「OneNote」に取りとめたたくさんのデータには、他のデータを参照するための「リンク」を作成している場面も少なからずあると思います。
「OneNote」のアプリからでも、またブラウザ版の「OneNote」からでもリンク先には自由にアクセスできます。
では逆に、他のアプリなどから「OneNote」のページやセクションへのリンク貼り付けはできるのでしょうか。
結果としては「できる」のですが、いくつか制約があります。
今回はこの「OneNoteへのリンクを貼る際の注意点」について確認してみたいと思います。
スマホアプリではできない
まず、前提として「OneNote」へのリンク作成は、Windowsのデスクトップアプリのみとなり、iOSやAndoroidOSのようなスマホOSでは利用できません。
後述しますが、デスクトップアプリでは「ノートブック」と「セクション」、「ページ」のすべてで「OneNote」へのリンク取得が可能です。
ブラウザで利用する「OneNote」でも「OneNote」へのリンクを取得できるのですが、「セクション」と「ページ」の2つのみとなります。
OneNoteへのリンクはWebブラウザへのアクセスとなる
他のアプリなどから「OneNote」へのアクセスは以下の3点で全部可能となっています。
- ノートブック
- セクション
- ページ
どの単位でもリンクの作成はできるのですが、各リンクともすべて「URL形式」となります。
つまり、Webブラウザで使う「OneNote」アプリへのアクセスとなってしまいます。
例えば、以下のように「ページ」へのリンクを取得して、Wordのファイルにリンクを貼り付けしてみましょう。
ちなみに「OneNote」は、デスクトップアプリからリンクを取得します。
任意のページを右クリックして表示されたメニューから「ページへのリンクをコピー」をクリックします。
次に、このページへのリンクを貼るための「Wordの新規ファイル」を開いてみます。
上の例でリンクを取得したページが「札幌市」ページだったので、Wordの本文に「札幌市へのリンク」と言う文字を入力し、「札幌市」の文字に「OneNoteの札幌市ページ」へのリンクを貼ります。
「挿入」タブをクリックして、「リンク」をクリックし、「リンクの挿入」をクリックします。
「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウが表示されるので、「アドレス」にコピーしたリンクを貼り付けます。
「札幌市」にマウスを合わせると、貼り付けたリンク文字列が表示されます。
では、実際にリンクをクリックしてみましょう。
「Ctrlキー」を押しながらクリックします。
Webブラウザが起ち上がり、「OneNote」の「札幌市ページ」へアクセスできました。
「OneNote」のデータが保存されている場所は、「OneNote」のノートブックを作成したアカウントが持っている「OneDrive」上になります。
Webブラウザのアドレス欄を見てみると、「OneDrive」のURLとなっているのが分かります。
今回はページで試してみましたが、「OneNote」のノートブックもしくはセクションであっても操作方法は同じとなります。
普段デスクトップアプリをメインに使っていると、Webブラウザで利用する「OneNote」にはあまりお世話になっていないかたも多いかもしれません。
確かにデスクトップアプリよりも機能的には劣りますが、ちょっとしたデータ修正ならWebブラウザでも十分だと思います。
備忘として「OneNote」へのリンクを貼っておきたい場合には、有効な手段となるでしょう。
しかし、この「OneNoteへのリンク作成」は、さらに注意しなければならない部分があります。
それは、「アカウント」の問題です。
OneNoteとOneDriveのアカウントが違うとエラーになる
元々マイクロソフトアカウントを1つしか持っておらず、「OneNote」でノートブックを作成する場合も「OneDrive」へのアクセスもその1つのアカウントのみで使用しているかたは、ここでお話するエラーは発生しないと思いますので、読み飛ばしていただいても構いません。
ここでお話するエラーは、複数の個人用マイクロソフトアカウントを併用されているかたや、個人と組織のマイクロソフトアカウントを併用しているかたが対象となります。
同じブラウザでアカウントを切り替えてマイクロソフトの各サービスを利用している場合があると思いますが、今回の「OneNoteへのリンク」を作成するにあたっては、このアカウントにも注意しておく必要があります。
それでは、順番に見ていきたいと思います。
ノートブックを作成したアカウントを確認する
「OneNote」のデスクトップアプリであれば、「OneNote」へのリンクは、「ノートブック」、「セクション」、「ページ」のどれでも作成できると先に書きました。
ただ、これらの大元である「ノートブック」を作成した際に、どのマイクロソフトアカウントで作成したかによって、「OneNote」へのリンクがきちんとWebブラウザで開けるかどうかが変わってきます。
「Webブラウザ」と書いていますが、つまり「OneDriveで開けるかどうか」と言う意味になります。
「ノートブックを作成したアカウント」と「OneDriveのアカウント」が同じでなければ、作成したリンクからWebブラウザ(OneDrive)へ接続しようとしてもエラーが発生します。
そのために、まずは今一度リンクさせたい「セクション」や「ページ」が含まれた「ノートブック」の作成者を確認するとしましょう。
デスクトップアプリの「OneNote」の「ファイル」タブをクリックします。
作成しているノートブックの一覧が表示されます。
今回、例に挙げている「旅の記録」ノートブックは、このような情報が表示されます。
上の画面で、選択されている部分がありますが、これがアカウントの情報になります。
OneDriveのアカウントを確認する
続いて、ブラウザで「OneDrive」へとアクセスしてみましょう。
OneDriveへアクセスした際のアカウントがURLに表示されています。
この2つの文字列が同じであれば同じアカウントを使用しているので、作成された「OneNote」へのリンクをクリックしても「OneDrive」内の「OneNote」、つまりブラウザ版の「OneNote」へ接続できます。
もし、このアカウントの文字列が違っている場合は、「OneDrive」をログインし直しましょう。
「OneNote」のノートブックを作成したアカウントは変えられないので、「OneDrive」側のログイン先を改め直す必要があります。
簡単な図にすると上のようなイメージになります。
「OneNote」へのリンク作成をするにあたって、「OneDrive」の存在は操作上意識する必要はありません。
しかし実際は、「OneDrive上のOneNoteへとアクセスしている」と言うのが分かれば、この2つのアカウントを揃えなければアクセスできないというのが分かると思います。
逆算すると、もし「OneNote」へのリンクで何かエラーが出たら、現在ログインしているそれぞれのアカウントを確認してみると解決する可能性が高くなるというわけですね。
最後にまとめ
今回は、「OneNote」へのリンクの貼り方について確認してみました。
特に操作が難しいわけではないのですが、普段のパソコンの利用状況によってはうまくリンク先に移動できない場合もあるというお話でした。
「OneNote」へのリンクは、例えば「この文章の内容を補足する資料をOneNoteのページに記載しておいた」と言う場合にリンクを貼るという使い方が多いと思います。
リンクを移動した先での編集作業にはあまり向いていないので、そのあたりを意識して「OneNote」へのリンクを作成するようにした方がいいかもしれませんね。