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「Teams」に新規チームを作った後は、このチーム内で対応したい作業別にそれぞれのチャネルを作成していきます。
新規チームの作成は、以下の記事をご覧ください。
上の記事で「小規模経営者に贈る情報整理術」というチームを作成しましたが、このチームで、用途に合わせた以下3種類のチャネルを作成してみたいと思います。
- 【標準】Teamsの解説に特化した「Teams解説ナビ」チャネル
- 【共有】「共有の説明用」チャネル
- 【プライベート】「プライベートの説明用」チャネル
それでは、順番に見ていきましょう。なお、すべてWindowsパソコンでの操作となります。
標準チャネルの追加
「Teams」の操作などを解説するチャネル、「Teams解説ナビ」チャネルを「標準タイプ」で作成していきます。
まずは、チーム名の右の「・・・(その他のオプション)」をクリックします。
表示されたメニューから「チャネルを追加」をクリックします。
- チャネル名(必須)
- 説明(任意)
- チャネルの種類(3択)
上記3点を設定し、「作成」をクリックします。
「チャネル名」や「説明」は好きなように入力できます。
最後の「チャネルの種類」から「標準」を選択します。
チャネルの種類には、以下の3種類があります。
- 標準
- 共有
- プライベート
今回新規に作成したチャネルは、「標準」タイプでした。
これは、チャネルの親である「チーム」(この場合は「小規模経営者に贈る情報整理術」チーム)に所属しているユーザーであれば誰でもチャネルにアクセスできます。
チーム内にゲストユーザーが含まれていれば、このゲストユーザーもチャネルにアクセスできます。
逆に、チームに所属していないユーザーはチャネルには一切アクセスできません。
「標準」を選択すると、「すべてのユーザーのチャネルのリストでこのチャネルを自動的に表示します」とチェックを入れられるオプションが表示されます。
これにチェックを入れると、チーム内のユーザーがログインしているデイバスで、作成したチャネルが表示されるようになります。
AndroidOSやiOSの場合は、以下のように新しいチャネルが非表示の状態になっている可能性があります。
チーム所有者が、先ほど「Teams解説ナビ」チャネルを作成しました。
iPadOSを利用しているチーム内ユーザーが、自身の「Teams」の画面を確認すると、「1つの非表示チャネル」と表示されていました。
これをタップすると、チャネルの一覧が表示され、「Teams解説ナビ」チャネルが非表示になっているのが分かります。
チャネル名をタップして、チェックマークが付いた状態になると、チャネルが表示され利用できるようになります。
「標準」で作成されるチャネルとは、チーム内のユーザーが「無条件で」参加するチャネルとなります。
つまり、チャネルを作成した後に「チャネルへのユーザー追加」という作業は一切ありません。
チャネルが属しているチームに追加されたユーザーは、組織内はもちろん組織外(ゲストユーザーも含め)であっても無条件でこの標準タイプのチャネルにアクセスができるようになります。
共有チャネルの追加
一方、「共有」で作成されたチャネルには、後からチャネルへのユーザー追加が可能となります。
「標準」と同じ方法でチャネルを追加します。
チャネル名は「共有の説明用」とし、最後の「チャネルの種類」から「共有」を選択しています。
今回は、「このチャネルをチームの全員と共有する」にチェックを入れていません。
この場合、「共有の説明用」チャネルが所属している「小規模経営者に贈る情報整理術」チームのユーザーは、この時点では共有されません。
しかし、後ほど改めて「このチームメンバー全員」や「チームメンバー内の特定のユーザー」などを共有させるのは可能となっているので、この時点でのチェックのオン／オフはどちらでも構いません。
さて、「共有の説明用」チャネルが作成されました。
それぞれ以下のようなユーザーを追加できます。
- 組織内チームのメンバー一覧から組織内のユーザーのみ
- 組織内のユーザー
- この共有チャネルが所属しているチームの所有者が持つ別のチームの組織内ユーザー
- ※この共有チャネルが所属しているチームの組織内のユーザー
- 組織外のチーム
- 組織外のユーザー
4つ目までは組織内、最後の2つが組織外となり、「共有チャネル」にゲストユーザーは一切参加できません。
以下、「社員が15人の会社で、内10人の社員がマイクロソフト組織アカウントを所有していて、BさんとCさんの2人が管理者」の「株式会社AA(以降、AA)」という組織が、新しく「小規模経営者に贈る情報整理術」チームに「共有の説明用」チャネルを作ったとして話を進めていきます。
それでは、「共有チャネル」へのユーザー追加について見ていきましょう。
