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「Teams」は、チャネル内にエクセルファイルを表示させてメンバーで共有できるようになっています。
エクセル以外にも、ワードやパワーポイントなどのおなじみのアプリケーションもチャネルに表示できるのですが、これらのファイルが保存されている場所は、「チームの所有者」であれば気にしておきたいところです。
今回は、エクセルを例に確認していきましょう。
実際の保存場所や保存時の注意点などを書いていきたいと思います。
※今回の操作は、「Teams」の役割が「チームの所有者」になっている組織アカウントのユーザーが、実際に操作できます。組織アカウントを持っていないかたや組織アカウントでも所有者に指定されていないかたは、実際の操作ができないのでご注意ください。
目次
チャネルの「ファイル」タブでエクセルを新規作成する
まずは、「Teams」のチャネルで管理したいエクセルを、チャネルの「ファイル」タブから新規に作成していきたいと思います。
この場合、保存場所は、「SharePoint」になるのですが、実際に保存されている場所も含めて見ていきたいと思います。
上の画面の場合、「小規模経営者に贈る情報整理術」チーム内の「サイト管理情報」というチャネルを開いています。
「ファイル」タブをクリックし(①)、「新規」(②)をクリックします。
一覧から「Excelブック」(③)をクリックします。
新規に作成するExcelブック名を任意で入力します。
ここでは、「Teams解説管理シート.xlsx」にしてみました。
ファイルの一覧に、今作成したエクセルが表示されました。
※Webブラウザでも今作成したエクセルが開きますが、それは閉じても大丈夫です。
作成したエクセルファイル名の右横にある「・・・」をクリックして、メニューから「これをタブで開く」をクリックします。
タブの端に先ほど作成したエクセルの「Teams解説管理シート.xlsx」が配置され、いつでもタブのこの場所から開けるようになりました。
「Teams解説管理シート.xlsx」タブをクリックすると、上のように、「Teams」の画面でエクセルファイルの操作・編集が可能となります。
さて、先ほど「ファイル」タブの「新規」から新たに作成した「Teams解説管理シート.xlsx」ですが、この方法で新規作成したエクセルファイルの保存先は、「SharePoint」で管理されている「チーム」サイトの「チャネル名」フォルダとなります。
では、実際に「SharePoint」の画面を確認してみたいと思います。
「ファイル」タブをクリックし(①)、「・・・」をクリックします(②)。
一覧から「SharePointで開く」をクリックします(③)。
個人アカウント、無料アカウントではSharePointは利用できないのでご注意ください
ログイン画面等が表示されたら、お持ちの組織アカウントでログインしてください。
「SharePoint」がブラウザで開きます。
SharePointでは、サイト単位で情報が管理されますが、「Teams」で作成したチーム(上の場合「小規模経営者に贈る情報整理術」)が1つのサイトとして管理されます。
サイトには、「ドキュメント」フォルダがあり、そのドキュメントフォルダには、このチームで作成された「チャネル」ごとのフォルダが格納されています。
上の例で言えば、「Teams」の「小規模経営者に贈る情報整理術」チーム内に「サイト管理情報」チャネルがあるので、「SharePoint」で見た時には、「小規模経営者に贈る情報整理術」サイト内のドキュメントフォルダに「サイト管理情報」フォルダが格納されている、となります。
上の画面は、その「サイト管理情報」フォルダの中身を確認しているところです。
先ほど、「Teams」の画面の「ファイル」タブから新規作成したエクセルファイル、「Teams解説管理シート.xlsx」が保存されているのが分かります。
「Teams」の各チャネルで「ファイル」タブから新規作成したエクセルファイルなどのファイルは、必ず「各チャネル」フォルダ内に保存されるのです。
さて、実際にエクセルファイルが保存される場所は分かりましたが、このエクセルファイルを編集するには、普段は「Teams」のチャネルからでまったく問題ありません。
「SharePoint」にもアクセスできますが、このファイルを「Teams」のチーム外へ持ち出す以外に、あまり「SharePoint」上で操作する場面はないかと思われます。
タブ名を変更する
「ファイル」タブから「Teams」のチャネルで使えるようにしたファイルには、デフォルトでタブ名に「拡張子」がつきます。
拡張子が邪魔であれば、タブ名を編集しておきましょう。
「Teams解説管理シート.xlsx」タブをクリックして、選択すると下向き矢印が表示されます。
表示されたメニューから「名前の変更」をクリックして、拡張子部分を削除して保存します。
タブ名から拡張子が削除されました。
それでは引き続き、同じ「ファイル」タブからの操作で既存のファイルをアップロードする場合はどのようになるのかを確認してみたいと思います。
チャネルの「ファイル」タブにアップロードする
チャネルの「ファイル」タブには、先ほどの「新規作成」以外にも、既存のファイルの「アップロード」があります。
考えとして分かりづらいのが、既に「OneDrive」に保存されているエクセルファイルをアップロードする場合ですが、順を追って見ていきたいと思います。
それでは、「Teams」に戻ってチャネルを開きます。
同じように「ファイル」タブを開き(①)、今度は「アップロード」をクリックします(②)。
一覧から「ファイル」をクリックします(③)。
