前回、チャネルの「ファイル」タブで新規作成もしくはアップロードしたエクセルファイルをタブの一覧から利用できるようにしたり、エクセルファイルの実際の保存場所である「SharePoint」について確認をしました。
今回は、「OneDrive」にあるエクセルファイルを「SharePoint」へのコピーを作らずに、チャネルで利用できるように設定してみたいと思います。
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OneDriveのエクセルをチャネルで使う
チーム所有者やメンバーのライセンスで使っている「OneDrive」のスペースに、以下のエクセルファイルが保存してあったとします。
「OneDriveに保存.xlsx」を「小規模経営者に贈る情報整理術」チーム内の「サイト管理情報」チャネルで使えるように設定してみます。
「Teams」を開き、「サイト管理情報」チャネルを開きます。
タブの一番右にある「＋(タブを追加)」をクリックし(①)、アプリの一覧から「Excel」を探してクリックします(②)。
「アイテムを選択する」というウィンドウが表示されます。
「マイファイル」をクリックすると、自分のライセンスで管理している「OneDrive」の中身が表示されます。
先ほど直接「OneDrive」の中身を確認した時にあった「OneDriveに保存.xlsx」が、この一覧にももちろん表示されます。
これをクリックして選択し、「保存」をクリックします。
このタブについてチャネルに投稿
ウィンドウ左下の「このタブについてチャネルに投稿します」にチェックを入れて、保存するとメッセージの投稿画面に以下のように自動でメッセージが投稿されます。
投稿メッセージが必要なければ、チェックをオフにしてください。
前回、「ファイル」タブからエクセルファイルを「新規作成」や「アップロード」した時と同じように、「OneDrive」に保存されたエクセルファイルを上記の手順(タブの追加からエクセルアプリを追加する)で利用できるように設定した時も「Teams」のチャネル上でエクセルファイルの編集が可能となります。
この方法で追加されたエクセルファイルは、そのまま「タブ」にファイル名が追加されて、いつでもタブから開けるようになります。
今回のようにタブの「アプリの追加」で読み込んだファイルであれば、タブ名に「拡張子」はつきません。
「ファイル」タブにはOneDrive内のファイルは表示されない
さて、ここまで「OneDrive」に保存された「OneDriveに保存.xlsx」をタブの「アプリの追加」で利用できるようにした場合、「Teams」のチャネルでどのように見えるかを確認してきました。
実は、今回のタブの「アプリの追加」でチャネル上に読み込んだファイルの場合、前回の「ファイル」タブから新規作成やアップロードしたファイルと違って、「SharePoint」には保存されません。
「Teams」では、「SharePoint」に保存されていないファイルは、「ファイル」タブには一覧として表示されないのです。
今回追加した「OneDriveに保存.xlsx」は、タブの「新しいアプリの追加」で追加されたファイルのため、「SharePoint」には保存されていません。
つまり、チャネル上で利用できるようにした各ファイルは「SharePoint」サイトのドキュメントフォルダの各チャネルフォルダに保存されたファイルと「SharePoint」には保存されない「アップロード元」だけのファイルの2種類があるというわけです。
追加したエクセルファイルを削除する
今回、タブの「アプリの追加」からチャネルで使えるようにした「OneDriveに保存.xlsx」をチャネルから削除してみたいと思います。
「Teams」の「サイト管理情報」チャネルを開き、「OneDriveに保存」タブの下向き矢印をクリックし(①)、表示されたメニューから「削除」をクリックします(②)。
「OneDriveに保存タブは完全に削除されます」とメッセージが表示されたので、そのまま「削除」をクリックします。
「タブは」という部分が意味深ですね。
確かに、「OneDriveに保存」タブが削除されました。
では、「OneDrive」上の実際のエクセルファイルはどうなったのでしょうか？
「OneDrive」から「OneDriveに保存.xlsx」は削除されていません。
「Teams」のチャネル上では利用できなくなりましたが、OneDriveに直接アクセスすればいつでも利用できるのです。
もちろん、同じ手順でまた「OneDriveに保存.xlsx」を「Teams」のチャネルに読み込めば、「Teams」でも再度利用できるようになります。
前回の「ファイル」タブから新規作成したエクセルファイルは、「SharePoint」に保存されるので、「Teams」上で削除すると「SharePoint」のごみ箱に移動しました。
しかし、タブの「アプリの追加」で追加したエクセルファイルは、「Teams」上で削除しても『「OneDrive」のごみ箱には移動せずに「OneDrive」にそのまま残る』という違いがあるのです。
OneDriveのファイルをTeamsの上に置いただけまとめ
さて、前回の「SharePoint」が絡むお話よりも、今回のお話の方が感覚的に分かりやすかったかもしれません。
(前回はこちら)
今回、タブの「アプリの追加」で既存のエクセルファイルを「OneDrive」から読み込んだわけですが、「Teams」のチャネル上に「OneDriveの入れ物に入ったエクセルファイル」を広げて皆で使えるようにして、必要なくなったらチャネル上から「OneDriveの入れ物に入ったエクセルファイル」を片付けて・・というイメージになりますかね。
広げたり(追加)、片付けたり(削除)した間も常に「OneDrive」にデータはあるわけですから、チャネル上でどのように編集されようとも、「OneDrive」のエクセルファイルは常に最新の内容となるのです。
前回の「ファイル」タブからの新規作成＆アップロードと今回のタブの「アプリの追加」と、「Teams」のチャネルでエクセルファイルなどを利用する時、どちらの方法で追加したらいいのか・・？
という疑問が湧くかもしれませんが、Teamsのチャネル上で編集していくファイルを「SharePoint」のサイトでも使いたい場合は、「ファイル」タブから追加するようにしてください。
特に、普段「SharePointを使わない」という場合は、どちらの方法で追加しても問題ありません。
最後に今回のお話で1点注意があります。
今回、チームの所有者やメンバーが使っている「OneDrive」のエクセルファイルを「Teams」のチャネル上で使えるようにしました。
パソコンのローカルに保存された各ファイルは、今回の方法ではチャネル上で利用できません。
ローカルファイルを使う場合は、組織アカウントの「OneDrive」に移動してから今回のチャネルへの追加作業を行ってください。