組織内チームのメンバー一覧から組織内のユーザーのみ
共有の「チャネル」は、組織内で持っているチームの「組織内メンバー一覧」から組織内のユーザーと組織外のチームメンバーが参加できます。
この「AA」という組織は、「Teams」で10個のチームを作成していたとします。
「AA」という組織内で持っている10個のチームに所属しているメンバーの内、組織内メンバーはAAの(アカウントを持っている)社員10人となります。
アカウントを与えられていない残りの5人は「AA」の社員(おそらく契約社員なのでしょう)であっても、「Teams」上では組織内メンバーの一員(ユーザー)にはなれません。
この10個のチームには、ゲストユーザーが参加できる「標準タイプ」のチャネルを持っている可能性もありますよね。
そうするとチームによっては、チームメンバーの中に組織内のユーザー(10人の社員)以外である「ゲストユーザー」が含まれている可能性があるのです。
「ゲストユーザー」は、前述のとおり「共有チャネル」には参加できません。
以上を踏まえて、「共有の説明用」チャネルに参加できる「組織内チームのメンバー一覧から組織内のユーザーのみ」というこの項のタイトルの意味を考えてみましょう。
「組織内チーム」とは、「AAという組織が持っている10個のチーム」となります。
この10個のチームにそれぞれ所属している「メンバー一覧」とは、「AA」のアカウントを持っている10人の社員(組織内ユーザー)もいれば、外部から単独でチームメンバーに加えられたゲストユーザーもいるわけです。
その中から「組織内のユーザーのみ」が「共有の説明用」チャネルに参加できる・・・つまり、「AA」のアカウントを持っている10人の社員(組織内ユーザー)だけが参加できるという意味になります。
同じ「AA」の社員でもアカウントを与えられていない5人のユーザーや、「AA」が持っている10個のチームに所属している「ゲストユーザー」は「共有の説明用」チャネルにはアクセスできないのです。
これまでの説明でピンと来たかたもいるかもしれませんが、組織内のチームに対しても「共有の説明用」チャネルへのユーザー追加ができます。
例えば、「AA」が持っている10個のチームの内1つのチームに対して「共有の説明用」チャネルへのユーザー追加を許可すると、このチームに所属しているユーザーに「10人の社員(組織内ユーザー)」が含まれていれば、そのユーザーたちは「共有の説明用」チャネルへアクセスできるようになるのです。
組織内のユーザー
実は、「AA」の組織内ユーザーである10人の内、Dさんだけがどのチームにも所属していなかったとしましょう。
10個の各チームに所属している10人の社員(組織内ユーザー)が「共有の説明用」チャネルにアクセスできるようにしても、Dさんはどのチームにも所属していないので、「共有の説明用」チャネルにはアクセスできません。
その場合は、組織内のユーザーであるDさんを単独で「共有の説明用」チャネルにアクセスできるように設定できます。
「共有の説明用」チャネルのメニューから「チャネルを共有」をクリックし、「他のユーザーと共有」をクリックします。
Dさんのメールアドレスを入力してチャネルへの招待メールを送ります。
チーム内の組織内ユーザーだけでなく、チームに全く参加していない組織内ユーザーであっても、Dさんのように個別に「共有チャネル」に参加できるようになっています。
この共有チャネルが所属しているチームの所有者が持つ別のチームの組織内ユーザー
このタイトル、ちょっとわかりづらいですよね。。。
組織アカウントの管理者であるBさんとCさんは、「Teams」上でも10個のチームの内、半分の5個ずつのチームをそれぞれ所有していて、今回作成した「共有の説明用」チャネルは、Bさんが所有するチームの1つに作成されたものとします。(Bさん覚えてますか？)
チームの所有者の1人であるBさんのチームに新たに加わった「共有の説明用」チャネルという流れを踏まえ、1個ずつ紐解いていきます。
「この共有チャネルが所属しているチームの所有者」とは、「共有の説明用」チャネルが所属しているチームの所有者、つまりBさんです。
「所有者が持つ別のチーム」とは、「Bさんが持つ別のチーム」なので、「共有の説明用」チャネルが所属するチーム以外の残り4個のチームを指します。
次に「組織内ユーザー」とは、残り4個のチームのチームメンバーの内、「組織内のユーザー」と言う意味になります。
つまり、『Bさん所有の「共有の説明用」チャネルが所属するチーム以外の残り4つのチームに所属するユーザーの内、組織内ユーザーのみ』となるわけです。
したがって1人1人組織内ユーザーを追加するのが面倒な時は、共有チャネルが所属するチーム所有者が他にチームを持っていれば、そのチームに所属する組織内ユーザーを一度に共有チャネルへアクセスさせる、という使い方もできるのです。
実際の操作は、上の画面の「所有しているチームと共有」から進み、「共有の説明用」チャネルへアクセスできるチームを選択します。
