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[OneDrive]共同作業でOfficeファイルを編集してみる!

「OneDrive」に保存された「Offide365」の各ファイルは、
「共同編集」
によって、同時に変更作業を進めることが可能となりました。

似たような機能として、「共有」がありましたが、
「ファイルを共有」することよりも、同時に作業を行う「共同編集」の方が、機能的に優れていることは言うまでもありません。

ここでは、「Excel 2016」「Excel Online」を使用して2台のデバイスで同時にエクセルブックを編集してみたいと思います。

共同編集したい相手にメールを送る

「Office365 for Business」などを契約して、「Excel2016」がインストールされているパソコンやタブレットで、共同編集したい相手を招待してみましょう。
※パソコンはWindows10、Excel2016の環境です。

自分(宮嶋)のパソコンで作成途中のエクセルファイルがあったとします。
さらに、このエクセルファイルは「OneDrive for business」に保存されています。
画面右上の「共有」をクリックして、「リンクの送信」ウィンドウを表示します。

メールアドレスを入力します。
追加したいアドレスをすべて入力したら、「送信」ボタンをクリックします。

共同編集したい相手の「佐藤春美さん」のパソコンでメールを受信しました。
メール本文内の「開く」をクリックします。

佐藤春美さんのパソコンでは、「Excel Online」で起動します。
エクセルファイルのタイトルも「Test1.xlsx」となっています。

共同編集を開始する

これ以降、「OneDrive」に保存してある「Test1.xlsx」は、宮嶋と佐藤春美によって共同編集することが可能となりました。

上の画面は、「佐藤春美」のパソコンで見ている「Test1.xlsx」です。
佐藤春美が編集しようと思ってアクティブにしている「セルF7」は、緑の枠が付いています。

一方、「セルB4」には、「赤い枠」が付いています。
これは、宮嶋が編集しようと「セルB4」をアクティブにしていることを表しています。

上の画面は、宮嶋のパソコンで「Test1.xlsx」を開いているところです。
佐藤春美とは対称に、宮嶋のアクティブセルである「B4」が「緑の枠」に、
佐藤春美のアクティブセルである「F7」がこちらは「水色の枠」で表示されています。

お互いのパソコンで同じエクセルファイルを見ているのですが、
片方で何か編集すると、即座にその変更内容が相手のエクセルファイルにも反映されます。

エクセルの右上を確認してみると、現在このエクセルを編集している他のユーザーの情報を確認することができます。
「佐藤春美」ユーザーが「セルF7」を編集中ということが分かりますね。

エクセル2016同士なら共同編集が可能

今回は、メールで共同編集の相手に連絡を取り、そのメール本文からファイルを開いたため
「Excel Onlineでの編集」
となりましたが、もちろん、佐藤春美のパソコンに「エクセル2016」がインストールされているのであれば、エクセル2016同士で共同編集することができます。

片方が編集中の間はロックがかかっていた「ブックの共有」とは違って、リアルタイムにブックに対する変更を加えていける「共同編集」という作業は、文字通り同時に作業を進めていけるので、入力作業等を複数で行う場合にとても重宝すると思います。

ちなみに、使い方として合っているかどうかはともかく…
1ユーザーで5台のデバイスまでOffice製品をインストールすることができる
「Office365 for Business」であれば、違うデバイスでも同一ログインユーザー名で共同編集することが可能です。

どちらの「Office365」も宮嶋でログインしているデバイスがあって、
その片方を宮嶋以外の別人が使うことはおそらくライセンス違反になるような気はしますけどね…

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