当サイトでは、マイクロソフトのコミュニケーションツールである「Teams」に特化した解説記事を挙げています。
その中でも、チャネル上で「エクセルファイル」を使う際の設定方法や注意点などを解説した記事が2本ありました。
他のコミュニケーションツールとは違い、「Teams」はやはり同じマイクロソフト製のアプリとスムーズに連携できるのが特徴となっています。
今回は、個人アカウント(Microsoft365 FamilyやMicrosoft365 Personal)や無料アカウントでは、普段中々使わない「タスク管理アプリ」を「Teams」のチャネルで使うために設定した場合に、その設定方法や使い方などを解説していきたいと思います。
※今回の内容は、法人アカウントで利用する「Teams」のチーム所有者のかたに向けたお話となっています。
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マイクロソフトのタスク管理アプリとは
まず、マイクロソフトの「タスク管理」アプリである「Planner」について簡単に触れておきましょう。
グループ内のユーザーに対して、各カテゴリ(バケット)ごとに決めたToDoリストを管理できるようになっています。
上の画面は、当サイトの「Planner」で管理しているデータの一部を表示しています。
「Planner」単独でも利用できるのですが、やはりコラボレーションツールである「Teams」に組み込んで使う場合が多いかもしれません。
ToDoリストの1つを開いてみると、中身の入力は結構充実していると思います。
1つの予定の中でこの予定に関わっているメンバー全員にメッセージを送信したり、別途添付ファイルの保存ができたりとメンバー全体で1つの予定を細かく管理できる仕様になっていますね。
さて、それでは「Teams」内にこの「Planner」を組み込む方法を見ていきたいと思います。
Plannerをチャネルで使えるようにする
まず、「Planner」を追加したいチャネルを左サイドから選択します。
さらに、右側のチャネル名の右横を辿ると「タブを追加」のボタンがあるのでこれをクリックします。
アプリの一覧が表示されるので、「Planner」を探してクリックします。
プランの作成方法を聞かれますが、新しいプランを作成します。
「Teams」のタブに表示するタブ名を任意の名前で入力します。
ここでは、「記事作成メモ」としてみました。
もし、投稿に「Planner」を追加した報告をしたい場合は、一番下の「このタブについてチャネルに投稿します」のチェックマークをオンにしてください。
タブの一覧に追加されました。
ブラウザで「Planner」を単独で見た画面と同じ画面が、「Teams」のチャネル内でも確認できているのが分かります。
タスクの詳細を設定する
それでは、チャネルに紐づけた「Planner」でタスク設定をしてみたいと思います。
項目ごとにスケジュールを組めるのですが、この項目を「バケット」と言い、バケットごとにスケジュールを管理できるようになっています。
スケジュールの表示モードが現在「ボード」になっていると、上の画面のように各バケットごとのスケジュールがボード形式で表示されます。
新しいバケットを追加すると、その右隣に「新しいバケットを追加する」が新たに表示されます。
「OneNote関連」と「Teams関連」という2つのバケットを作成し、それぞれに上のようなスケジュールを入れてみました。
各スケジュールは、クリックすると詳細な中身を確認できます。
ここでは、「Plannnerインストール」というタスクを作成したので、その中身を設定してみます。
タスクの中身は設定できる箇所がいくつかありますが、ここでは5つの設定項目に絞って見ていきたいと思います。
割り当て
このタスクをメンバー内の誰に担当してもらうかを設定できます。
他のユーザーに割り当てると、そのユーザーのアクティビティにお知らせが届きます。
以下の画像は、AndroidのTeamsアプリでタスクを割り当てられたユーザーがお知らせを受け取った画面を確認しているところです。
ラベルの色
ボード上でたくさんのタスクを見分けるために、色のラベルを付帯し視覚的に管理できるようになっています。
色の種類もたくさんありますので、カテゴリ分けも細かく設定できるでしょう。
開始日と期限
タスクの開始日と期限を設定できます。
ボード上のタスクの一覧では、設定した期限を確認できるようになっています。
メモ
このタスクのメモを入力できます。
入力したメモは、ボード上のタスクに表示するかどうかをチェックで設定できるようになっています。
