「OneNote」にも検索機能があるのですが、特定の文字列で検索する時は少しコツが要ります。
ページやセクションなど、どの範囲までを検索するか、そして検索した文字に対して欲しい結果をどのように取得するか・・。
「OneNote」を使う上で重要となる検索方法について、押さえたいポイントを探ってみたいと思います。
検索範囲を設定する
まずは、探したい文字列の検索範囲を設定しましょう。
上の画面のように、検索する文字列を入力した後、探す範囲を指定できます。
- 現在アクティブになっているページ
- 現在開いているセクション
- 現在開いているセクショングループ
- 現在開いているノートブック
- すべてのノートブック
現在アクティブになっている(開いている)ページだけで検索するのはもちろん、セクションやノートブックも検索の対象にできます。
「デフォルトで検索する範囲」を変更したい場合は、先に検索する範囲を指定してから、下図のように再度「現在の検索範囲」をクリックしてメニューの一番下にある「この範囲を既定に設定」をクリックします。
ただし、「現在アクティブになっているページ」だけは「この範囲を既定に設定」にできません。
検索文字に対する完全一致・部分一致の特徴とは
「OneNote」の文字検索は少し扱いづらいです。
検索ボックスに入力した文字による結果は「完全一致」と「部分一致」の両方が表示されるのですが、「OneNote」の検索の基本は、まず以下の2点について押さえておけば問題ありません。
- 完全一致があるページは、完全一致と部分一致の両方が表示される
- 部分一致だけのページは、すべての語句が揃わないと検索結果としては表示されない
そしてこの2点を踏まえた上で、最後に「完全一致だけの検索結果を表示するやり方」を覚えれば「OneNoteの検索」で押さえたい3つのポイントを網羅できます。
分かりづらいのでまずは順番に例を見てみいきましょう。
完全一致と部分一致の両方が表示される
最初に押さえたいポイントとして、「OneNote」の検索結果には、完全一致と部分一致の両方が表示される点が挙げられます。
上の画面では、「旭川空港」という文字で検索しているのですが、「旭川空港」という完全に一致する文字が記載されている「旭川市」ページが検索対象となっています。
完全一致の文字が検索対象になっているのに加え、このページには「空港」や「旭川」という部分的な文字も記載されていて、これらも合わせて検索対象となっているのが分かります。
上の画面を見てみると、「旭川市」ページ以外に「札幌市」ページにも検索対象となる文字があるようですので、ページ内を確認してみましょう。
この「札幌市」ページには、「旭川空港」という完全一致の文字はないものの、部分的な文字(「旭川」と「空港」)をつなげれば「旭川空港」となる文字が記載されています。
したがって、「旭川空港」という文字で検索された際に「札幌市」ページが「部分一致の検索対象」として含まれたわけです。
これらを踏まえて、実は部分一致で検索されるにはある特徴を押さえておく必要があります。
それが次の項でお話する「部分一致はすべての語句が揃う必要あり」というものになります。
部分一致はすべての語句が揃う必要がある
これが2つ目のポイントです。
部分一致で検索対象として表示されるには、「完全一致のワードと同じワードがすべて記載されている」という条件があります。
以下の画面をご覧ください。
実は、「函館市」ページにも「空港」という文字が記載されているのですが、「旭川空港」の検索では検索対象になりませんでした。
そう、この「函館市」ページには、「空港」という文字はあっても、「旭川」という文字が記載されていないのです。
そのため、「旭川空港」と検索した際に「部分一致としては検索対象にならない」わけです。
それでは、「函館市」ページに文字を追加してみましょう。
「函館市」ページの先ほどの「空港」の文字の前に、「旭川にある」を追加してみました。
これで「旭川」も「空港」もページ内に記載されたため、「旭川空港」の検索対象に”部分一致”として「函館市」ページも追加されるようになりました。
完全一致だけでいい
ここまでご覧になって、次のように思ったかたはいませんか？
『いや、そうじゃなくて検索結果は完全一致だけあればいいねん！』
はい、そうですね。その思いに間違いはありません。
そもそも、「旭川空港」という文字が検索されるように丁寧に「旭川空港」とすべてを検索ボックスに入力したのに、「旭川だけ」とか「空港だけ」で検索されてしまうと、逆に面倒ではないですか？
と言うよりも、むしろ迷惑ですらあります。
そこで、完全一致だけで検索するための方法が「""(ダブルクオーテーション)」で囲む方法になり、これが3つ目のポイントになります。
元々、検索結果の完全一致には上のように「""」で囲んでくれているのですが、最初の検索ボックスの入力時に「"検索したい文字"」のように入力して検索すると完全一致の検索結果が表示されるようになります。
上の画面では、「旭川空港」を「""(ダブルクオーテーション)」で囲んだ後の検索結果です。
「旭川空港」と完全一致する文字が記載されている「旭川市」ページだけが検索されました。
最後にまとめ
さて、今回は「OneNote」での検索について、少し使いづらく感じさせるような完全一致と部分一致の特徴について書いてみました。
実は、この部分一致という考えは昔からある「ワイルドカード検索」なわけです。
これまでマイクロソフトのソフトウェアで検索する際は、いわゆる「完全一致」がメインで、オプションとして「ワイルドカード検索」が用意されていました。
「OneNote」は正規表現のような特殊な検索はできませんが、デフォルトの検索方法が既にワイルドカード検索も含めての検索となるのです。
ただし2つ目のポイントで挙げた通り、部分一致の検索対象となるルールは少し特殊です。
通常使っていると、入力した検索文字そのものだけを検索したい時、つまり完全一致で検索したい時の方が圧倒的に多いでしょう。
その場合は一手間面倒ですが、必ず「""(ダブルクオーテーション)」で括って完全一致で検索するようにしてください。