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【OneNote for Windows10】OneNoteにファイルを挿入する3つの方法の違いとは?!

「OneNote」には、外部のファイルをページに挿入する方法が3つ用意されています。

それぞれどのような違いがあるのかを確認してみましょう。

OneDriveにアップロードしたファイルのリンクを挿入

まずは、ファイルを「OneDrive」にアップロードし、そのリンクを「OneNote」に挿入する場合です。

この場合は、「OneDrive」へのリンクが「OneNote」に表示され、リンクを開くと目的のファイルが開きます。

ファイル挿入方法

画面は、「Windows10」になります。

「挿入」タブから「ファイル」をクリックします。
「開く」ウィンドウから、目的のファイルを選択します。

今回は、「chusyo_teigi.pdf」というPDFファイルをアップロードします。

「OneDriveにアップロードしてリンクを挿入」をクリックします。

指定したファイル名がリンク文字で表示されます。
実際にこのリンクをクリックしてみましょう。

ブラウザが起動し、アップロードしたファイルが画面に表示されます。

ファイルをクリックすると、「OneDrive」が起動しファイルの内容を確認できます。

アップロードしたファイルの場所

ファイルがアップロードされた「OneDrive」の場所は、
「OneDriveにアップロードしてリンクを挿入」を実行した「ノートブックの所有者のOneDrive」になります。

それでは、実際に「OneDrive」の中を覗いてみたいと思います。

初めて「OneNote」から「OneDrive」へファイルを挿入した場合、
「OneNoteからのアップロード」
というフォルダが新規に作成されます。

「OneNote」からアップロードしたファイルは、このフォルダ内に保存されます。

先程アップロードした「chusyo_teigi.pdf」という名前のPDFファイルが確認できます。

つまり、「OneNote」に記載されるリンク文字のリンク先は、
アップロードしたノートブック所有者の「OneDrive」内にある
「OneNoteからのアップロード」フォルダ内の「アップロードしたファイル名」となるわけです。

アップロード後のファイルの更新

「OneDrive」にアップロードされたファイルは、
「元の場所に合ったファイルのコピー」
となります。

したがって、元のファイルの内容を編集しても
「OneDrive」にアップロードされたファイルは更新されません。

元のファイルを編集して再度「OneNote」から「OneDriveにアップロードしてリンクを挿入」で、ファイルをアップロードする場合は、既に「OneDrive」にアップロードされた更新前のファイルを手動で削除しなければなりません。

同じファイル名で挿入するとエラーになる!

「OneNote」で「OneDriveにアップロードしてリンクを挿入」でファイルをアップロードした後に、同じファイル名を同じようにもう一度アップロードするとファイルを開こうとした以下のタイミングでエラーとなります。

ファイルの内容を編集・更新したために、再度ファイルをアップロードしなければならない場合は、
「OneDrive」の「OneNoteからのアップロード」フォルダを開き、最初にアップロードしたファイルを削除した上で、
再度、「OneNote」から「OneDriveにアップロードしてリンクを挿入」でファイルをアップロードしてください。

OneDriveのファイルを削除してしまうと・・

上で少し書いたように、「OneNote」から「OneDrive」にアップロードしたファイルは、手動でも削除できます。

当然ですが、削除後は「OneNote」からリンク文字をクリックしてもファイルを開けなくなります。

「OneDrive」にアクセスして、先程アップロードした「chusyo_teigi.pdf」ファイルを手動で削除してみました。
その後、もう一度「OneNote」に戻ってリンク文字をクリックしてみます。

「OneDrive」上のファイルは手動で削除しましたが、「OneNote」側には「OneDrive」へファイルアップロードした際のリンク文字は残ったままとなります。

このリンク文字をクリックしてみましょう。

ブラウザに「現在、アイテムを読み込むことができません」と表示されます。
つまり、削除されてしまったためファイルが見つからない、という意味になるのです。

OneNoteへ添付ファイルとして挿入

「OneNote」に添付ファイルとしてファイルを挿入します。

ファイル挿入方法

「挿入」タブの「ファイル」をクリックして、「開く」ウィンドウで目的のファイルを選択します。

「添付ファイルとして挿入」をクリックします。

挿入したファイルを開く

挿入した「chusyo_teigi.pdf」ファイルをダブルクリックすると、ファイルが開きます。
既定でPDFファイルを開くアプリケーションが起動し、ファイルの中身をそのアプリケーション上で確認できます。

