前回は、パソコンのOffice製品のOutlook(以降Outlook)で連絡先を登録して、メールを送るときの使い方を見てみました。
今回は、Androidスマホの「Outlookアプリ」での連絡先の使い方を見ていきたいと思います。
Outlookアプリに連絡先登録はない
Outlookで登録した連絡先は、Outlookアプリで編集したり、追加したりすることができません。
また、Outlookアプリ上で「メールを新規作成する」場合も、明示的に連絡帳を参照することはできません。
アカウントが「hotmail.comなどの個人アカウント」(以降個人アカウント)であることを確認して、右下のペンマークをタップします。
「新規メッセージ」ウィンドウが表示されます。
「宛先」や「CC」などをタップしても、パソコンのように、登録済みの連絡先を参照することができません。
ここでは、「宛先」などに適当な文字を入れてみます。
上の図では試しに「m」と入力しています。
「m」という文字に関係ありそうなアドレス候補が表示されました。
Outlookアプリでは、このように候補からメールを送りたいアドレスを選択します。
Outlookの連絡先とAndroid電話帳で同期する
Outlookアプリでは、Outlookで登録した連絡先を参照することはできませんが、
Androidスマホの電話帳に、Outlookで登録した連絡先を表示させることはできます。
つまり、同期をとることになります。
ただ、気を付けたい点として
「同期は一方通行の上、制限がある」
ことが挙げられます。
その動作を少し見てみましょう。
Outlookアプリの設定から、個人アカウントをタップします。
「連絡先の同期」という項目があります。
これのスイッチ部分をタップします。
「Outlookに連絡先へのアクセスを許可しますか」と聞かれますので、「許可」をタップします。
「連絡先の同期」が「オン」になります。
これで、Outlookで登録した連絡先がAndroidの電話帳にも表示されるようになります。
試しに、「牧村美奈さん」の自宅電話を追加してみます。
自宅電話に上のように入力したので、保存して閉じます。
Androidの電話帳に反映されないので、Outlookそのものもいったん終了します。
Androidの電話帳にも、データが追加されました。
Outlookの連絡先に新規追加したデータは、Androidの電話帳に反映されました。
しかし、更新や削除といった場合は、Androidの電話帳にその修正が反映されません。
更新や削除の修正を行いたい場合は、修正後下のようにOutlookアプリの同期を一度解除して、
もう一度同期をオンにすると、設定が反映されます。
Outlookの連絡先を共有するには
さて、ここまでで、
・WindowsパソコンのOutlook上で連絡先を登録・編集する方法
・AndroidスマホのOutlookアプリ上での連絡先の使い方
を見てきました。
これらは、自分だけ(同じユーザー)がパソコンとスマホという違うデバイスでOutlookの連絡先を参照する方法でした。
では、この連絡先をAさんやBさんなど「違うユーザー達」にも共有することはできるのでしょうか。
残念ながら、「Office365 Business」の契約では、連絡先を共有することは”無料”ではできないと思います。
- 「Office365 Business Enterprise」(有料)に切り替える
- 単体の「Exchange Online」(有料)を利用する
- Googleのサービスを使うなら「G Suite」(有料)を利用する
もし、連絡先の共有を考えるなら、上に挙げたような有料のサービスを利用することになるでしょう。
これらの有料サービスを使えば、Web上で連絡先情報が管理されるので、登録・編集作業も一元的に行われ、常に最新の連絡先情報を複数ユーザー間で利用することができます。
ただ、現在の「Office365 Business」のまま、ソフトウェアだけで解決できないか、と考えた場合
やはり、「OneNoteとの連携」が思い浮かぶかもしれません。
各ユーザーがOneNoteのノートブックへ登録しなければならなかったり、
データに更新があった時は連絡先とOneNoteと両方を修正しなければならない、
という手間があるので、完全に同期させるというわけにはいきませんが・・・。
以下に、Outlookの連絡先をOneNoteのセクションへ保存する方法を記載しています。
参考までにご覧ください。
