「Teams」を使っていると、チャネルに紐づいた「OneNote」を使ってデータを管理できるようになります。
今回は、「Teams」のチャネル内で利用できる「OneNote」を所有者(管理者)側の視点で、以下2つを確認してみたいと思います。
- 「OneNote」をデスクトップアプリで利用する方法
- ノートブックファイルの実際の保存場所
※画面は、すべてWindowsパソコンでの操作となります。
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チャネルで「OneNote」を使う
「Teams」のチャネル内では、チャットによるメッセージのやり取りの他、マイクロソフトのおなじみの各ツールをチャネルの資料として添付できます。
その内の1つに「OneNote」があり、チャネル内のデフォルトノートアプリとして「OneNote」が使えるようになっています。
ここでは「Teams」のチーム所有者(管理者)の視点で、「OneNote」をどのように使ったらよいかを見ていきたいと思います。
ノートブックを作成
管理者は、チャネル内へのユーザー招待や、使用するアプリの決定ができます。
アプリの一覧から「OneNote」を使う場合には、すでに作成されている「Notes」というタブをクリックします。
「Notes」をクリックすると、程なくして見慣れた「OneNote(Web版)」のノートブックがTeamsの作業ペインに表示されます。
実は「セクション」はなく、最初に起動したばかりだと「無題のページ」というページが1つだけ存在している状態となります。
ページへの記入は、いつも「OneNote」を単独で使っている時と同じ方法となります。
「OneNote」のデスクトップアプリに比べて、やはりWeb版は機能が劣ります。
さて、この「Teams上のOneNote」ではどうしてもWeb版であるがゆえの操作性の悪さが目立ちます。
そこで、普段使っているデスクトップアプリ版の「OneNote」でこの「Teams」内で作成したノートブックを開いてみましょう。
チャネルの「OneNote」を別の方法で開く
「Teams」のチャネル内で作成した「OneNote」を普段使っているデスクトップアプリで開くようにしてみます。
今回は、所有者の視点なので2通りのやり方を見ていきたいと思います。
チャネル内からデスクトップアプリで開き直す
まずは、チャネル内の「OneNote」から直接デスクトップアプリを開く方法です。
「OneNote」画面内の「編集」をクリックし、一覧から「デスクトップで開く」をクリックします。
もし、上のようなメッセージが表示されたら、「OneNoteを開く」ボタンをクリックします。
「OneNote」のデスクトップアプリが開き、上のように「チーム名がノートブック名」に「チャネル名がセクション名」として表示されます。
デスクトップアプリで「OneNote」を開いた後、「Teams」の「OneNote」を確認してみると、上のようなメッセージが表示されている可能性があります。
この場合は、「ファイルを閉じる」もしくは「ここから続行します」のどちらのボタンでもいいのでクリックして、メッセージを閉じてください。
さて、それでは試しに、デスクトップアプリの「OneNote」でセクション名を追加して、その後「Teams」の「OneNote」でどのように表示されるのかを確認してみましょう。
「セクションを追加」セクションを新たに作成してみました。
「Teams」内の「OneNote」に戻っても、ページの一覧しか表示されません。
セクションは表示されていませんが、このページ一覧のセクションは、デスクトップアプリでいうところの「チャネル名のセクション」というわけですね。
デスクトップアプリと同じく、Web版で開けばセクションは表示されます。
チームの所有者などは、デスクトップアプリで「OneNote」を見れば他のセクションも見られますが、チャネルに参加している「権限が与えられていないユーザー」や「ゲストユーザー」は「Teams」内の「OneNote」を閲覧するしかありません。
そのため、データを入力できる権限を持ったユーザーは、すべて既存セクション(デスクトップアプリでいうところの「チャネル名のセクション」)内のページにデータを入力するようにしましょう。
Microsoft365の画面から操作する
もう一つ、チーム所有者であればWeb上の「Microsoft365」から利用履歴一覧の「OneNote」を参照し、デスクトップアプリで開く方法もあります。
「Teams」が使えるプラン(法人向けプラン)を利用しているかたがこのお話の対象となります。
お持ちのログイン情報で「Microsoft365」を開いてください。
メニューの「マイコンテンツ」をクリックすると、最近利用したオフィスアプリの一覧が表示されます。
「OneNote」の利用履歴は、上の画面のように「ノートブック」と「セクション」が別々に表示されます。
ノートブックとセクションのどちらでも結構ですが、上の画面のように、「・・・(その他のオプション)」をクリックします。
メニューが表示されるので、「開く」から「デスクトップで開く」をクリックします。
新しい「OneNote」のノートブックを作成すると、実ファイルは「作成したアカウントのOneDrive」に保存されます。
では、「Teams」で作成された「OneNote」の実ファイルはどこに保存されているのでしょうか。
「Teams」のデータは、コラボレーション管理ツールである「SharePoint」で管理されているのですが、「Teams」内で作成された「OneNote」のデータもこの「SharePoint」で確認できるようになっています。
引き続き「Microsoft365」で操作します。
「Microsoft365」のメニューから「アプリ」をクリックし、一覧の「SharePoint」をクリックします。
「SharePoint」のトップが表示され、作成されているサイトの一覧が表示されます。
この中には、「Teams」で作成したチーム名が「SharePoint」上で1つのサイトとして表示されます。
サイトをクリックすると、その詳細が開きます。
今回、「Teams」の「僚ワークス」というチーム名を参考に見てきましたが、この「僚ワークス」も「SharePoint」のサイトとして確認できています。
それでは、「OneNote」の保存ファイルを確認するため、左サイドメニューから「サイトコンテンツ」をクリックしてみます。
「サイトコンテンツ」の一覧に、「サイトのリソースファイル」があるのでこれをクリックします。
「Teams」の「僚ワークス」というチーム名で利用していた「OneNote」のファイルがこの場所に保存されているのが分かります。
最後にまとめ
「Teams」のチーム所有者であっても、そのチームのチャネル内で使用している「OneNote」がどこに保存されているのかは、普段全く気にする必要はありません。
「Teams」で使う「OneNote」がどのような使い勝手なのか、使い勝手を良くするにはどうしたらいいのかを知っておくために、所有者の視点で敢えて色々と操作を追ってみました。
今回のお話で重要なのは、以下2点になります。
- 「Teams」の「OneNote」はデスクトップアプリでも使える
- 「Teams」の「OneNote」はデスクトップアプリでも使えるがセクションには注意する
「Teams」のチャネル内で各ユーザーと共通認識できるメモ書きとして、「OneNote」は非常に優れていると思います。
是非活用してみてください。