ボード上にメモを表示する設定にすると、上の画面のようにタスク名の下にメモが表示されます。
添付ファイル
このタスクに必要な添付ファイルを追加できます。
メモと同じようにボード上のタスクに表示するかどうかをチェックで設定できるのですが、メモと添付ファイルのどちらか一方しか表示できません。
つまり、メモをボード上のタスクに表示する設定にしている時は添付ファイルは表示できませんし、その逆も然りです。
もし、添付ファイルをボード上に表示するように設定すると、以下のようになります。
ボードに表示するのは、メモか添付ファイルかのどちらか一方になります。
上のように添付ファイルをボードに表示した場合は、それまで表示していたメモは表示されなくなります。
Microsoft365の管理ページでも確認してみる
「Teams」のチャネルでPlannerによるタスク管理をすると、わざわざMicrosoft365の「Planner」アプリ(以降、「Plannerアプリ」)の画面を開いて何か操作をするといった必要はありません。
逆を言えば、「Plannerアプリ」にも「Teams」のチャネルに設置したPlannerが表示され操作できる、という意味でもあります。
念のため、「Plannerアプリ」で一点確認しておいた方がいい箇所について説明しましょう。
ブラウザで「Plannerアプリ」へと接続します。
これまで操作してきた「Teams」のPlannerは、「小規模経営者に贈る情報整理術」チームの「サイト管理情報」というチャネルに設置した「記事作成メモ」という名前のプランでした。
その「記事作成メモ」が、「Planner」の左サイドのプラン一覧に表示されています。
左サイドに表示されているプランの一覧をクリックすると、該当のプランの詳細が表示されるのですが、実は「Teams」のチャネル内で利用されている「Planner」は、「リンクされたプラン」として表示されるようになります。
上の画面は、ある「Teams」のチャネルに設置している「Planner」を「Plannerアプリ」で確認しているところです。
左上にプラン名が表示されているのは「Teams」で見ている画面構成と同じです。
しかし、プラン名のすぐ下に「リンクされたプラン」と表示されています。
この表示のあるプランは、「Teams」のチャネル内に設置されているPlannerのプランとなります。
少し右の方に行くと「チーム名>チャネル名」が表示されており、リンクマークの付いたファイルのアイコンが表示されています。
これをクリックすると、ブラウザ版の「Teams」が開きます。
さて、それでは、今回の操作で見てきた「小規模経営者に贈る情報整理術」チームの「サイト管理情報」チャネルに設置した「記事作成メモ」プランを「Plannerアプリ」で今と同じ画面で確認してみましょう。
「リンクされたプラン」と言う表記はなく、リンクマークのついたファイルアイコンなども表示されていません。
しかし、この「記事作成メモ」プランも間違いなく「Teams」のチャネルに設置したPlannerで作成したプラン名でしたね。
実は、このプランを設置した管理者の端末以外で、チーム内のユーザー(管理者も含む)の端末でプランにアクセスしないと、「Plannerアプリ」の表示が上の表示となります。
つまり、このプラン名が「Teams」のチャネルに設置されたプランなのか「Plannerアプリ」で単独で作成されたプランなのかが判別できないのです。
例えば、チーム内のメンバーにプラン内の任意のタスクを割り当て、そのユーザーがスマホなどでこのタスクにアクセスしてみてください。
その後、「Plannerアプリ」で確認すると、上の画面のようにプラン名の下に「リンクされたプラン」と表示されるようになり、「チーム名>チャネル名」のリンクが表示されるようになりました。
「Plannerアプリ」を単独で使わず、「Plannerアプリ」の画面を見る機会がほとんどない場合は意識する必要はありませんが、単独でも「Teams」でも「Plannerアプリ」によくアクセスする場合はこのあたりの表示のされ方も念頭に置いていただくといいかと思います。
最後にまとめ
さて、今回は「Teams」のチャネルに同じマイクロソフトのタスク管理アプリである「Planner」を設置して実際のタスクの設定方法や、「Plannerアプリ」でプランを確認する際に注意する点などを挙げてみました。
チーム内のメンバー間のタスクをスケジュール管理できる「Planner」は、ボード表示にすると見やすいですし、必ず設置したいアプリの1つではないかと思います。
「Teams」では、チャネル作成と同時に入れておきたいアプリと言えるかもしれませんね。