「ページに記載する内容」や「セクションで管理するページ情報」が決まっているのであれば、その書式を「ひな型」として保存しておく方法があります。
同じ情報を記載する際の効率的な時短対策となります。
ページ、セクションと順番に確認してみましょう。
なお、説明の中で使用しているノートブック名やセクション名、ページ名などは当サイトの環境です。
動作を試す場合、自身の「OneNote」での利用環境に合わせてお読みください。
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ページのひな型を保存
ページに記載する表や見出しの作成など、他のページにも同じように使いたい時に、その部分を「ひな型」として保存しておく方法があります。
そのようなシーンを以下、説明していきましょう。
ひな型とは
「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションには、現在3つのページがあります。
現在開いている「富山県」ページのような情報を「石川県」ページにも「福井県」ページにも記載したいと思っています。
「富山県」ページの表になっている部分にデータを入力したり、画像ファイルを挿入した後では、例えばそれらをコピーして「石川県」ページに貼り付けると、中のデータまで一緒にコピーされてしまいます。
もちろん、コピーしてから中のデータを消してもいいのですが、データを消す分の手間が増えてしまいます。
そのため、上の画面の「富山県」ページの状態を初期状態、つまり「ひな型」として保存しておくのが今回の「ひな型を保存する」という意味になります。
ひな型の保存と読み込み
それでは、説明用に作成していた「石川県」ページと「福井県」ページを一旦削除して、この「北陸」セクションには本来「富山県」ページだけがあったとします。
この「富山県」ページの内容をひな型として保存します。
それを「北陸」セクションに読み込み、同じ記載内容の「石川県」ページと「福井県」ページを作成してみたいと思います。
これが「ひな型を読み込む」作業となります。
そしてもう一点、「富山県」というページ名を「県」だけにします。
では「県」ページをエクスポートして保存します。
「県」ページが選択されているのを確認してから、リボンの「ファイル」タブをクリックします。
左サイドの「エクスポート」をクリックします。
「1：現在の状態のエクスポート」で「ページ」を選択し、「2:形式の選択」で「OneNote」を選択します。
両方選択できたら、「エクスポート」ボタンをクリックします。
エクスポートする「OneNote」のファイル名を入力して任意の場所に保存します。
この保存されたファイルが「ひな型」となります。
今後、同じような書式のページを作成していく場合は、この「ひな型」を読み込んで使用します。
では、次に移っていきましょう。
当サイトでは「県.one」という名前でエクスポートしましたが、画面上は引き続き「OneNote」の画面で上のようになります。
ノートブック名のところに「開いているセクション」と表示され、セクション名には県、ページ名にも県と表示されています。
「県ページ」というページ単位でエクスポートしただけなので、セクション名は本来は何も表示されないはずですが、この場合明示的にページ名と同じ名前が「セクション名」として表示されます。
一旦、この「開いているセクション」は閉じます。
「県」セクション名を右クリックして、一覧から「閉じる」をクリックします。
閉じた後は、環境にもよりますがおそらく「クイックノート」が開いてくると思います。
そのままで構いませんので以下に続きます。
先ほど任意の場所に保存した「ひな型」である「県.one」を開きます。
改めて「開いているセクション」が開き、「県ページ」が表示されます。
この「県」ページをコピーしたいので、ページ名で右クリックして「移動またはコピー」をクリックします。
「移動またはコピー先」で「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションを選択します。
ここで必ず「コピー」をクリックします。
移動してしまうと、ひな型として保存したデータがなくなってしまいますので注意しましょう。
それでは、「旅の記録」ノートブックを開き、「北陸」セクションをアクティブにしてみましょう。
元々あった「県」ページと、今ひな型を読み込んで「北陸」セクションにコピーした「県」ページの2つが表示されています。
ここで、それぞれのページ名を「富山県」と「石川県」に変更します。
上のように「富山県」と「石川県」のページが、「ひな型」のままの内容で作成されました。
それでは、再度「ひな型」(当サイトでは「県.one」)を開いて、以下の作業を行います。
- 「開いているセクション」の「県ページ」をコピーしてコピー先を「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションに指定する
- 「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションをアクティブにし、コピーされた「県」ページのページ名を「福井県」に変更する
以下のような構成になりました。
このように、ひな型を読み込むだけで、同じ構成のページを簡単に増やしていけるのです。
セクションのひな型
今度は、セクションのひな型を作成してみます。
「旅に関する用語」セクションを作成し、上のように10個のページを作成しました。
先ほどページをエクスポートした時と同様に、リボンの「ファイル」タブをクリックします。
左サイドの「エクスポート」をクリック、「1：現在の状態のエクスポート」で「セクション」を選択し、「2:形式の選択」で「OneNote」を選択します。
ファイルの保存場所は、任意の場所に保存します。
今回は、「旅に関する用語.one」と言う名前でファイルを作成しました。
すると「OneNote」に戻り、ノートブック名がエクスポートしたファイルを開いた時に表示される「現在開いているセクション」となります。
セクションには今エクスポートして保存した「旅に関する用語」セクションが表示されています。
「県ページ」を開いたまま、その続きで作業をすると、上のようにセクション部分にも「県セクション」が残ったままとなります。
ここでは「県セクション」は使いませんから、「県セクション」を右クリックし、メニューから「閉じる」をクリックして閉じても問題ありません。
明示的に閉じなければ、パソコンを再起動しても「OneNote」を開き直しても「現在開いているセクション」は残ったままとなりますので、どこかのタイミングで閉じるようにしてください。
「旅に関する用語」セクションを右クリックし、一覧から「移動またはコピー」をクリックします。
分かりやすいように、新しく作成したノートブックにコピーしてみます。
「シークレットファイル」ノートブックを選択して、「コピー」ボタンをクリックします。
コピーした後は、そのまま画面が変わらず元のままとなります。
それでは、「シークレットファイル」ノートブックを開いてみましょう。
上の画面のように、「旅に関する用語」セクションが10のページを持ったまま「シークレットファイル」ノートブックにコピーされました。
最後にまとめ
今回は、「ページ」や「セクション」で使いまわしたい内容を「ひな型」として、拡張子「.one」の外部ファイルに保存しておく方法を見てきました。
実は、ページとセクションの「ひな型」であれば、それらを今回見てきたような外部ファイルではなく、「OneNote」内に保存しておく方法もあります。
それは、新たに「ひな型管理用のノートブック」を作ってしまう方法です。
その中に、ひな型となるページやセクションを作っておき、必要に応じてコピーして目的のノートブックに貼り付けるやり方です。
ただし、この方法は1つ注意が必要です。
それは、「ひな型管理用のノートブック」を作成したアカウントが登録された「OneNote」でしか使用できない、と言う点です。
一方、外部ファイルにしておけば、例えばこの外部ファイルを別の端末等に持ち運んで、「OneNote」アカウントの利用環境に影響されないところでも簡単に「ひな型」を利用できるのです。
「ひな型」を作る場合、その「ひな型」をどれくらいの範囲で利用するかによって、保存方法を変えてもいいかもしれませんね。