前回、マイクロソフトの職場・学校ライセンス(以下、ライセンス)を持っている場合の「メールアドレス」について、既存の会社のドメインに変更するための前準備を行ってきました。
DNSサーバーに必要なレコードを追加したり、そもそもレコードを追加できないDNSサーバーを使っている場合はDNSサーバーの変更を行ったり、と少し難しい場面もあったかと思います。
前回の作業を終えていない場合は、今回の内容は操作できませんので、まずは上のリンクから前準備を行ってみてください。
環境としては、レンタルサーバーに「ロリポップ」、ドメインホストを「お名前.com」としていましたが、その環境以外のかたはお使いの環境の画面に当てはめながら進めていきましょう。
前回はマイクロソフトのExchangeで管理できるように、会社のドメインを「Microsoft 365 管理センター」に登録して、正常に完了したところで終わっていました。
今回はまず、ライセンスを持っているユーザーのメールアドレスを新たに登録した会社のドメインメールアドレスに変更したいと思います。
メールアドレスを変更する
では、ライセンスを持っているユーザーのメールアドレスを変更してみます。
「Microsoft 365 管理センター」(以降、管理センター)を開いてログインします。
左サイドの「ユーザー」から「アクティブなユーザー」をクリックすると、現在ライセンスのリソースにアクセスできるユーザー(ゲストユーザーも含む)の一覧が表示されます。
メールアドレスを変更したいユーザーの「︙」をクリックし、「製品ライセンスの管理」をクリックします。
「アカウント」ページを開きます。(①)
「ユーザー名とメールアドレスの管理」をクリックします。(②)
「プライマリメールアドレスおよびユーザー名」と「エイリアス」があります。
「プライマリメールアドレス」の「ユーザー名」を入力し、「ドメイン」に会社ドメインを選択します。
「完了」ボタンをクリックし、下の「変更を保存」ボタンをクリックしましょう。
元々ライセンスで割り当たっているメールアドレスをOutlookで使用していました。
今回、会社ドメイン(officeonemanage.work)を使うように切り替えましたので、早速Outlookを開いて確認してみましょう。
もしメールアドレスが変わっていなければ、一度Outlookを閉じて、再度起ち上げたり、もう少し時間を置いたりしてみて下さい。
これまでのライセンスのメールアドレス(miyashimaアットマークcompa.onmicrosoft.com)が、会社ドメインのメールアドレス(miyashimaアットマークofficeonemanage.work)に切り替わりました。
上の画面はメールアドレスの後半が見えていませんが、「miyashimaアットマークofficeonemanage.work」となっています。
会社のドメインのメールですから、これまで通り社内外宛てのメールの送受信でも使えますし、ライセンスで割り当たっているメールアドレスとして登録されているので、上の画面のように「Teams」の項目も使えるようになっています。
「Microsoft Entra」に新しく登録されたメールアドレス(アカウント)が反映されるまで、時間がかかる場合もあるようですけど、おおよそすぐに反映されると思います。
これまで「miyashimaアットマークcompa.onmicrosoft.com」でログインしていた「管理センター」など、今後マイクロソフトの各サービスを使う際には、新しく会社のドメインでログインし直す必要があります。
ログイン情報を保存している場合は、勝手にログイン情報を求められると思いますので、新しく登録した会社ドメインでのログイン情報を保存するようにしてください。
エイリアスメールアドレスではダメ？
先ほどメールアドレスを会社ドメインのアドレスに変更した際に、エイリアスメールを登録する箇所もありましたね。
マイクロソフトの各サービスやアプリにログインする際の「ログイン情報」が変わってしまうのであれば、会社のドメインのメールアドレスをエイリアス、つまり「別名」として登録すれば手間がないのでは・・と思ったかたもいるでしょう。
「エイリアス」に馴染みがないかたに簡単に説明しておきます。
今回のお話で言えば、実体は「miyashimaアットマークcompa.onmicrosoft.com」(ライセンスのアドレス)のままで、場合によって「miyashimaアットマークofficeonemanage.work」(会社のドメイン)だよ、と装える機能を言います。
エイリアスによるメールの受信はできるのですが、送信はExchangeサーバー管理設定と、Outlook側のアカウント情報設定の数か所をいじる必要があります。
環境に左右されるというわけですね。
