「ページに記載する内容」や「セクションで管理するページ情報」が決まっているのであれば、その書式を「ひな型」として保存しておく方法があります。

同じ情報を記載する際の効率的な時短対策となります。

ページ、セクションと順番に確認してみましょう。

なお、説明の中で使用しているノートブック名やセクション名、ページ名などは当サイトの環境です。

動作を試す場合、自身の「OneNote」での利用環境に合わせてお読みください。

ページのひな型を保存

ページに記載する表や見出しの作成など、他のページにも同じように使いたい時に、その部分を「ひな型」として保存しておく方法があります。

そのようなシーンを以下、説明していきましょう。

ひな型とは

「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションには、現在3つのページがあります。

現在開いている「富山県」ページのような情報を「石川県」ページにも「福井県」ページにも記載したいと思っています。

「富山県」ページの表になっている部分にデータを入力したり、画像ファイルを挿入した後では、例えばそれらをコピーして「石川県」ページに貼り付けると、中のデータまで一緒にコピーされてしまいます。

もちろん、コピーしてから中のデータを消してもいいのですが、データを消す分の手間が増えてしまいます。

そのため、上の画面の「富山県」ページの状態を初期状態、つまり「ひな型」として保存しておくのが今回の「ひな型を保存する」という意味になります。

ひな型の保存と読み込み

それでは、説明用に作成していた「石川県」ページと「福井県」ページを一旦削除して、この「北陸」セクションには本来「富山県」ページだけがあったとします。

この「富山県」ページの内容をひな型として保存します。

それを「北陸」セクションに読み込み、同じ記載内容の「石川県」ページと「福井県」ページを作成してみたいと思います。

これが「ひな型を読み込む」作業となります。

そしてもう一点、「富山県」というページ名を「県」だけにします。

では「県」ページをエクスポートして保存します。

「県」ページが選択されているのを確認してから、リボンの「ファイル」タブをクリックします。

左サイドの「エクスポート」をクリックします。

「1：現在の状態のエクスポート」で「ページ」を選択し、「2:形式の選択」で「OneNote」を選択します。

両方選択できたら、「エクスポート」ボタンをクリックします。

エクスポートする「OneNote」のファイル名を入力して任意の場所に保存します。

この保存されたファイルが「ひな型」となります。

今後、同じような書式のページを作成していく場合は、この「ひな型」を読み込んで使用します。

では、次に移っていきましょう。

当サイトでは「県.one」という名前でエクスポートしましたが、画面上は引き続き「OneNote」の画面で上のようになります。

ノートブック名のところに「開いているセクション」と表示され、セクション名には県、ページ名にも県と表示されています。

「県ページ」というページ単位でエクスポートしただけなので、セクション名は本来は何も表示されないはずですが、この場合明示的にページ名と同じ名前が「セクション名」として表示されます。

一旦、この「開いているセクション」は閉じます。

「県」セクション名を右クリックして、一覧から「閉じる」をクリックします。

閉じた後は、環境にもよりますがおそらく「クイックノート」が開いてくると思います。

そのままで構いませんので以下に続きます。

先ほど任意の場所に保存した「ひな型」である「県.one」を開きます。

改めて「開いているセクション」が開き、「県ページ」が表示されます。

この「県」ページをコピーしたいので、ページ名で右クリックして「移動またはコピー」をクリックします。

「移動またはコピー先」で「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションを選択します。

ここで必ず「コピー」をクリックします。

移動してしまうと、ひな型として保存したデータがなくなってしまいますので注意しましょう。

それでは、「旅の記録」ノートブックを開き、「北陸」セクションをアクティブにしてみましょう。

元々あった「県」ページと、今ひな型を読み込んで「北陸」セクションにコピーした「県」ページの2つが表示されています。

ここで、それぞれのページ名を「富山県」と「石川県」に変更します。

上のように「富山県」と「石川県」のページが、「ひな型」のままの内容で作成されました。

それでは、再度「ひな型」(当サイトでは「県.one」)を開いて、以下の作業を行います。

• 「開いているセクション」の「県ページ」をコピーしてコピー先を「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションに指定する
• 「旅の記録」ノートブックの「北陸」セクションをアクティブにし、コピーされた「県」ページのページ名を「福井県」に変更する

以下のような構成になりました。

このように、ひな型を読み込むだけで、同じ構成のページを簡単に増やしていけるのです。

セクションのひな型

今度は、セクションのひな型を作成してみます。

「旅に関する用語」セクションを作成し、上のように10個のページを作成しました。

先ほどページをエクスポートした時と同様に、リボンの「ファイル」タブをクリックします。

左サイドの「エクスポート」をクリック、「1：現在の状態のエクスポート」で「セクション」を選択し、「2:形式の選択」で「OneNote」を選択します。

ファイルの保存場所は、任意の場所に保存します。

今回は、「旅に関する用語.one」と言う名前でファイルを作成しました。

すると「OneNote」に戻り、ノートブック名がエクスポートしたファイルを開いた時に表示される「現在開いているセクション」となります。

セクションには今エクスポートして保存した「旅に関する用語」セクションが表示されています。

「県ページ」を開いたまま、その続きで作業をすると、上のようにセクション部分にも「県セクション」が残ったままとなります。

ここでは「県セクション」は使いませんから、「県セクション」を右クリックし、メニューから「閉じる」をクリックして閉じても問題ありません。

明示的に閉じなければ、パソコンを再起動しても「OneNote」を開き直しても「現在開いているセクション」は残ったままとなりますので、どこかのタイミングで閉じるようにしてください。

「旅に関する用語」セクションを右クリックし、一覧から「移動またはコピー」をクリックします。

分かりやすいように、新しく作成したノートブックにコピーしてみます。

「シークレットファイル」ノートブックを選択して、「コピー」ボタンをクリックします。

コピーした後は、そのまま画面が変わらず元のままとなります。

それでは、「シークレットファイル」ノートブックを開いてみましょう。

上の画面のように、「旅に関する用語」セクションが10のページを持ったまま「シークレットファイル」ノートブックにコピーされました。

(まとめ)ひな型を管理する他の方法

今回は、「ページ」や「セクション」で使いまわしたい内容を「ひな型」として、拡張子「.one」の外部ファイルに保存しておく方法を見てきました。

実は、ページとセクションの「ひな型」であれば、それらを今回見てきたような外部ファイルではなく、「OneNote」内に保存しておく方法もあります。

それは、新たに「ひな型管理用のノートブック」を作ってしまう方法です。

その中に、ひな型となるページやセクションを作っておき、必要に応じてコピーして目的のノートブックに貼り付けるやり方です。

ただし、この方法は1つ注意が必要です。

それは、「ひな型管理用のノートブック」を作成したアカウントが登録された「OneNote」でしか使用できない、と言う点です。

一方、外部ファイルにしておけば、例えばこの外部ファイルを別の端末等に持ち運んで、「OneNote」アカウントの利用環境に影響されないところでも簡単に「ひな型」を利用できるのです。

「ひな型」を作る場合、その「ひな型」をどれくらいの範囲で利用するかによって、保存方法を変えてもいいかもしれませんね。