オンライン作図プラットフォームの「Lucidchart」は、
他のオンラインアプリとの連携も非常に優れています。
例えば、作成した図面を保存する場合を考えてみます。
個人アカウントである
「無料」、「ベーシック」、「プロ」の3つのアカウントは、それぞれ
「25MB」、「100MB」、「1GB」と「Lucidchart」への保存容量が決められています。
つまり、この容量を超えると「Lucidchart」には図面を保存できなくなる、ということになります。
そこで使いたいアプリが「Googleドライブ」となります。
「Lucidchart」で作成した図面は、PDFや画像ファイルとして
「Googleドライブ」へ保存することができます。
作成が完了した図面ファイルは、このように別ファイルとして「Googleドライブ」に保存しておけば、
「Lucidchart」上ではもう必要なくなりますので、削除することになります。
それによって、「Lucidchart」の保存容量を空けながら
新しい図面ファイルを作成して、新たな作業をしていくことができるようになるわけです。
「ベーシックアカウント」を使っているユーザーの場合、作成できる文書数も無制限ですから
「Lucidchart」の保存容量が足りなくなる可能性も出てきます。
そのため、「Googleドライブ」をバックアップ先としてうまく使っていきましょう、ということなんですね。
無料アカウントも保存容量は「25MB」と少ないですが、アカウントの仕様上
”作成できる文書数は3つまで”
”1つの文書内で使えるオブジェクトは60点まで”
という制限がありますので、意外と25MBで事足りてしまうのです。
・・さて、Googleドライブへの保存ですが、
実は上の方法には1つ問題があります。
それは、あくまでも
”作成した図面ファイルを今後編集することがない”
という前提となります。
いくら作図が完了したとは言え、今後編集する予定があるかもしれないファイルを
画像ファイルに変換して「Lucidchart」上から削除するわけにもいきません。
「Lucidchart」から削除した時点で、新たに1から作り直す必要があるわけで、
PDFファイルや画像ファイルに変換したファイルは、「Lucidchart」では2度と編集することができないからです。
「プロアカウント」以上であれば、「Microsoft Visio」ファイルとしてエクスポートすることができるようになります。
「Visio」ファイルを再度「Lucidchart」にインポートすれば、「Lucidchart」でそのファイルを編集することができます。
そのため、「プロアカウント以上」であれば
1.「Visio」ファイルとして保存(エクスポート)
2.「Lucidchart」からVisioとして保存した図面ファイルを削除
3.「Lucidchart」の保存容量を空ける
4.編集の必要があれば、再度「Visio」ファイルをインポート
という図式が成り立ちます。
ただ、「プロアカウント」以上になると「Lucidchart」で保存できる容量も大きくなりますので、
余程図面ファイルを作りすぎなければ、保存容量の心配は必要ないかもしれません。
「図面ファイルを保存する」という観点だと、「Lucidchart」と「Googleドライブ」との相性は良く
同期などの連携やバックアップ先としての設定もできるので非常に重宝するでしょう。
「Lucidchart」にグーグルアカウントでアカウントを作った場合、
「Googleドライブ」も同じグーグルアカウントを使うことになるので、大して手間もありません。
しかし、アカウントの種類によっては、このようなアプリ間の連携も制限が掛かっている場合もあるので注意が必要です。
今回の連載では、「Lucidchart」と「Googleドライブ」など各アプリとのインテグレーション設定や
上位アカウントで使える便利技のご紹介など、「Lucidchart」の導入をためらっている会社の経営者や責任者の方々の背中を優しく押していきたいと思っています。