今回は表の「規則」と「エクスポート」の操作を行ってみたいと思います。
なお「Loop」を操作するにあたって、以下の点をご確認ください。
- パソコンでの操作画面となります
- Windowsアプリでもブラウザでログインしても操作性はまったく変わらないのでお好きな方で操作してください
- アプリとブラウザの違いは以下の記事で解説していますので参考にしてください
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規則でTeamsのチャットメッセージを指定する
表のデータを作成するにあたり、事前に各列に入力規則を設定できるようになっています。
「・・・」をクリックして一覧から「規則」をクリックします。
条件を設定します。
上の画面では、以下のように条件を設定しました。
「担当者」列の値に「Dさん」が入力されればTeamsにチャットメッセージを送信する
「Loop」と「Teams」の間の自動処理になりますので、両アプリで使用するアカウント名が表示されます。
どちらにも同じアカウントが入るパターンが多いでしょう。
今回の操作でも、「チャットメッセージの送信先」に指定したTeamsの組織アカウントは、Loopで操作している組織アカウントと同じアカウントにしています。
お使いのTeamsに登録されている組織ユーザー(もしくはメールアドレス)を指定します。
ユーザーは自分宛でも他の人に宛ててもどちらでも大丈夫です。
入力できたら「フローの作成」をクリックします。
これまでのデータには「担当者」列に「Dさん」が入ったデータはなかったので、新しい行を追加し担当者をDさんとするデータを作ってみました。
それでは、「チャットメッセージの送信先」に指定した組織ユーザーアカウントでログインしているTeamsを開いてみましょう。
「Loop」でチャットメッセージを送信する先に指定したアカウントで「Teams」にログインした画面となります。
左サイドバーの「チャット」をクリックします。
「PowerAutomate」を使って「Teams」と連携した自動化処理を今までしていなければ、今回の操作で「Workflows(以降、ワークフロー)」が新しく登場したと思います。
この「ワークフロー」をクリックしてチャット内を確認してみましょう。
もし「PowerAutomate」で「Teams」と連携した自動化処理をこれまでにしていれば「Workflows(ワークフロー)」は既に存在している可能性があるので、最新のチャットメッセージを確認してみてください。
上の画面のようにメッセージが届きました。
メッセージの内容をそのまま以下に書き出してみます。
$担当者 さんが $Loop Page で $Wed Apr 30 2025 17:42:13 GMT+0900 (日本標準時) に $宮嶋僚 さんによって $Dさん に変更されました
ちょっと分かりづらいですね。
「$」の後の文字は毎回違う値が入る部分になると思ってください。
そして、このメッセージは【「列名」が「Loopの該当ページ」で「表示の時間」に「アカウント」によって「値」に変更された】と読めるのです。
順番に解説していきます。
$担当者
最初の「$担当者さん」となっているのは、「Loop」で規則を作った時の列名が入ります。
「さん付け」しているので人の名前かと勘違いしそうですが、これは表の列名ですね。
$Loop Page
「$Loop Page」は、Teamsの「ワークフロー」のメッセージではリンクが貼られています。
このリンクをクリックすると先ほどの「Loop」で作業をしていた「表を作成」ページへと移動します。
「Teamsにチャットメッセージを送信する」という規則を作った「Loop」のページがこの「$Loop Page」になります。
$Wed Apr 30 2025 17:42:13 GMT+0900 (日本標準時)
これは「Loop」の規則に合致して、Teamsにチャットメッセージが送信された日付と時間になります。
日本時間の2025年4月30日(水曜日)となります。
$宮嶋僚
「Loop」で規則に指定したデータを入力したアカウントになります。
現在「Loop」にログインして操作しているアカウント名です。
$Dさん
最後の「$Dさん」は、「Loop」の規則に指定した条件となるデータですね。
つまり担当者列に「Dさん」というデータが入力されたよ、と教えてくれているわけです。
規則作成後の確認
それでは「Loop」の画面へと戻り、再度規則を開いてみましょう。
既に作成した規則は、いつでも確認ができます。
そして既存の規則とは別の規則も作成できるので、どの列にどのデータが入力されたか、そしてその際のメッセージの送信先をどのように指定するかを新たに作成できるようになっています。
既存の規則の再編集なども可能です。
上の画面で言えば、①から③まで以下のようになります。
- この規則の編集
- この規則の削除
- この規則の稼働／停止のスイッチ
新しい規則にメール送信を指定する
新しいルールを作成してみましょう。
「タスク名に企画案が入力されたらメールを送信してみます。
今度の自動化処理に「Outlook」のメールアカウントを使用します。
このOutlookのアカウントは、規則が発動した時にメールの送信元となるアカウントになります。
今回は宮嶋僚のアカウント(組織アカウント)を設定しています。
タスク名に企画案というデータが入力された際のメールの送信先とメールの件名を指定します。
メールの送信先は組織アカウントでも個人のフリーアカウントでも指定できます。
今回の送信先は「hotmail.com」のフリーアカウントにメールが送信されるように設定してみました。
つまり規則が発動すると、宮嶋僚アカウントからフリーの「hotmail.com」アカウントへメールが送信されるわけです。
実際に「Loop」の表の画面で、新規行を作成し「タスク名」に「企画案」と入力してみました。
規則が発動して、個人の「hotmail.com」アカウントにメールが送信されました。
送られたメッセージの形式は、先ほどのTeamsのチャットメッセージに送信された形式と同じなので割愛します。
規則が発動された際の通知先には他にも以下のようなものがあります。
- Loopで通知する
- Teamsのグループチャットのメッセージを送信する
- Teamsのチャネルにメッセージを送信する
「Loop」の「規則」はこれまで操作してきたように、自動化処理を行ってくれる機能です。
組織的に使う前提である「Loop」での作業時には、是非活用したい機能と言えるでしょう。
表のエクスポート
「Loop」内で作成した表もExcelなどの外部アプリケーションへとエクスポートができるようになっています。
「・・・」をクリックし、一覧から「Excelにエクスポート」をクリックします。
準備完了というウィンドウが表示されます。
「Excelで開く」ボタンをクリックします。
「Loop」と同じアカウントのExcelがWeb版で開きます。
ファイルはアカウントのOneDriveに「untitled.xlsx」と言う名前で保存されます。
もし既に「untitled.xlsx」がある状態で、「Loop」の「Excelへのエクスポート」を行った場合は、上のように自動的に連番を振ってくれます。
CSVファイルとしてダウンロード
Excelだけでなく、CSVファイルにも変換できます。
「・・・」をクリックして「CSVのダウンロード」をクリックします。
ダウンロード場所は、マイクロソフトのブラウザ「Edge」で変更できます。
「設定」のダウンロードで、インターネット上のファイルをダウンロードする場所を指定しています。
この場所に「Loop」でダウンロードしたファイルが保存されますので、CSVファイルをダウンロードした後はこのダウンロード先に設定されたフォルダを確認してみてください。
ExcelやCSVなど外部ファイルへのエクスポートは、共有データである「Loop」から取り出して、個人的にデータを加工したいような時に使える機能となっています。
表の規則とエクスポートまとめ
今回は「Loop」で作成した表に対する規則の作成と外部ファイルへのエクスポートを操作してみました。
「規則」は入力されたデータによってTeamsやOutlookなどのアプリに通知する機能なので、チーム作業による周知が必要な場合は使いたい機能となるでしょう。
普段から「PowerAutomate」に慣れているかたであれば難なく使える機能だと思います。