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[OneNoteへGo]作成者履歴やバージョンを操作する

作成者名を非表示にする

ExcelやWordファイルには、ファイルのプロパティ情報に「作成者名」などの個人情報が書かれることもあり、それを削除する方法がありました。

ExcelやWordファイルに保存される個人情報を削除するには

OneNoteは、原則OneDrive上に保存し情報をいつでも共有できることを目的にしているため、ExcelやWordなどのようにあえて、個人情報を削除する場面はありません。

逆に、複数のメンバーで共有している場合、
「このメモは誰が残したのか?」
ということを明確にするため、配置したノート内のコンテナの横に「作成者名」が表示されることもあります。

この作成者名は非表示にすることができます。

リボンの「履歴」タブから「作成者の非表示」をクリックします。
コンテナの横の作成者名が表示されなくなりました。

バージョン履歴で検索

前述のとおり、OneNoteはノートを共有して使うことを目的としているため、
「誰がどういった修正を行ったか」という修正記録を「バージョン」から追うことができます。

「履歴」タブから「ページのバージョン」をクリックします。

現在選択しているページの下に、これまで修正した履歴一覧が表示されます。
修正日と修正した人の名前が表示されています。
試しに、一番上の牧村さんが修正したバージョンをクリックしてみます。

おそらく牧村さんが挿入したと思われる「女性が写った写真」が消えています。
つまり、最新バージョンから1つ前のバージョンは、女性の写真がない形になるのです。

古いバージョンのページは自動的に削除されます。
もし、古いバージョンに戻したい場合は、ノート上に表示されているメッセージをクリックして、
「バージョンの復元」
をクリックします。

ノートブックのごみ箱を確認する

同じく「履歴」タブには、
「各ノートブックが持っているごみ箱」の中身を確認することができます。

現在のノートブックのごみ箱には、ノートやセクションがいくつか入っていて、
その一覧が右側に表示されています。

いったん削除したノートやセクションは、60日間ノートブックの中のごみ箱に残りますが、60日を過ぎると自動的に削除されます。
手動で完全に削除することもできますし、
「移動またはコピー」を選択すれば、同じノートブック内、もしくは任意のノートブックへと移動させることができます。

「削除されたページ」というセクション名を右クリックすると「ごみ箱を空にする」と言う項目があります。
一括で完全に削除する場合は、この項目を利用してください。
Windosのごみ箱と同じような操作なので、直感的に分かりやすいですね。

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