前回は、「Officeonemanage.workのような会社のアカウント」(以降会社アカウント)と「マイクロソフトの個人アカウント」(以降個人アカウント)を各アプリで使えるように設定しました。
今回は、予定表を共有する方法について見ていきたいと思います。
Outlookで予定表を作成する
「Office製品のOutlook(以降Outlook)」では、予定表の管理も充実しています。
メールアカウントでグループを作成したり、会議の予約を作成したりすることができます。
Outlookは、左下のナビゲーションバーでメール画面や予定表画面、Todoリストなどを切り替えることができます。
左から2番目の「予定表」をクリックします。
「表示形式」で「グループスケジュール」が選択されていると、時間単位で予定を設定することができます。
予定を入れたい日付と時間を決めたら、該当の時間でダブルクリックします。
①件名、場所、日時を入力します。
②内容を入力します。
③保存して閉じます
「hotmail.com」の個人アカウントで、「10:00から研修室を打合せで使う予定」を組み込みました。
では、Androidスマホで使うOutlookアプリ(以降Outlookアプリ)を開いて、予定表を確認してみましょう。
Outlookアプリで予定表を確認する
同じように、先程作成した5月7日の予定が1件確認できます。
予定の部分をタップすると、内容の詳細を確認することができます。
ここで、気を付けたいのは、
「Oulook」で作成した予定表は、スマホの「Outlookアプリ」では編集ができない
ということです。
この形で参照する予定表は、「確認」と「削除」しかできない、ということになります。
Outlookアプリで予定表を作成する
一方で、Outlookアプリ上で作成した予定表は、
編集も削除もできます。
Outlookアプリで作成した予定は、再度開くと右上のアイコンが「ペン」になっています。
修正したい箇所をタップして、修正後「」をタップすると、変更が保存されます。
予定表を作成するアカウントはどれを使う？？
さて、これまで予定表の作成には「hotmail.com」の個人アカウントを使ってきました。
なぜ、会社アカウントで予定表を作成しないのか、というと
それは、「Outlookアプリ」では、会社アカウントで予定表を操作することができないからです。
つまり、Outlookアプリでも予定表を使うために、「hotmail.com」などの個人アカウントで登録や編集などを行っている、ということになります。
したがって、取引先とのメールのやり取りは「会社アカウント」で行い、
予定表の作成・共有は、「個人アカウント」で行う
というやり方がいいのではないか、と思っています。
OutlookやOutlookアプリで
わざわざ「会社アカウント」と「個人アカウント」の両方を作成しているのはそのためです。
