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【OneNote for Windows10】Outlookの会議をOneNoteでも確認するには?

Outlookをメールやスケジュールの中心アプリとして利用していれば、
スケジュールで管理される「会議の詳細」についても、OneNoteに簡単に表示させられるようになります。

ただ、マイクロソフトの”法人アカウント”を使っている場合、
気をつけなければならない注意点があります。

それは、「Office365 Business」を契約しているアカウントでは、「Exchange」が使えないため、メールアカウントを設定できないという点です。

つまり、「Office365 Business」のアカウントからのメールの送受信はできず、
このアカウントは”IDとしての役割しかない”ため、Outlook内にアカウントを作成することができないのです。

そのため今回のお話は、法人アカウントでも
「Office365 Business Premium」や「Office365 Business Essentials」
もしくは「個人アカウント」を使って、マイクロソフトアカウントをメールアカウントとして設定できる場合に利用できる機能となります。

Outlookで会議を作成する

まずは、Outlookで会議の予定を作成してみましょう。

WindowsパソコンでOutlookを起動します。

Outlookを開くと、画面下にアイコンがいくつかあります。
左から2番目のスケジュールアイコンをクリックします。(①)

その後、「新しい会議」をクリックします。(②)

「会議出席依頼」を新規作成します。
ここでは、あらかじめアドレス帳に他の社員のデータが登録されていて、そこから
会議に必ず出席して欲しい人と、任意の出席でもいい人の両方にメールを送っています。

水口早苗と牧村美奈は「必須」、佐藤春美は「任意」にしています。

さらに、依頼のタイトルと時間、場所を決定して「送信」をクリックします。

カレンダーを確認すると、先程依頼した会議がスケジュールされていますね。

OneNoteで会議データをノートに表示させる

Outlookで予定されている会議情報を見れば、会議の議題や出席者などを把握できるわけですが、
その会議に関する資料などの詳細を自分なりに整理したい時には、OneNoteを使うといいかもしれません。

OneNoteには、Outlookで予定されている会議の情報をOneNoteのページに簡単に取り込む機能があります。
ページに挿入できる情報は会議の議題や出席者となるので、そこに写真や文書など自分で新たに用意した資料などを合わせて管理できる、ということになるのです。

そして、この機能を使う場合に一つ注意したい点として、
Outlookで会議の情報を管理しているアカウントと、OneNoteでページを作成するノートブックのアカウントは同じにしておかなければならない、という点が挙げられます。

当サイトでもよくご紹介していますが、パソコンでOneNoteを使う場合
複数のアカウントを登録できるので、利用環境によっては個人用から法人用までたくさんのアカウントが登録されている可能性があるからです。

それでは、Outlookと同じアカウントのノートブックを開いて、ページを表示しておきましょう。

リボンの「挿入」タブから「会議の詳細」をクリックします。

右サイドに、「会議の詳細」が表示されます。
当日に会議の予定がなければ、上の画像のように「会議はありません」と表示されます。
そこで、日付を変更してみます。

先程Outlookで作成した会議の日付を選択してみました。
作成した会議のタイトルが表示されました。

そのタイトルをクリックすると、ページ内に会議の予定が挿入されます。
挿入された情報は文字ベースなので、OneNote上でいくらでも修正できます。

会議用に資料などを用意している場合は、ページ上に添付ファイルとして保存しておく、という方法も可能となります。

総括

この「Outlookの会議情報をOneNoteのページに引っ張ってくる」という方法は、
操作自体はそれほど難しくないのですが、本文中にも取り上げたように
OutlookとOneNoteの両方で同じマイクロソフトアカウントになっているかどうかを気をつけたいところですね。

OutlookやOneNoteなどのオフィスアプリは、個人用と会社用などとアカウントを使い分けている方も多いでしょうし、そういった複数のアカウントを一つのアプリ内で同時に利用している場合も多いでしょう。

Outlookで会議の予定を作成したのに、OneNoteの「会議の詳細」で表示されないのであれば、
まずはアカウントを疑ってみてください。

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