エイリアスはあくまでも身代りなので、Teamsでメールを共有する時は、実体の「miyashimaアットマークcompa.onmicrosoft.com」が表示されてしまったり、ふとした時に実体のメールアドレスが表示されてしまうケースも多くなるでしょう。
一方、今回の操作で行った「会社のドメイン」を「プライマリメールアドレスとして設定」を行ってしまえば、メールの送受信はもちろん、運用上の安定性は確保されますし、Teamsのように他のアプリとの接続においても「会社のドメイン」で常にやりとりできるなど、メリットも大きいです。
エイリアスでメールアドレスを設定した時の操作方法は、また別の機会に改めて記事を書くとしましょう。
今回のお話のテーマで言えば「プライマリメールアドレス」として「会社のドメイン」を登録する方法が運用もシンプルになりますし、お勧めとなります。
ライセンスを持っていないユーザーのメールアドレスは？
これまでライセンスを持っているユーザーのメールアドレス(アカウント)をマイクロソフトから発行されるアドレスではなく、元々持っている会社のドメインで運用していこうじゃないか、というのがお話の主旨でした。
ただ、会社や個人事業の規模によっては、マイクロソフトのライセンスを従業員分購入していない場合もあるかもしれません。
今回はライセンスを持っているユーザーに対して、会社のドメインに変えていく操作方法でした。
では、ライセンスの割り当たっていないユーザーはどうしたらいいのか・・。
結論を言うと、これまで通りIMAPやSMTPでの送受信は可能です。
これらは、レンタルサーバーから提供されているメール環境を使っている場合が多いと思います。
ただ前編の記事で、DNSサーバーをお名前.comに変更し、メールもマイクロソフトのExchange環境を使うレコード設定を行いましたね。
実はこの時点で、レンタルサーバーのメール環境を使わないような設定になってしまっているのです。
ここでは、もう一度お名前.comのDNSサーバにアクセスして、レンタルサーバーのメール環境も使うための「レコード設定」を1つ行っていきます。
nslookupでレンタルサーバーのMXレコードを調べる
今まで使っていた会社ドメインのメール環境に、ロリポップ(レンタルサーバー)のメール環境を使っていたとしたら、DNSサーバーをドメインホスト(お名前.com)に切り替えた時点で、会社ドメインのメールをロリポップで使えなくなります。
そのため、DNSサーバーのレコード設定に、「ロリポップのメールも使うよ」と教えてあげる必要があります。
この作業を行うと、以下2つの環境のどちらにも対応できます。
- ライセンスで会社ドメインメールを使える(会社のドメインメールをMicrosoft Exchangeサーバーで使う)
- ライセンスを持っていなければ、ロリポップでIMAPサーバーやSMTPサーバーを使うようにする
①は前回の記事から、後編となる本記事の前半で既に構築済みですね。
これからの作業は②を実現するために進めていきます。
そのために、最初に「レンタルサーバーのMXレコードを調べる」という作業を行います。
まずはもう一度ロリポップの「自分のドメイン」を確認しておきましょう。
ロリポップの自分のアカウントにログインして、「アカウント情報」から「ロリポップ！のドメイン」に書かれている情報をメモしておきます。
「http://」の部分は必要ないので、それ以降をメモするかコピーしておいてください。
その情報を元に「ロリポップのMXレコード」を調べます。
他のレンタルサーバーを使っているかたは、同じようにアカウントから自分のドメイン情報を探してみてください。
次に、「コマンドプロンプト」を開きます。
一番早い方法は、「Winキー＋Rキー」を押して、「ファイル名を指定して実行」を表示し、「cmd」と入力してエンターキーを押します。
コマンドプロンプトが開いたら、以下のように入力します。
nslookup -type=MX レンタルサーバーのドメイン情報
そうすると結果が返り、「mail exchanger=」の後にMXレコードが表示されます。
この値をコピペして一時的に保存しておいてください。
DNSサーバーにMXレコードを追加する
それではお名前.comを開いて、DNSサーバーにMXレコードを追加してみます。
「レコードの追加」の画面を開くまでは操作方法は同じとなりますね。
「ドメインDNS設定」をクリックします。
対象ドメインの「ドメインDNS」をクリックします。
「DNSレコード設定」をクリックします。
「レコード追加」をクリックします。
「TYPE」から「MX」を選択し、「VALUE」には先ほど控えた情報を貼り付けます。
ロリポップで使っている環境の場合、上のように「mx01.lolipop.jp」となります。
「優先」は任意で結構ですし、「ホスト名」もドメインホストが許可しているなら空欄でも構いません。
