マイクロソフトのアンケート作成ツールである「Forms」が、だいぶ刷新されたようなので、取り上げてみたいと思います。
今回はテーマとして、「社内ランチアンケート」を取り、それをエクセルに落とし込んで一覧表で確認するところまでを見ていきましょう。
なお、マイクロソフトの無料アカウントでも利用できますが、受け取れる回答数に大幅な制限があるなど作成するアンケートの規模によっては要望を満たせない場合があるかもしれません。
ここでは「職場・学校ライセンス」(以降、法人ライセンス)のFormsを使っています。
操作方法は無料アカウントも同様となります。
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Formsとは？
マイクロソフトのFormsはWebアプリとなります。
ユーザーはブラウザ上でログイン後にアンケートなどを作成し、他のユーザー向けにブラウザ上で公開となります。
法人ライセンスの場合、「Microsoft Copilot Home」のアプリ一覧から「Forms」へと接続できます。
「Forms」を開くと、アンケートフォームやクイズフォームを作成できます。
それでは、早速「社内ランチアンケート」用のアンケートフォームを作っていきましょう。
実際に「社内ランチアンケート」を作ってみる
それでは先ほどの画面から「新しいフォーム」をクリックします。
タイトルが「無題のフォーム」となっているので、「社内ランチアンケート」に修正します。
その下の説明には、「今後の社内ランチ環境をより良くするため、昼食に関するアンケートを実施します。回答時間は1～2分程度です。ぜひご協力ください。」と入力しています。
最初の質問は「所属部署を教えてください。」にして、選択肢形式にしたいと思います。
一覧から「選択肢」をクリックします。
入力項目は以下になります。
- 営業部
- 総務部
- 経理部
- 開発部
最後に「その他」を追加したいので、「その他オプションの追加」をクリックします。
さらに、この項目は「入力必須」としたいので、「必須」をクリックしてオンにしておきましょう。
「新しい質問の追加」をクリックします。
次の質問も「選択肢」にします。
質問のタイトルは「普段、昼食はどのようにしていますか？」にしています。
選択肢の項目は以下の通りです。
- 社内で食べる
- コンビニで購入する
- 飲食店で食べる
- お弁当を持参する
最後に「その他」を追加したいので、「その他オプションの追加」をクリックします。
上の画面では、既に「その他」を追加した後になっています。
さらに、入力必須にしたいので「必須」を上の画面のようにオンにします。
できたらまた「新しい質問の追加」をクリックしましょう。
次の質問も「選択肢」にします。
質問のタイトルは「昼食にかける金額は、1回あたりおよそいくらですか？」にしています。
選択肢の項目は以下の通りです。
- 500円未満
- 500～999円
- 1,000～1,499円
- 1,500円以上
今回の選択肢には「その他」は含めません。
これまで同様、入力必須にしたいので「必須」を上の画面のようにオンにします。
できたらまた「新しい質問の追加」をクリックしましょう。
次の質問も「選択肢」にします。
質問のタイトルは「会社の近くにあったら嬉しい飲食店は？」にしています。
選択肢の項目は以下の通りです。
- 定食屋
- ラーメン店
- カレー店
- カフェ
- パン屋
- コンビニ
最後に「その他」を追加したいので、「その他オプションの追加」をクリックします。
さらに、今回は「複数回答」を設定しておきたいと思います。
「複数回答」をオンにすると、上のように「選択するオプションの合計」という項目が表示されます。
これは、複数回答をいくつまでにするかを制限できます。
今回は選択数を「無制限(制限なし)」にしていますが、その他にも「3」のような限定と「最大3つまで」のように上限設定、の全部で3パターンで設定できるようになっています。
できたらまた「新しい質問の追加」をクリックしましょう。
次の質問は「テキスト」にします。
質問のタイトルは「昼食について、会社にあったら嬉しいサービスがあれば教えてください。」にしています。
ここは、「長い回答」をオンにして、長文(改行あり)での回答もOKにしています。
また、これまでと違い入力必須にはしないので、「必須」をオフにします。
できたらまた「新しい質問の追加」をクリックしましょう。
次が最後の質問です。
同じく「テキスト」にしてみましょう。
質問のタイトルは「今後、会社のランチ環境について改善してほしいことがあれば教えてください。」にしています。
後は先ほどと同様、「長い回答」をオンにして、長文(改行あり)での回答もOKにして、「必須」をオフにします。
アンケートの各設定を変更する
アンケートフォームには、「アクセスできるユーザー」や「回答のオプション」、「応答の受信確認」などが設定できます。
順番に見ていきましょう。
アクセスできるユーザー
アンケートにアクセスできるユーザーを3パターンから設定できます。
- アンケートフォームのURLを受け取ったすべてのユーザー
- 職場・学校ライセンスのライセンス内のすべてのユーザー
- 職場・学校ライセンスのライセンス内の特定のユーザー
2番目、3番目のライセンス内を指定すると、ライセンス内のメールアドレス宛やTeamsのチャネル参加者にアンケートURLを送ると、以下のようなサインイン画面が表示されます。
つまりアンケートに答えるためには、有効な職場ライセンスを要求されるというわけですね。
すべてのユーザーがアクセスできる場合は、上のサインイン画面は表示されません。
回答のオプション
回答のオプションも設定できます。
時間的な設定や回答するユーザーのためのカスタマイズ設定などです。
例えば「お礼のメッセージをカスタマイズ」をチェックすると、デフォルトの「回答が送信されました」の文面を変更できるようになっています。
