官公庁の入札案件でも民間の案件でも、企業にとっては絶対に付いて回る問題の一つに
「契約書の作成や管理」
があるのではないでしょうか。

膨大な契約書を前に記録も記憶も埋もれ、
あの時あの担当課と契約した内容は、
「果たして何だったのか・・・？」
と、積まれた紙の束やファイリングされた書類をひっくり返す毎日・・・。

そんな契約書類にありがちな古い慣習から解放されるべく登場したのが
「クラウド契約書サービス Holmes」
なのです。

Holmesのここがスゴイ！その1

何と言っても、作成する契約書の形を一から考えなくてもいいくらいに
「テンプレートの数が豊富にある」
ことは、作業するメンバーにとっては時間の短縮になるでしょうね。

「Myテンプレート」機能を使えば、
Holmesのテンプレートから自分でカスタマイズした契約書を保存できるし、
いつでも簡単に呼び出すことができます。

もちろん、自分が独自に作ってきた契約書のテンプレートを
「Myテンプレート」に新たに保存することもできるのです。

作成した契約書は、管理画面から簡単に承認や変更を取り付けることができます。

その際に必要となるのは、作成された契約書のURLのみなんですね。

URLがあれば、社内のメンバーに送る方法は自由に決められます。

また、社内メンバーと共有した後に、
契約書の内容を修正することになれば、その修正は「変更履歴」として残すことができるので、
作成から修正のタイミングまで、どのバージョンを使用するかを一元的に決めることができます。

さて、”いよいよ契約書が作成できた”
という段階になると、あれもこれも付属させておきたい関連資料などが
たくさん出てくるかもしれません。

その際には、作成した契約書データの添付ファイルとして一緒に保存しておくことができます。

契約書に関するちょっとしたメモと合わせて、付随する情報も一緒に蓄えていきましょう。

Holmesのここがスゴイ！その2

クラウドサービスを利用する場合に必要となる社内の意識統一や情報共有は、
この「Holmes」でも同じこと。

そんなコミュニケーション機能は「Holmes」でも充実しています。

まずは、自社内での共有方法を見てみましょう。

普段からWordや一太郎などの文章作成ソフトを使っている方は、
よく分かるお話だと思いますが、これらのソフトウェアを使っていても、
ファイルの作成者や編集者を把握することはできます。

「変更履歴」を記録することで、文章の版(バージョン)を管理できたり、
最近のWordを使っていると、違うバージョンのファイルを簡単に比較することもできます。

1つの文章に対して、特定のユーザーが編集できる部分を許可したり、
クラウドに保存されている別のバージョンと比較したりする場合、
どうしても、社内のシステム管理者にその管理を一任することがほとんどですよね。

「Holmes」を使うと、作成した契約書の作成者や編集者など、
それぞれの操作を行ったアカウントを誰でも簡単に把握することができます。

その契約書がどの”目”を通って完成されたのかが
一目で分かるようになっているのです。

加えて、最終的な契約の承認者を固定のアカウントに設定しておけば、
最終通過(決済)は、常に特定の”目”を通る必要が出てくるので、
契約書の承認過程が簡単に分かってしまうというわけです。

コミュニケーションツールではよく見る
「チャネル」
と言う考えも存在していて、特定の部署や課などのまとまりで
契約書を管理することも可能となっています。

社外的に目を向けてみると、
これから契約を交わそうという相手企業と作成段階の契約書を一緒に確認することができます。

仕様部分など細かい話が載っている契約書の場合、
言葉の言い回しなど細かい内容について、じっくりと話し合うこともできるんですね。

Holmesのここがスゴイ！その3

実際に契約が決まりました。

となった場合でも、「Holmes」で管理されていた契約書データなら、
最終の握手の仕方も色々と選べるようになっています。

電子での契約締結はもちろん、
紙ベースで契約完了もできます。
紙ベースで締結した場合の管理は、クラウド上で電子データとして管理することができます。

また、電子で契約した場合の印鑑データも簡単に使用できるのは嬉しいですね。

Holmesのここがスゴイ！その4

クラウドベースで管理されるデータは、
「検索」や「印刷」など利用者が普段使いたい機能も簡単に利用できるのがいいところだと思います。

皆さんにとって、契約書の管理で一番使いたい機能って何ですか？

たくさんある契約書のそれぞれの契約満了時期を簡単に知ること、
これは結構重要ではないか、と考えています。

電子データとして管理される契約書には、
色々な付帯情報も一緒に管理できる、と先に書いてきましたが、
この契約満了時期を一緒に管理できれば、
「更新忘れ」による更新料のもらい忘れや、
「リースアップ」での満了時の物品取り扱いなどにも
十分対応できるようになります。

そして、契約満了が近づいた契約がある場合は、
担当アカウントに、通知(アラート)を送ることができるので、
”いつの間にか期限を過ぎていた・・”。
というミスも大幅に減ることになるでしょうね。

契約書を様々な角度から検索できる機能はもちろんですが、
各内容を整理したいときのために、検索からCSVデータへと掃き出す作業や
紙ベースでしか管理されていなかった契約書を
「Holmes」上で作成した契約書と一緒に管理できる機能など、
クラウドデータを管理する管理者にとっても、
「異なる媒体で管理されてきた契約書の束を一括で管理できる」
という管理能力は、やはり見事としかいいようがありませんね。

総括

さて、「クラウドで契約書を管理できる」ツール、
「Holmes」
の機能をざっと見てきましたが、いかがでしたでしょうか。

特に、官公庁の入札案件を多くこなす会社さんにとっては、
仕様書だの契約書だのに囲まれた業務を行っている事と思いますので、
実際に試してみたいな、という経営者の方も多いかもしれません。

「Holmes」は無料トライアルで、
ツールの動作を試してみることができます。

【↓Holmesの無料トライアルはこちらから】

実際の料金プランは、従業員数10名までとそれ以上で
料金が変わってきます。

【↓Holmesの料金プランはこちら】

小規模な企業であれば、契約書の管理に関わる人数はそれほど多くないでしょうから、
4アカウントもあれば十分だと思います。

正直、月額料金としては少し高いな・・、
と言う気はするのですが
煩わしい管理から解放されるのであれば、使ってみる価値はあるかもしれません。

というより、一度使ってしまうと
手放せなくなってしまう、と言う方が正解かもしれませんけどね。