もちろん、「@」のように任意の位置文字を入れてもいいでしょう。
設定ができたら、設定を保存してください。
レコード設定を確認してみるので、「登録済みレコード」を開きます。
MXレコードが新たに追加されました。
ここまでの手順で、一つ注意があります。
対象ドメイン(officeonemanage.work)のロリポップへのAレコードが、登録されているのを確認してください。
AレコードはIPアドレスを指定するので、上記の例で言えば「163.44.185.225」へのAレコードが、ロリポップへのAレコードになります。
ロリポップのアカウント情報からドメインを調べて、「SEOチェキ」でIPアドレスを調べた操作ですね。
分からない場合は、前編のこちらの箇所をもう一度参照してください(別ウィンドウで前編の記事が開きます)。
もし、ロリポップへのAレコードが指定されていないと、ロリポップのMXレコードは設定できないのでご注意ください。
MXレコードの設定に不備があると‥
もしレンタルサーバー(ロリポップ)へのMXレコードがきちんと設定されていないと、実際にメールアカウントを登録しようとしても、エラーメッセージが表示されます。
その場合は、MXレコードの「VALUE」に間違いがあるなど不備な点があるかもしれません。
もう一度確認してみましょう。
設定できたら、テスト用のメールアカウントをロリポップで作り、送受信を確かめてみてください。
新規追加のメールアカウントはExchange
さて、ライセンスで割り当たっているメールアドレス(会社名.onmicrosoft.com)を会社ドメインのメールアドレス(officeonemanage.work)に変更した話に戻ります。
これは言ってみれば、会社ドメインのメールアドレスをExchange上で使えるようになったわけです。
したがって、Exchange上で使う会社ドメインのメールアドレスをOutlookで「新規アカウント追加」する際には、手順が少しだけ異なります。
その場面を見てみましょう。
Outlookを開いている場合は一旦閉じて、再度起動してください。
これまでOutlookで会社ドメインのメールアドレスをIMAPやSMTPで送受信を行ってきた場合は、「会社名.onmicrosoft.com」だったメールアドレスが会社ドメインのメールアドレスに切り替わったのではないでしょうか。
もし、Outlookにこれからアカウントを追加する「Exchange上の会社ドメインメールアドレス」がある場合は、以下のように追加していきましょう。
Outlookで「アカウントの追加」をクリックすると、上のようにアカウントの登録画面となります。
「高度なセットアップ」を選択すると、登録していようとしているメールアドレスがどういった種別のメールかを選択する画面となります。
「続行」をクリックするとIMAPの設定画面へと進んでしまう場合があります。
IMAPではないので、進んでしまった先の画面で「キャンセル」や「プロバイダーを選択」などをクリックしてください。
今までIMAPでアカウントを作ってきたかもしれません。
今回の作業で、ライセンスのメールアドレスを会社ドメインのメールアドレスに変更して使えるようになったので、この画面では「Microsoft365」を選択してアカウントを追加するようにしてください。
もちろん、ライセンスを持っていないユーザーは、今まで通りIMAPでメールアドレスを使えるので何も変更はいりません。
今後新しく入社してくる社員にライセンスを割り当てないのであれば、これまで通りIMAPでメールアカウントを作成してあげましょう。
環境の構築が完了しましたまとめ
今現在以下のような環境が構築されているはずです。
- マイクロソフトのライセンスを持っているユーザーは、会社ドメインのメールアドレスに切り替えられる
- マイクロソフトのライセンスを持っているユーザーであっても、レンタルサーバー指定のメール設定で会社ドメインのメールアドレスを使用できる
- マイクロソフトのライセンスを持っていないユーザーは、引き続きレンタルサーバー指定のメール設定で会社ドメインのメールアドレスを使用できる
全員が当然、会社のドメインのメールアドレスを使用します。
その内マイクロソフトのライセンスを持っているユーザーは、会社のドメインのメールアドレスを使いながらも、マイクロソフトのExchangeで管理されたメール環境でメールを使用するようになるため、マイクロソフトの他のアプリとの連携も使えるようになるというわけです。
今回の前編・後編の作業は少々長くなってしまいましたね。
当記事の環境は、ドメインホストに「お名前.com」、レンタルサーバーに「ロリポップ」で行ってきました。
この2つの設定画面等は、適宜ご自分の環境に合わせて読み替えていただければと思います。