応答の受信
応答の受信は、答えたアンケートの回答を回答者が保存するかどうかの設定となります。
さらにメールアドレスやTeamsのチャネルなどを設定すれば、メールでも受け取れるようになります。
回答を収集する
それではアンケートを送信して、回答してもらいたいと思います。
「回答を収集」をクリックします。
今回は、組織内のユーザーであれば誰でもアンケートに回答できるようにします。
組織内の中から今回は、対象をTeamsのチャネルに絞っています。
当サイトのライセンス環境では、Teamsに「小規模経営者に贈る情報整理術」チームがあって、その中に「サイト管理情報」チャネルというのがあります。
今回は、そのチャネル内のユーザーに「アンケートに回答して」と通知します。
この場合、チャネルに参加しているユーザーにゲストユーザー(ライセンス外部ユーザー)がいても、そのゲストユーザーにも通知が送られます。
「メールアドレス」宛と「チャネルのチャット画面」の両方に「アンケートに回答」の案内が送られます。
しかしアンケートに回答できる対象はあくまでも「ライセンス内のユーザー」のみです。
ゲストユーザーはアンケートの通知をもらっても、アンケートへの回答はできません。
もし、送信する先の指定をTeamsのチャネルではなく、メールアドレスでの指定にする場合は、組織内のライセンスを持っているユーザーのみが指定できます。
組織内ユーザー以外のユーザーも含めたいのであれば
誰でもアンケートに参加できるようにするのであれば、「回答可能」の対象を「すべてのユーザーが回答可能」に変更してください。
この場合、アンケートフォームのURLを送られたユーザーは誰でもアンケートに答えられます。
つまり、マイクロソフトアカウント(組織ライセンス)でのサインインを求められず、そのままアンケートフォームが開きます。
「アンケートに回答してほしい」というメールの本文に当たる部分、Teamsのチャネルのチャットに表示される部分のメッセージは、好きなように変更できます。
「こちらに参加するように～」や「社内ランチアンケート」のようなタイトル部分は、変更できないようになっています。
アンケートを受け取った側は
アンケート回答の通知を受け取ったあるユーザーに焦点を当てます。
このユーザーは、組織ライセンスを持っているユーザーで「小規模経営者に贈る情報整理術」チームの「サイト管理情報」チャネルのメンバーでした。
このユーザーの場合は、メールにもTeamsにも「アンケート回答」の連絡が届きます。
このユーザーは、たまたまTeamsのチャネルに参加していたので、メールにもアンケートの通知が来ましたし、チャネル内のチャットを見ても同じアンケート通知が来ます。
メールの本文でもチャネルのチャットでも、どちらからアンケートにアクセスしても問題ありません。
ただし先ほど「回答を収集」でライセンス内のユーザーをアンケート対象にした際、「1人につき1つの回答」にチェックを入れていました。
つまりライセンス内のユーザーであれば、サインイン後に1回だけアンケートに回答ができるというわけです。
回答を送信すると、上のような画面になります。
「回答のオプション」で「回答者に回答の保存を許可する」にチェックを入れている場合は、回答した人が「回答を保存する」ボタンをクリックすると、自分の回答を保存できるようになっています。
アンケートの回答を確認する
アンケートの通知を出すと、各人が回答してくれるでしょう。
このアンケート結果は、即時に確認ができます。
その方法を見ていきましょう。
アンケートフォームの右上に「応答を表示」があるので、これをクリックします。
ボタンの右上に数字が出ていますね。
現在まで4件の回答があると確認できます。
現在まで4人が回答してくれています。
先ほど「回答のオプション」では、終了日を特に決めていなかったので、このアンケートを作成した人が「終わり」と言わない限りはずっと回答を集められる状態にあります。
もし、途中でアンケートを打ち切るのなら「回答のオプション」内にある「回答を受け付ける」のチェックを外してください。
その後、アンケートの案内を受け取ったユーザーがアンケート画面を開いても、以下のように「終了しています」という画面が表示されるようになります。
通常は、「回答の終了日」を設定しておいた方がいいかもしれませんね。
Excelに書き出す
さてそれでは、回答結果をExcelに書き出してみたいと思います。
「Excel Desktopで開く」か「コピーをダウンロード」のどちらかを選択できます。
「Excel Desktop」の場合、以下のようなメッセージが表示されます。
「Excelを開く」ボタンをクリックすると、デスクトップアプリのExcelが起動します。
Excelで開いた時のポイントは、以下の2点となります。
- 表のスタイルが適用済みとなっている
- フィルターがオンの状態となっている
つまり、最初から色分けの見やすい表で作成してくれる上に、フィルターもオンの状態となるので、すぐに各列のほしいデータをフィルタリングできるようになっているわけです。
先ほどは、「Excel デスクトップ」で開きました。
もし「コピーをダウンロード」をクリックすると、ブラウザの既定のダウンロード先に、この直接開いたExcelファイルがダウンロードされます。
どちらも「Excel デスクトップ」で開くわけですから、直接開いてもダウンロードしてから開いてもどちらも大した違いはありません。
保存場所に違いがあるので、その点だけに気を付けてください。
最後にまとめ
組織ライセンスのユーザーであれば「Forms」を使って、手軽にアンケートを作成できますね。
「同じ組織内に限定」や「一般に広く」など、アンケートの内容によって回答できる対象のユーザーの幅も自由に決められるのは、使いやすい特徴でもあります。
回答の対象ユーザー数が多ければ多いほど、Excelとの連携も生きてきますね。