OneNoteのノートブックは、誰かと共有して使う場合にも非常に優れたツールとなっています。
「EverNote」にも共有機能はありますが、ノート内に配置できるコマンドの種類が豊富なOneNoteだと簡易的なグループウェアとしても利用できるのではないでしょうか。
■説明の画像はOneNote2016です
ノートブックにユーザーを招待する
まず、OneNoteのノートブックに招待したいユーザーに対して連絡を入れます。
①リボンの「ファイル」タブをクリックして、「共有」をクリックします。
②招待したいノートブック名かどうかを確認します。
③「ユーザーと共有」をクリックします。
④「名前またはメールアドレスを入力して他のユーザーを招待します」に招待したいメールアドレスを入力します。
入力したメールアドレスの下の「招待者へのメッセージ」は任意です。
入力で来たら、「共有」をクリックします。
招待された人がメールを確認する
招待するメールアドレスが「Hotmail」などのマイクロソフトアカウントのメールであれば、招待メールからすぐにOneNoteのノートブックへと移動できます。
稀に、迷惑メールへ放り込まれる事があります。
もし、受信トレイに見つからない場合は、迷惑メールも探してみてください。
メールの本文に記載されているノートブックのリンクをクリックすると、
「OneNote Online」でノートブックが開きます。
マイクロソフトアカウント以外のメール(例えばGmailなど)にも招待メールを送ることはできます。
しかし、メール内でマイクロソフトアカウントへのサインインを用供されることになります。
もし、招待する人のマイクロソフトアカウントが分かっているのであれば、Gmailなど他社のメールアドレスで送るのは控えた方がよいでしょう。
未読を確認する
メールで招待されたユーザーが、「編集可能」であれば、「OneNote Online」でノートブックを開くと、その瞬間からノートを編集することができます。
共有した牧村さんが「確認しました」と入力しました。
ノートブックの所有者である山田さんが自分のOneNoteで確認すると、牧村さんが編集した箇所はハイライト表示されています。
①「次の未読にする」をクリックすると、牧村さんが編集した箇所が開きます。
②確認するとハイライト表示が消えます。
③未読のノート名は太字でしたが、確認すると元の表示に戻ります。
共有を解除する
共有を解除したい場合は、以下のようになります。
「ファイル」タブの「共有」をクリックすると、画面の右の方に共有しているユーザー名が表示されます。
このユーザー名を右クリックして表示されたメニューから「ユーザーの削除」をクリックします。
