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【OneNoteへGo】OneNoteで名刺管理専用のノートを作ろう!―その1

「OneNote」に慣れてくると、
「自分で何か管理ノートを作りたいなぁ~」
と思うようになります(ならない??)。

そこで、この回では
「何かを管理すると言ってまず思いつくものぉ・・・」
という疑問に真っ先にイメージされるあの四角形、そう
「名刺管理」をOneNoteでやってみます。

EverNoteとはまた違う、OneNoteの魅力に気がづくかもしれませんよ。

最初の準備は基本的なことばかり!

さて、それでは実際に一からすべて作ってみましょう。
今回は、「マイクロソフトのOffice活用術」を参考に進めていきますが、テンプレートは特にダウンロードしません。
※画面は、[OneNote2016]、アカウントは[個人アカウント]で進めていきます。

ノートブックの新規作成

最初に、「名刺管理用」のノートブックを新規作成します。

①「OneNote」を起動し、「ファイル」タブの「新規」をクリックします。
②保存先を「個人アカウントのOneDrive」とします(なぜ個人アカウントなのかは、後々判明してきます)
③ノートブック名を決めます。ここでは、「名刺管理」としています。

名刺管理作成セクションで流れをまとめる

とりあえず、このノートブックを作成する流れをまとめるために
セクションを1つ作成します。
実際に名刺を管理する段階では使用しなくなるセクションです。

①セクションを右クリックして、「名前の変更」をクリックします。
②セクション名を「名刺管理作成」と変更します。
③「ページ」のタイトルに「作成の流れ」と入力します。

これで、新しいセクションの中に、新しいページを1つ作成しました。
まだまだ、中身はからっぽなので、これを埋めていきましょう。

流れは全部で8つあり、2と3はサブ項目もあります。
①「段落番号」で自動入力する。
①各工程に「ノートシール」を貼り付けて管理する。

「ホーム」タブにある「段落番号」を使うと、簡単に段落を設定することができます。
ここでは、普通の1,2,3…..という形式にします。
1~8までを先に全部入力してから、2と3のサブ項目を入力すると楽ですね。

「ノートシール」は入力する場所にカーソルがなくても構いません。
各段落の任意の場所にカーソルがあればOKです。
「ホーム」タブの「ノートシール」から「タスク」をクリックすると、その段落の先頭にタスクが挿入されます

連続作業はショートカットで

段落全部に「ノートシール」の「タスク」を挿入するなど、同じ作業を繰り返す場合は、
キーボードのショートカットを使うと便利です。

タスクは「Ctrl」+「1」で入力することができます。

これで、工程は「2まで終了」となりました。

取引先セクションを完成させる

さて、いよいよ名刺データを保存していく場所を作成していきます。
まずは、セクションの作成からです。

追加したセクション名を「取引先」とします。

「ページの追加」をしていきます。
「あ行」から「わ行」まで、さらに「その他」の計11枚のページを追加するわけですが、
こういった連続作業の時には・・・・・はい、そうですね。
「ショートカットキー」を使ってみましょう。

ノートの中にカーソルがある状態でいいので、キーボードから
「Ctrl」+「N」を押してみてください。
そう、このショートカットは、Office製品ではおなじみの新規作成のショートカットですね。

ページを右クリックして、「名前の変更」をクリックし、先程の名前にすべて変更します。

作成したページは、実際の名刺情報を入力するための索引となるページです。
したがって、これらのページにはデータが入ることはありません。
実データは、「あ行」であれば、「あ行」ページが管理するサブページに挿入されることになります。

それでは、そのサブページを作成していきます。

「あ行」の下にサブページを作成する場合、「あ行」で右クリックして、「新しいページ」をクリックします。

しかし、上の図を見ても分かる通り、挿入したページは、
「あ行」や「か行」などと同じ階層に存在しています。
これでは、サブページとはなっていないのです。

そこで、挿入したページを右クリックして、「サブページにする」を選択します。
「無題のページ」が1つインデントされました。
挿入したページが「あ行」のサブページへと変わりました。

新しく挿入したページ名は「名前」に変えておきましょう。

ページにデータを格納する表を作成する

それでは、名刺の画像データや文字データを入力するための表を挿入してみます。

「挿入」タブの「表」から「表の挿入」をクリックします。
表示されたウィンドウで、「列数」を「2」、「行数」を「10」に変更し、OKをクリックします。

上の画像のように、入力します。

背景色の変更

ページは、背景に色を付けることができます。

「表示」タブの「ページの色」をクリックします。
好きな色を付けてください。

全索引にコピー

「あ行」に表や背景色などの装飾を終えた「名前」ページがサブページとして入りました。
以降、「あ行」に名刺データが入るときには、最初に作ったページをコピーして新しい「名前」ページを作成していきます。

とりあえず、他の索引ページにも、
「コピー」→該当ページに「貼り付け」→サブページに変更
の流れを繰り返し、各行に1枚だけ「名前」ページがある状態にします。

前半戦終わり

ここまで、工程は3までが全部終わりました。
少し、息切れをしてしまったので、続きは次回にしまーす!
お楽しみに!

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