※この共有チャネルが所属しているチームの組織内のユーザー
「共有の説明用」チャネルを新しく作成した際に、以下のように「このチャネルをチームの全員と共有する」にはチェックを入れずに作成しました。
しかし、以下のようにチェックを入れて作成すると、「共有の説明用」チャネルが所属するチーム、つまり「小規模経営者に贈る情報整理術」チームの組織内ユーザーは、何も設定しなくてもすべて「共有の説明用」チャネルにアクセスできるようになります。
ただ、この章の冒頭でもお話した通り、「このチャネルをチームの全員と共有する」のチェックは入れても入れなくてもどちらでも問題ありません。
これまでに見てきたように、チームに対しても、チームの組織内のユーザーにしても、後でいくらでも手動で追加できるからです。
「共有の説明用」チャネルが所属するチーム(Bさん所有のチーム)に所属している組織内ユーザーをあらかじめ「共有の説明用」チャネルにアクセスさせたいのであれば、共有チャネルを作成する際に、このチェックを入れて作成してもまったく問題ありません。
組織外のチーム
組織外とは、つまり「AA」とは別の会社が持っている組織アカウントになります。
ここでは、別の会社を仮に「株式会社ZZ(以降、ZZ)」としておきましょう。
「ZZ」の「Teams」で管理されている組織外のチームであっても、自分つまり「AA」の組織内のチームが持つ共有チャネルへのアクセスを追加できます。
チャネルのメニューから「チャネルを共有」をクリックし、「チームと共有」をクリックします。
もちろん、組織内のチームもOKですし、ここで組織外のチームの指定もできるのです。
チームと共有する時は、「チームの所有者のメールアドレス」宛てに、招待メッセージを送り参加してもらう段取りとなります。
そのため、組織外のチームと共有する際は、組織外のチームを持つ所有者のメールアドレスを知っておく必要があります。
組織外のユーザー
「組織外のユーザー」を直接指定して、自分(AA)の組織内の共有チャネルを共有できます。
「共有の説明用」チャネルのメニューから「チャネルを共有」をクリックし、「他のユーザーと共有」をクリックします。
「ZZ」の組織内ユーザー(AAから見たら組織外のユーザー)のメールアドレスに招待メールを送り、共有します。
2番目の「組織内のユーザー」を単独で追加しましたが、それの組織外バージョンとなりますね。
プライベートチャネルの追加
最後に、「プライベートタイプのチャネル」を見ていきましょう。
「プライベートタイプ」は、チーム内の組織内ユーザーであろうとゲストユーザーであろうと、個別に指定したチーム内のユーザーしかアクセスできないようにするチャネルです。
「小規模経営者に贈る情報整理術」チームに、「プライベート説明用」チャネルを作成します。
チャネルの種類を「非公開(プライベート)」に設定します。
チャネルをクリックしたメニューから「メンバーを追加」をクリックします。
「プライベートタイプのチャネル」は、このチャネルが所属しているチームメンバーの中で、さらに指定したユーザーのみがアクセスできるものになります。
例えば、今回作成した「プライベート説明用」チャネルには、チームメンバーの中からゲストユーザー1人だけをアクセスさせる、という使い方もできるわけです。
(まとめ)それぞれのチャネルを使う場面とは
「Teams」でチャネルを作成する際の3つのタイプについて見てきました。
「Teams」の利用環境によって、新しくチャネルを作成する場合にどのようなタイプにするかを考える必要がありますが、概ね以下のような考えで作成するといいと思います。
| 標準 | ・現状のチームメンバーだけで何か新しく活動したい時 ・既存のチームメンバーだけでも良かったけど、外部のゲストユーザーも加えていきたい時 ・マイクロソフトの「プランナー」アプリを使いたい時 |
|---|---|
| 共有 | ・ゲストユーザーにアクセスさせる必要はない時 ・組織アカウントを持っている複数の会社で集まって情報共有したい時 ・チャネルだけで組織内・組織外の様々なユーザーと情報共有したい時 ・「他のチームと一緒に」などチーム単位で情報共有したい時 |
| プライベート | ・同じチームの人でも特定の人以外、誰にも知られたくない情報を共有したい時 ・チーム内でとにかく自分の好きな相手とだけ情報共有したい時 |
「標準」と「プライベート」のチャネルは、チームメンバーであればチャネルを利用できるユーザーに指定できましたが、「共有」のチャネルはチームメンバーでなくても、単独で追加した組織内ユーザー、組織外ユーザーであってもチャネルへアクセスできましたね。
「標準タイプのプランナーアプリを使いたい」というお話はこの記事では触れていません。
今後、Teamsで使うアプリのお話を書いていく予定なので、その時に改めて書きたいと思います。
