さて、前回までで「名刺管理ノート」の台帳部分まで作成が完了しました。
【OneNoteへGo】OneNoteで名刺管理専用のノートを作ろう！―その1
今回は、実際に画像データやテキストデータを入れながら、使い勝手を見ていきたいと思います。
名刺をスマホでスキャンする
複合機やスキャナを持っている方はそちらを使ってもいいんですが、ここではAndroidスマホの「スキャンアプリ」を使って名刺をスキャンしてみたいと思います。
使うアプリは、マイクロソフトの「Office Lens」です。
さて、前回の冒頭でも少し触れましたが、
名刺管理ノートブックの保存先に「OneDriveの個人アカウント」を選択した理由は、実はここにあります。
「Office Lens」でスキャンしたデータを保存する際に、
「Office365 Business」の法人アカウントだと、OneDriveに保存されたOneNoteのノートブック内への画像挿入でエラーが発生します。
そのため、ここでは「個人アカウント」でノートブックを作成するようにしていたのです。
おそらく、Sharepointの共有違反だと思われるので、法人アカウントでも「Office365 BusinessPremium」であればうまく挿入できるのではないか、と思っているのですが、確認していません。
では、実際に名刺データをスキャンしてOneNoteのノートブックに取り込んでみたいと思います。
Office Lens(スマホ操作)
「Office Lens」を起動して、「名刺」を選択して名刺をスキャンします。
保存先として「OneNote」か「ギャラリー(スマホ内のストレージ)」かを選択するので、「OneNote」をタップします。
「ノートブック」で「名刺」を選択します。
セクションで「取引先」を選択します。
「OneNote」にチェックが入っていることを確認して、「保存」をタップします。
OneNoteで画像を挿入する(パソコン操作)
それでは、パソコン側の操作に移りましょう。
取り込んだ名刺は、選択した「取引先」セクションに、新しいページとして追加されます。
スマホの撮影環境にもよりますが、名刺の画像が大きい場合は、画像の四隅の□を調整すればサイズ変更もできます。
本物の名刺のため、ぼかしまくりです(笑)
名刺を右クリックして、コピーを選択します。
この名刺のお名前が「佐藤さん」だったとします。
その場合は、「さ行」の「名前」ページをクリックし、表の「名刺画像」を右クリックして貼り付けをします。
名刺画像が傾いているので、「描画」タブの「回転」で「左へ90度回転」をクリックします。
写真の挿入とリンク文字列の作成以外は、通常のテキスト入力となります。
挿入された画像は、OCR処理されて検索ができるようになります。
名刺の名前を「検索窓」に入れて検索すると、名刺の中の名前がハイライトとなり「該当した」と処理されます。
名刺の画像に描かれている文字を「文字」として認識できるように処理しているのは、
「Office Lens」となります。
しかし、文字の認識率はそれほど高くなく、正確に読み取れないこともあります。
また、先程名刺を回転させたように、向きを変えるとOneNote側でうまく文字を拾うことができなくなることもあります。
「EverNote」でも同じように、スマホのEverNoteアプリからカメラで名刺をスキャンすることができますが、OCR処理の正確さはEverNoteの方が優れているような気がします。(わたくし個人の見解です)
名刺の画像の文字をどれだけ認識してくれているかは、上のように「画像からテキストをコピー」をクリックすると分かります。
適当な場所で貼り付けてみると、画像の中の認識できている文字が貼り付けられます。
画像とリンク文字列
名刺の人物画像を表に挿入してみます。
「挿入」タブの「画像」をクリックし、任意に保存してあった画像を挿入します。
「SNS系」の「twetter」と言う文字に、この人物のツィッターアカウントへのリンクを貼りましょう。
「挿入」タブから「リンク」をクリックします。
「リンク」ウィンドウに、リンク先となるアドレスを入力します。
自分が接続できるOneNoteのページへリンクを貼ることもできます。
ここまでで、表の編集は終わりました。
最後に、ページのタイトルが「名前」となっていますので、この名刺の名前をページのタイトルに変更します。
名刺管理作成の背景色を変更する
上記の繰り返しで表を作成していくと、名刺データはどんどん貯まっていくでしょう。
最後に、ナビゲーションの役割だった「名刺管理作成」セクションの背景色を変更して終わりとします。
「名刺管理作成」セクションを開きます。
適当な画像を用意して、「挿入」タブの画像をクリックします。
適当な位置に配置し、画像を右クリックした一覧から「画像を背景に設定」をクリックします。
挿入した画像が動かしづらい時は、キーボードの「Altキー」を押したまま、ドラッグして動かしてみましょう。
スムーズに動くと思います。
「表示」タブの「ページタイトルの非表示」をクリックします。
ページ内のタイトルと日付が非表示になります。
さらに、「罫線」をクリックして、一覧から「小方眼」を選択してください。
これで完成です！
後は、パソコンからでもスマホからでも名刺データを簡単に参照できるようになります。
名刺データの「登録」作業は、パソコンからやる方がスムーズにいくでしょうね。
もちろん、表の中身やデザインなど自分なりに色々カスタマイズして確かめてみてください。
実際にあちこち動かしてみると、OneNoteの使い方自体にも慣れてくると思いますよ。