挿入前のファイルを更新しても・・

「OneDriveにアップロード」した場合と同様に、この「OneNoteに添付ファイルとして挿入」でファイルを挿入した時も元のファイルと「OneNote」に挿入した後のファイルは別物となっています。

そのため、「OneNote」に添付したファイルを編集した後は、「OneNote」上で確認する時はいつでもその最終の変更内容を確認できます。
一方、元のファイルは、「OneNote」上で行った変更は一切反映されません。

印刷イメージとして挿入

最後は、「印刷イメージのアップロード」になります。
このアップロード方法は、「OneNote」のページにそのままアップロードしたファイル内容が表示されます。

ファイル挿入方法

「挿入」タブの「ファイル」をクリックして、「開く」ウィンドウで目的のファイルを選択します。

「印刷イメージとして挿入」をクリックします。

ファイルの表示と編集

印刷イメージとして挿入されたファイルは、ファイルの添付とその内容の両方が「OneNote」に表示されます。

例えば、添付されているファイルをダブルクリックして内容を編集しても、印刷イメージにはその変更が反映されません。

あくまでも挿入時点のファイルの内容を「図」として表示しているだけですので、添付ファイルから内容を編集した場合は、一度挿入したファイルと「印刷イメージ」をすべて削除してから改めて「印刷イメージとして挿入」からアップロードする必要があります。

添付ファイルもイメージもクリックして選択してから「Deleteキー」や「右クリック→削除」で簡単に削除できます。

オフィスソフトでの図形操作と同様に、図を選択した後に表示される四角い枠を操作すれば図面の大きさも変更できます。

上のように、添付ファイルを削除して、3ページあったファイルの印刷イメージの内2ページ目と3ページ目を削除し、残った1ページ目の大きさを少し小さくして整えれば、見た目にもスッキリします。

ただ、印刷イメージを挿入した今回の方法だと、添付ファイルを削除してしまうと内容を編集する術をなくしてしまいます
今後、もう編集の必要がほとんどないファイルについては、この印刷イメージで内容を表示させた方法が見やすくなるかもしれません。

総括

「OneNote」でファイルを挿入する3つの方法を見てきました。

挿入方法はどれも簡単にできますが、その後の編集や表示のさせ方で使い道は変わってくるでしょうね。

実は、「OneDrive」にアップロードした最初の方法の場合、オフィスファイル(ワードやエクセル)をアップロードすると、図としてその印刷イメージも一緒に挿入されます。

ただ、それは3番目の「印刷イメージの挿入」と同様、ただの図なので
「OneDrive」上のファイルを編集しても図の方は内容が更新されません。

「OneDrive」にアップロードすれば、オフィスファイルであれば「ワードオンライン」や「エクセルオンライン」などが起動するため、ワードやエクセルが入っていないパソコンでも編集がしやすくなります。
したがって、一緒に挿入される図は邪魔になるだけなので削除してしまってもいいかもしれません。

また、「OneNoteからのアップロード」フォルダにアップロードしたファイルがすべてまとめられるので、「OneDrive」での管理も楽にできます。

「OneNote」の保存領域にあれば、「OneDrive」にファイルが存在する必要がなくてもいい場合は、「ファイルの添付」を使ってアップロードします。
「OneNote」上の添付ファイルをダブルクリックすれば、内容の編集もできますしね。

つまり、以下のように各方法を捉えておくといいかもしれません。

  • 3つの方法ともアップロードしたファイルの内容とOneNoteでの画面表示の同期には向かない
  • 今後ファイル編集の必要がなく、内容をすぐにOneNoteで確認したいなら「印刷イメージ」
  • つまりファイルを編集するなら「OneDriveにアップロード」「添付ファイル」
  • OneNoteにメモした内容にファイルの付属がある、とすぐに分からせたい場合は「添付ファイル」
  • OneDriveOneNoteからアップロードされたファイルをまとめたいなら「OneDriveにアップロード」

当サイトでおすすめしている「OneNote」を使ってファイルを管理するなら、是非参考にしてみてください!

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