社外の取引先に自社のWebページの作成・更新を頼んでいたとします。
その取引先から更新による修正のチェックをお願いされたのですが、自分が外出先だったために、iPadでチェックしようと思いました。
このようなシチュエーションで、Webページのチェック、修正点を指示するページの作成、そしてそれをメールで送信できるようにするまで「OneNote」を使ってみたいと思います。
社外でそれ程付き合いがないためメールでの送信という設定になります
流れとしては、以下のようになります。
- WebページのスクショをOneNoteのページに貼り付ける
- 修正点を描画で指示
- PDFに書き出し
と同時に、iPadでの一連の作業で、次の使い方が体系的に分かるようになります。
- ページの新規作成(必要であればセクションやノートブックの新規作成も)
- 画像の挿入
- 描画ツールで描画
- 描画ツールとテキストモードの切り替え
- 共有からページのコピー
- Outlookアプリへの送信で添付ファイルの自動追加
最初にスクショした画像を「OneNote」のページに挿入して修正点の指示を作成します。
それをメールで返信するために、「Outlook」の新規メールにPDFファイルとして添付してみたいと思います。
それでは順番に見ていきましょう。
WebページのスクショをOneNoteのページに貼り付ける
最初に、Webページをスクショして貼り付けるための「OneNote」のページを作成します。
今回の想定では、iPadでの操作になりますので、以下説明に使う画面構成もすべてiPadになります。
ノートブックやセクション、ページはお使いの環境で構築してください。
ここでは、「僚さんのノートブック」に「OneNote」というセクションを作って、その中に新しいページを作成しました。
作成したページ名を「修正メモ」としました。
該当のWebページをiPad上でスクショして、「修正メモ」ページに貼り付けました。
修正点を描画で指示
貼り付けたWebページのスクショは「OneNote」上でも画像となりますが、描画モードであれば、その画像上を自由にペンツールなどで描画できます。
メニューで「描画」をタップすると、描画モードになり上のように画像データ上を自由に描画できます。
また、通常のテキスト入力がしたい場合には、ツールバーの「テキストモード」をタップして切り替えれば、キーボードからのテキスト入力もできます。
上の画面のように、修正したい場所を描画で明示しておいて、修正内容の文章はテキストモードで入力するなど切り分けて作業を行うと、受け取った相手も見やすくなりますね。
PDFに書き出し
修正内容ができたら、相手先にその指示を送ります。
iPadであれば、「OneNote」のページに作成したデータは「ページのコピーの送信」をタップするだけで、ページの内容をPDFファイルとして出力してくれます。
「共有」をタップし(①)、一覧から「ページのコピーの送信」をタップします。(②)
どのアプリに出力する場合でも、「ページのコピーの送信」を使った時点で、上のようにページの内容はPDFファイルとなります。
ここでは、同じマイクロソフトの「Outlookアプリに」送信してみます。
アプリの一覧から「Outlook」を選択すると、すぐに新しいメッセージ作成ウィンドウが開き、「修正メモ」ページが既に添付ファイルとなっています。
メールアプリによっては本文内に画像として挿入される場合もあります。
PDFファイルに変換したり「Outlook」側で何か操作をしたりという必要はなく、「ページのコピーの送信」をタップしてから「Outlook」アプリを選択するだけで、添付ファイル付きのメールがスムーズに送信できるというわけですね。
最後にまとめ
今回は「Webページの修正確認」というシチュエーションでお話しましたが、画像ファイルを使って今回のようなやり取りを行う場合は、「OneNote」が非常に便利です。
「OneNote」のページに挿入した画像をテキストと描画を使って修正し、後はページをメール送信すれば自動でPDFファイルの添付(もしくはメールアプリによっては本文への画像挿入)となります。
外出先で突発的に連絡が来ても、iPadと「OneNote」アプリ、そしてメールアプリがあればすぐに対応できるというわけですね。