OneNoteでノートブックを共有するには、個人用アカウントで所有するノートブックを共有する場合と法人用アカウントで所有するノートブックを共有する場合の2種類があります。
それぞれの共有方法について見ていきたいと思います。
なお、画面は「Windows10」になります。
目次
個人用アカウントのノートブックを共有する
OneNoteを起動して、共有したいノートブックを開きます。
画面右上の「共有」をクリックすると、上のように展開されます。(①)
[電子メールアドレスを入力してください]の部分に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。(②)
[ノートブックの共有相手]には、現在ノートブックの所有者だけが表示されていて、共有している相手が一人もいない状態になっています。
最後に「共有」ボタンをクリックします。
共有を招待された人にメールが届く
共有に招待された方のメールアドレスには、
「[ノートブック名]をあなたと共有しました」
というメールが送られてきます。
「開く」をクリックして、招待されたノートブックにアクセスしてみましょう。
OneNoteの画面に共有相手が追加される
共有をしたノートブックには、共有相手が表示されます。
「佐藤春美」さんを共有に招待して、この方には「僚さんのノートブック」に対して好きなだけ編集できる許可を与えています。
「編集」をクリックして、表示されるメニューから「アクセス許可を表示に変更」をクリックすると、閲覧のみの共有に切り替えられます。
上の画面のように、閲覧のみの場合は、共有名の横が「表示」となります。
法人用アカウントのノートブックを共有する
「法人用アカウント」で作成しているノートブックを共有すると、
「個人用アカウント」とは少し違った画面が表示されます。
画面右上の「共有」をクリックすると、共有したい相手への「リンク」を送る画面が表示されます。
現在は、「リンクを知っていれば誰でも編集できます」となっていますので、メールアドレスを入力して「送信」ボタンをクリックすると、送られたメールにノートブックにアクセスするためのリンクが送信されます。
「リンクを知っていれば誰でも編集できます」の部分をクリックすると、それぞれリンクを開けるユーザーを設定できます。
- 1.すべてのユーザー
- 2.組織内のユーザー
- 3.既にアクセス権を持っているユーザー
- 4.特定のユーザー
1.すべてのユーザー
「ノートブックへのリンク」を送信されたユーザーは誰でも、
そのノートブックにアクセスできます。
例え組織外のユーザーであっても以下のようにゲストユーザーとして編集できます。
2.組織内のユーザー
組織内のユーザーであれば誰でもノートブックにアクセスできます。
組織外のユーザーにリンクを送信しようとしても以下のようにエラーが表示されて、送信できません。
3.既にアクセス権を持っているユーザー
ノートブックに対して、既にアクセス権が付与されているユーザーに対してリンクを送信できます。
アクセス権のないユーザーにリンクを送信しようとすると以下のようにエラーが表示されます。
4.特定のユーザー
メールが送信されたユーザーだけに、ノートブックにアクセスできるリンクを送信します。
そのため、メールが送信されると「検証コード」を要求する画面が表示され手続きを踏まないとノートブックへアクセスできないようになっています。
Android端末で複数の個人アカウントを設定する
共有機能を使えば、通常1つの「個人用アカウント」しか登録できないAndroid端末でも、複数の「個人用アカウント」のノートブックを参照できるようになります。
Android端末では、「個人用アカウント」と「法人用アカウント」のそれぞれ1つずつのアカウントしかログインできず、もし違うアカウントのノートブックを参照したい場合は、現在ログインしているアカウントから一旦ログアウトする必要があります。
ちなみに、Windows版やiOS/iPadOS版は複数の「個人用アカウント」をログインしたままにできます。
そのため、他のアカウントのノートブックを参照するには、単にノートブックを切り替えるだけでできてしまうのです。
同じ「個人アカウント」でも自宅用と会社用のように、アカウントを分けている場合は、
今回見てきた「共有機能」を使って、複数アカウントのノートブックを参照できるように設定しておくととっても重宝します。
