情報整理術の数々! PICK UP!

Office365の管理画面で利用状況を把握する

「Office365 Business」を契約した後は、以下のような必要事項を管理画面で確認できるようになります。

  • 利用ユーザーの一覧
  • 契約内容の確認
  • 請求書の確認
  • 組織(自分の会社)情報の確認
  • 利用状況レポートの確認

Office365にログインする

Office365の契約(購入)については、特に記載しておりません。
各自で購入を済ませておいてください。

*******************

Office365の契約(購入)が完了したら、実際にOffice365のWebページにログインしてみましょう。
以下のURLにアクセスします。

https://www.office.com/

「サインイン」というボタンがありますので、それをクリックします。

購入した際に、「ユーザー名@会社名.onmicrosoft.com」というアドレスが作成されているはずですので、これを入力します。

パスワードも購入段階で設定していますので、そのパスワードを入力します。

今後の作業が楽になるので、サインインの状態は維持しておいた方がよいでしょう。

最初の画面は、このようになります。
右の方にある「管理」をクリックすると、
「管理画面」へと遷移します。

利用ユーザーの一覧

利用ユーザーの一覧は、管理画面から確認できます。

「アクティブなユーザー」をクリックします。
社員を雇わず、一人で利用する場合には、このユーザー一覧にはあなたの分しか表示されないでしょう。

もし、数人の社員を雇っていて、それら全員にOffice製品を使わせるなら、
利用ユーザー分の料金を払う必要があります。

「Office365 Business」では、メールのホスティングサービスが利用できませんので、メールアドレスとしての機能をもちません。
したがって、ユーザー名としての役割のみとなります。

表示されたユーザー名をクリックすると、詳細が表示されます。

この画面で、よく使う機能は以下の2つとなるでしょう。

Check!

■パスワードの変更
■使用デバイスの確認

パスワードの変更

詳細画面上の方にある
「パスワードの変更」
をクリックすると、このユーザーのパスワードを変更することができます。

使用デバイスの確認

「Office365」は、1ユーザーで5台のデバイスにインストールすることが可能となっています。
このユーザーの詳細画面内で、
「どのデバイスにOffice製品がインストールされているのか」
を確認することができます。

「Officeのインストール」の右側にある編集をクリックします。

現在、Office製品がインストールされているパソコンやタブレットの一覧が下の方に表示されます。
右にある「非アクティブ化」をクリックすると、そのデバイスにはインストールされていないものとして処理され、新たなデバイスにインストールすることが可能となります。

契約内容の確認

管理画面では、現在の「契約内容を確認する」ことができます。

「サブスクリプション」をクリックすると、以下の画面へと遷移します。

各番号は以下の通りとなります。

Check!

①Office製品の利用料
②持っているライセンス数とそれを割り当てているユーザー数
③ライセンス利用期限と自動更新
④支払方法の確認や変更など

請求書の確認

契約(購入)したサブスクリプションについて、いつでも請求書をPDF形式で印刷することができます。

「課金内容」をクリックします。

現在からの期間に応じて、支払いを済ませた請求書を確認、もしくはPDFで出力することができるのです。

小規模経営だと経理事務を自ら担当している方も多いと思います。
プリントアウトで持っておくことはもちろんですが、
いつでも出力できる安心感もあるので、こういった管理画面というのは非常に助かります。

組織(自分の会社)情報の確認

登録している自分の会社の情報も管理画面で確認することができます。

「設定」から「組織のプロファイル」をクリックします。

遷移先の画面では、組織に対して
「Office365からの新しい機能とサービスの更新の受け取り方」
を設定することもできます。

なお、管理画面も含めたOffice365の画面上の色やロゴなどを反映させるための画面もあります。
デフォルトのままでよければ、特に変更する必要はありません。

利用状況レポートの確認

管理画面では、Office製品がインストールされているユーザーの利用状況を確認することができます。

「Office365 Business」を契約している場合は、
共有スペースとして「OneDrive」のみ利用できることになっていますので、
「SharePoint」や「Exchange」などの利用は常に”0”となります。

複数で利用する場合は、勝手にインストールされていないか、インストールしたOfficeがアンインストールされていないかなどを確認することができます。

OneDriveの利用状況もグラフで確認できます。
実際に同期されたファイル数や編集したファイル数をグラフで確認することができます。

まとめ

経営に力を注ぎたいが、抱えている社員のワークスペースの管理も自分で行わなければならない場合、Office365の管理画面は非常に強力にあなたをサポートしてくれるでしょう。

やはり、一番の強みはOffice製品の管理を一元的にできるところが大きいですね。

追加ライセンスが必要な場合も管理画面一つで簡単に手に入れることができ、
それを必要とするユーザーへすばやく導入することができる、

まずは、社内インフラ整備の1つとして導入したい機能の1つとなります。

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