Outlookに登録した連絡先を共有する方法の1つとして、
「OneNoteに転送する」
という方法があります。
OneNoteに転送した後に、Outlookでデータを修正した場合その修正は反映されませんから、
再度OneNote側でも修正する必要が出てきます。
完全に連絡先を同期させるわけではないですが、各ユーザーで同じデータを見ることができるので、有料サービスを使わない選択の際の1つになるかもしれません。
COMアドインを確認する
OutlookからOneNoteへデータを転送する際は、OneNoteのアドインがOutlookに組み込まれてなければなりません。
まずは、アドインの一覧から確認してみましょう。
「ファイル」タブの「情報」をクリックすると、
「無効になったCOMアドインの表示」
があるので、それをクリックします。
一覧から「OneNote Notes about Outlook Items」を確認します。
上の図のように、ボタンのキャプションが
「このアドインを常に有効にする」
となっている場合、このアドインは現在機能していません。
ボタンをクリックして、アドインを有効にします。
連絡先をOneNoteへ転送する
それでは、実際に連絡先をOneNoteに追加してみます。
連絡先から該当のメンバーを選択して、
「ホーム」タブの「アクション」から「OneNote」をクリックします。
表示された「OneNoteの場所の選択」から目的のノートブックを展開して、セクションを選択し、「OK」をクリックします。
ここでは、「B社開発資料」の「Outlook連携セクション」を指定します。
OneNoteが自動的に起ちあがり、「B社開発資料」ノートブックの「Outlook連携」セクションに「佐藤 春美」ノートとして新しいノートが作成されました。
もう一人、「牧村 美奈」をOneNoteに追加してみました。
「佐藤 春美」より若干入力されている項目が多いのですが、それらも自動で表の中に反映されています。
ちなみに、連絡先のグループは、OneNoteには転送できません。
OneNoteのノートブック作成場所は？
「B社開発資料」ノートブックは、
連絡先を共有する各ユーザーが使用するOneNoteで見られるようにしておかなければなりません。
つまり、この場合で言えば、
「佐藤春美」さんが使うパソコンのOneNoteにも、
「牧村美奈」さんが使うパソコンのOneNoteにも、
「B社開発資料」ノートブックを作成している「Office365 Business」のアカウント情報(法人アカウント)を指定しておく必要があります。
OneNoteを開くと、「ファイル」タブの「アカウント」に
「アカウントの切り替え」があります。
ここで、「@会社名.onmicrosoft.com」(B社開発資料を作成したアカウント)情報を指定します。
「Office365 Business」の法人アカウントだと、1ユーザーで5台のデバイスにしかインストールできません。
Office製品版のOneNoteがインストールされているパソコンやタブレットの場合、法人アカウントでログインした際にそのパソコンが1台カウントされてしまいます。
無料版のOneNoteであれば、法人アカウントでログインしても、デバイスはカウントされません。
連絡先を共有するノートブックのアカウントは、「hotmail.com」などの個人アカウントでも大丈夫です。
共有用の個人アカウントを一つ作って、
共有するメンバーたちのパソコンで、OneNoteにそのアカウントでログインしておけば、共通の連絡先を見ることができるでしょう。
