前回まで3回にわたり、架空の会社の営業部が「Copilot Notebooks」(以降、Copilotノートブックもしくはノートブック)を使って、会社の現状と今後の見通し、実行すべきタスクなどをチャットで相談しながら進めてきました。
今回は少し補足的なお話となります。
チャットでCopilotからの回答を外部のドキュメントにエクスポートする方法や、ノートブック内の新しいページにエクスポートして内容を編集する方法について触れてみたいと思います。
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チャットの回答をWordへエクスポートする
Copilotノートブックを閉じてしまうと、次に開いた時にそれまでのチャットの履歴が表示されなくなります。
画面右サイドの「チャット」をクリックすると、これまでのチャットの一覧が表示されます。
目的のチャットをクリックします。
チャットのCopilotが回答を終えた部分には、メニューが表示されています。
「・・・」をクリックし、一覧から「エクスポート先」にマウスポインタを合わせると、「Word」が表示されます。
「Word」をクリックすると、Copilotの回答が新しいWordファイルへとエクスポートされます。
エクスポート先は、組織・学校ライセンスで契約しているOneDrive内となります。
ノートブック内のページへエクスポートする
ノートブック内には、自作のページを配置できるようになっています。
左サイドの「作成」をクリックして「新しいページ」をクリックすると、新規ページが作成されます。
概要欄が表示されていた部分に、新しいページが表示されます。
入力方法は、「Loop」と同様ブロックエディタとなっています。
ただこれから行うエクスポートに関しては、新規ページは必要ありません。
ページを新規作成しなくても、チャットでのCopilotの回答をページにエクスポートできるようになっているのです。
そのやり方を見てみましょう。
先ほどWordにエクスポートした時と同様、Copilotの回答の下に表示される「・・・」をクリックします。
さらに「ページに追加」から「新しいページに追加」をクリックしましょう。
もし「最近使用したページ」に追加すると、そのページの新しい行(最下行)にエクスポートされます。
上の画面では、該当のCopilotの回答部分を新しいページにエクスポートしてみました。
左上にはタイトルを変更できる部分があり、ここでは「エクスポート」としています。
そのままこのページ上で修正したい点や追加したい内容を入力していくと、Copilotの提案した回答に自ら詳説できるようになります。
エクスポートしたページでの編集を工夫する
先ほど新しいページにエクスポートした、Copilotの回答の内容を少し編集してみたいと思います。
Copilotの回答にはリストの最後に「店舗向けセット販売の準備」というものはありませんでした。
ただ、すべてのチャネルに対して販促活動を実施するため、後からリストを1行追加したのが上の画面となります。
追加した文字が後で見返しても分かりやすいように、文字の色も変更してみました。
さらに、ピンマークを付けた強調文字で「販促の内容は再度確認する」という一文を付け加えました。
こちらも文字を太字にしたり、文字の背景色を施しています。
Copilotの回答は別ファイル上で修正し、それを「修正版」としてCopilotに読み込んでもらう新たな資料にしてもいいでしょう。
上のようにノートブック内のページを使えば、『「エクスポート」ページを参照してください』というようにチャットで指示を出せますね。
編集したページは、改めて別のドキュメントにエクスポートできます。
ページが表示されている右上の「・・・」をクリックして、エクスポートをクリックします。
WordファイルかPDFのどちらかを選択すると、ページの内容がこれらのファイル形式へエクスポートされます。
最後にまとめ
「Copilot 365 ホーム」の画面は3分割されていて、デフォルトのままだとチャットエリアは細長いスペースとなっています。
Copilotの回答を見やすくするためにも別ファイルへのエクスポートは非常に重宝します。
ノートブック内のページにも落とし込めますが、社内に配布したりする際にはWordやPDFがやっぱり便利ですね。