パソコンの「ローカルファイル」や「OneDrive」からでもアップロードできます。
今回は、「OneDrive」内に既に保存していた「ファイルタブにアップロード.xlsx」をアップロードしてみました。
一覧にファイルが追加されました。
では、既存のファイルをアップロードした場合、そのファイルはどのような保存状態となるのか見ていきたいと思います。
アップロードした「ファイルタブにアップロード.xlsx」の「・・・」をクリックし、一覧から「SharePointで開く」をクリックします。
「SharePoint」を開くと、「新規作成」の時と同じように「ドキュメント」フォルダの「サイト管理情報」フォルダに、「ファイルタブにアップロード.xlsx」が追加されていました。
既存のファイルを「ファイル」タブからアップロードすると、やはり「SharePoint」で保存されるようです。
・・・ん？でも、このファイルは「OneDrive」からアップロードしたはず・・・。
では、「OneDrive」にあったファイルが「SharePoint」に移動したのでしょうか？
実は、元の「OneDrive」にもそのまま「ファイルタブにアップロード.xlsx」が残っています。
チャネルの「ファイル」タブからアップロードした「OneDrive」のファイルは、コピーされて「SharePoint」にも保存されるのです。
つまり、それぞれ別々のファイルとなるわけです。
ここで、一旦Webの「OneDrive」を確認してみましょう。
「OneDrive」内に2つの「ファイルタブにアップロード」というファイルが見えますが、一つは、保存場所が「SharePoint」の「小規模経営者に贈る情報整理術」サイト、もう1つの保存場所は「マイファイル(OneDrive)」となっています。
それぞれ別々に保存された違うファイルになったのが分かります。
クラウドドライブである「OneDrive」のファイルへアクセスする際のアドレスは、「https://組織アカウント名-my.sharepoint.com」となります。
「OneDrive」は、「SharePoint Online」のストレージ機能に基づいて構築されているので「OneDrive」に保存されたファイルも「SharePoint」に保存されたファイルも同じクラウドドライブに保存されていると言えるのです。
そのため、クラウドの「OneDrive」は、「OneDrive」と「SharePoint」の両方に保存されたデータを表示するため、どちらに保存されているファイルなのかを明示しているのです。
クラウドドライブである「SharePoint」内ではその中でも「サイト」という単位に区切られて、保存されたデータをサイト内で管理します。
今回のエクセルファイルは、「SharePoint」というクラウドドライブに保存され、「SharePoint」内の「小規模経営者に贈る情報整理術」というサイトで管理されているというわけですね。
※ここで書いている「OneDrive」も「OneDrive for Business」(組織アカウント)のお話となりますのでご注意ください。
今回の操作のように「Teams」の「ファイル」タブからアップロードしたファイルはすべて「SharePoint」に保存されるので、アップロード元が「ローカルドライブ」でも「OneDrive」でも、元のファイルと「SharePoint」のファイルは別々になります。
そのため、Web版の「OneDrive」を表示すると、同じアプリケーションの同じファイル名が2つ並ぶというあまり見られない光景を目にしたりするわけです。
「Teams」のチャネルの「ファイル」タブから新規作成もしくはアップロードしたファイルは、チャネル上で自由に使えます。
しかし、これらのファイルをWindowsパソコン(以降、パソコン)のエクスプローラーで直接操作したい場面もあるかもしれません。
「OneDrive」の中身をパソコンのエクスプローラーで見ても、「SharePoint」に保存されているファイルは表示されません。
クラウドドライブである「OneDrive」の中身をパソコンのエクスプローラーで見る時は、「マイファイルだけの同期」が行われています。
「マイファイル」つまり「OneDrive」だけを同期するので、「SharePoint」に保存されたデータはエクスプローラーでは見えないのです。
ちなみに、Web版の「OneDrive」では「SharePoint」に保存されているファイルも表示されるのは前述のとおりです。
ところが、「Teams」のチャネルは、「SharePoint」上のファイルやフォルダをパソコンのエクスプローラーで利用するために「OneDrive」にショートカットを表示する設定があります。
その操作を見ていきたいと思います。
チャネルの「ファイル」タブをクリックすると、「OneDriveへのショートカットの追加」があるので、これをクリックします。
「OneDriveマイファイルに1個のショートカットを追加しました」とメッセージが表示されます。
「マイファイル」というのは、何回かお話しましたが「OneDrive」を指します。
これで、パソコンのエクスプローラーで見る「OneDrive」にも「SharePoint」内の「サイト管理情報」フォルダのショートカットが追加されました。
フォルダにリンクマークが付いているのは、「Teams」の各チャネルフォルダのショートカットを表しています。
上の画面で言えば、この記事の説明で使っている「小規模経営者に贈る情報整理術」サイトの「サイト管理情報」フォルダのショートカットと、別のチームの「ショップ用」チャネル、つまり「SharePoint」でいうところの「ショップ用」フォルダのショートカットとなります。
