「と一致」の部分は変更できるようになっています。

「一致しない」を選択して、一覧から「完了」をクリックします。

先ほどとは逆に、「ステータスが完了ではない」データがフィルターされます。
つまり、「未着手」と「対応中」のデータが表示されます。

作成したフィルターを削除する

今度は、作成したフィルターを削除してみます。

「・・・」をクリックするとメニューが表示されるので、一覧から「フィルターを削除」をクリックします。

高度なフィルターを作成する

フィルターは、高度な検索、つまり「複合検索」もできるようになっています。

「ステータスが完了と一致」するフィルターを作成していたとします。

このフィルターと合わせて、さらに別のフィルターを追加してみましょう。

「フィルタールールを追加」のドロップダウンをクリックし、一覧から「フィルタールールを追加」をクリックします。

最初に作成していた「ステータスが完了と一致」の次に、さらにフィルターを指定する行が追加されます。

一番左で「AND」か「OR」を選択します。

その後にフィルターを設定します。
今回は、「OR」の後に「プロパティに学校を指定した」というフィルターを追加してみました。

つまり、以下の2つのフィルターの”どちらか一方”でも一致するデータがあれば、画面上に表示されるというわけです。

  • 「ステータス」が「完了」
  • 「プロパティ」が「学校」

上の画面が先ほどの2つのフィルターによって表示されたデータとなります。

赤く囲ってあるように、「ステータスが完了」のデータと、「プロパティ」に「学校」が設定されたデータが表示されています。

総括

さて、今回のNotionは、サンプルにはない「フィルター処理」を行ってみました。

エクセルなどのオフィス製品やブラウザの検索などでもおなじみの「And検索」や「OR検索」が使えましたね。

自由度の高いNotionでは、プロパティで必要となる項目を自分で作成して、それらを今回のようにフィルターするなどタスク処理はもちろん、データベース機能としての使い方も非常に簡単にできるようになっています。

最近では、商品やサービスの説明にNotionを使っているページも多く見られるようになってきました。

まだまだ、Notionはアップグレードしていくでしょうから、これからの情報整理に使いたいツールの1つとなるでしょうね。

関連記事

  1. すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その2]

  2. すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その3]

  3. すべての情報と使い慣れた機能を1つに―Notionを個人用で使ってみる[その1]

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