エクセルファイルを削除する
さて最後に、今回「Teams」の「小規模経営者に贈る情報整理術」チームの「サイト管理情報」チャネルで使えるようにしたエクセルファイルを削除してみようと思います。
「ファイル」タブで新規作成した「Teams解説管理シート.xlsx」の削除
まずは、「ファイル」タブの「Teams解説管理シート.xlsx」から削除します。
「サイト管理情報」チャネルの「ファイル」タブをクリックし(①)、「Teams解説管理シート.xlsx」の「・・・」をクリックします(②)。
表示されたメニューから「削除」をクリックします(③)。
「このアイテムをサイトのごみ箱に送信しますか？」と聞かれます。
「サイトのごみ箱？」と思われたかもしれませんが、このエクセルファイルは「SharePoint」に保存されているファイルでしたね。
つまり、「サイト」というのは、「小規模経営者に贈る情報整理術」サイトになります。
実際に「SharePoint」を開いてみましょう。
「新規」、「アップロード」などのリンクの並んでいる一番右端に「・・・」があり、それをクリックすると「SharePointで開く」があるので、これをクリックします。
「SharePoint」のドキュメントフォルダ内の「サイト管理情報」フォルダを確認してみると、「Teams解説管理シート.xlsx」が消えていました。
先ほどのメッセージの通り、サイト内の「ごみ箱」を確認してみます。
「SharePoint」のサイト内には、サイト専用のごみ箱があり、画面上では左サイドの「ごみ箱」から確認できます。
「ごみ箱」の中に、削除したエクセルファイルがありました。
これで、このエクセルファイルは、復元しない限り使用できなくなりました。
では、「Teams」に戻ってタブを確認してみましょう。
タブには、まだ「Teams解説管理シート」が残っていますが、これをクリックすると、上の画面のように「アクセス権がない」と言われてしまいます。
この場合、アクセスできるファイルが見つからない、と言っているわけですね。
「Teams解説管理シート」タブだけ残していても意味がないので、このタブをクリックして、削除しておきましょう。
「ファイル」タブでアップロードした「ファイルタブにアップロード.xlsx」の削除
今回「ファイル」タブの「アップロード」で「OneDrive」から追加したエクセルファイル(「ファイルタブにアップロード.xlsx」)は、同じファイルが「SharePoint」にもコピーされて、「OneDrive」にも「SharePoint」にも「ファイルタブにアップロード.xlsx」という同じ名前の別々のファイルが存在するようになりました。
このファイルをチャネル上から削除した時の動作は、先ほどの「Teams解説管理シート.xlsx」を削除した時と同様に、「SharePoint」のサイトから削除され「SharePoint」のごみ箱へと移動します。
しかし、「アップロード元」のファイルに関しては、一切削除されません。
「ファイルタブにアップロード.xlsx」は、「OneDrive」からアップロードしたので、アップロード元は「OneDirve」となります。
「アップロード」によってチャネル上で使えるようにした各ファイルは、チャネル上でそのファイルを削除すると「Teams」や「SharePoint」では使えなくなりますが、「アップロード元のファイル」はそのまま削除されずに残ります。
アップロード元が「OneDrive」のエクセルファイルであれば、「OneDrive」へとアクセスし、いつでもエクセルファイルを開いて編集ができるというわけですね。
これまでお話してきた通り、アップロード元のファイルと「Teams」のチャネル上で使ってきたファイルは同じファイル名であっても別物です。
そのため、チャネル上で色々ファイルに追加・編集してきた内容は、「SharePoint」のファイルに反映されているのであって、アップロード元のファイルにはそれらの変更は反映されていません。
チャネル上からファイルを削除する場合は取り扱いに十分気を付けましょう。
チャネル上で編集していたファイルの内容が後から必要になったのであれば、「SharePoint」のごみ箱から復元するようにしてください。
「Teams」のチャネルの「ファイル」タブで新規作成＆「OneDrive」からアップロードしたファイルが、「SharePoint」とどのような関係になるのかが少し複雑に見えるかもしれません。
しかし、「Teams」の裏側で「SharePoint」や「OneDrive」などにデータが保存されても、ユーザーは「Teams」の操作だけですべてのデータを処理できます。
もちろん、「SharePoint」や「OneDrive」を直接操作してデータを閲覧してもいいですし、その方法も上述しましたが、あくまでも「Teams」のチーム所有者(管理者)としてデータがどのように保存されているのかを把握しておけばいいだけとなります。
ただし、「ファイル」タブからアップロードしたファイルをチャネル上でずっと編集してきて、それを削除した時だけは注意してください。
チャネル上で編集してきたファイルと同じ名前のファイルがアップロード元にも残っていますが、アップロード元のファイルの中身は、チャネル上で編集してきた内容は反映されていません。
もし、削除したファイルの中身が必要になったのであれば、「SharePoint」のごみ箱を探してみてください。
さて、次回は同じようにパソコンに保存された既存のファイルを「SharePoint」に保存せずに「Teams」のチャネルで使えるようにする方法について見ていきたいと思います。
(次回はこちら)
