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納品書や請求書などが3枚などの複数枚綴りになっていて、すべて複写されるタイプの帳票は、今の時代でも至る所でよく見るのではないかと思います。
あの手の帳票って、印刷屋さんに頼むのが当たり前で、
自分で作成することは中々難しいのではないか
と思われがちですが、実はそんなことはありません。
レーザープリンタやコピー機、そして専用の用紙があれば、いくらでも自分たちの裁量で作成することができます。
複写帳票を外注する場合、事前にデザイン案を伝えたり、注文・納品のやり取りを行ったりなどの煩わしい手順を一切省ける「自前での作成」は、時間の節約にもなります。
今回、ヒサゴの「マルチプリンタ帳票」を使って、簡単に複写式帳票を作ってみたいと思います。
マルチプリンタ帳票って？
様々なテンプレートに合わせた帳票やラベルなどのメーカーである
「ヒサゴ」
から発売されている
「マルチプリンタ帳票」
とは、「ノーカーボンタイプ」で最大で4枚程度まで複写ができる専用用紙となります。
この「マルチプリンタ帳票」として提供されている用紙の種類としては、以下のようなものがあります。
- A4用紙
- A4用紙(とじ穴付き)
- A4用紙2面(ミシン目付き)
- A4用紙3面(ミシン目付き)
- A3用紙
- A4用紙カラー
- A4用紙カラーライン
メインは、A4用紙となります。
A4用紙(白紙)が100枚入った「型番：BPC2000」であれば、一見普通のコピー用紙が100枚入っているだけのように見えますが、2枚を重ねて上から文字を書くと、下の紙にも青字で複写される、というものになります。
「とじ穴付き」は、最初から紙にファイリングするための「丸穴」が2つ開いているタイプとなります。
「ミシン目付き」は、A4用紙の中にミシン目が入っていて、
例えば「2面」なら「A5サイズ」が2枚、「3面」ならA4用紙が3分割される、ということになります。
同じ内容で、タイトルだけ「納品書」と「請求書」と「受領書」と分けたい場合には、3面を利用すると、訪問先でミシン目から切り離し3枚重ねて書く、という使い方もできるわけです。
白紙だとどんな感じ？
「型番：BPC2000」を購入して、実際に紙を手に取ってみました。
印刷する面は、つるつるした感じの方で、複写する側は少しざらざらした感じになります。
気を付けたい点としては、「紙の表裏をしっかり見極める」、ということにあるでしょう。
紙を触った感じで、「つるつるした方」が印刷面となります。
そして、「ざらざらした方」が下の紙に複写をする面となります。
「ざらざらした方」に印刷をしてしまうと、下の紙と合わさるのが「つるつした方」になってしまい、重ねて書いた時に複写されません。
自分の家もしくは自社のプリンタが、
思惑通りに印字されるためには、給紙スロットにどのように紙を入れたらいいのかを事前にしっかりと確認しておく必要があるでしょう。
もちろん、複写される側の紙も、この「マルチプリンタ帳票」を使います。
普通のコピー用紙などでは、複写されませんので気を付けましょう。
カラーはどんな時に使う？
よくあるのが、お客様に手渡す際の控えを違う色にする、などと言う時にカラー用紙が使えそうです。
また、紙のサイドにカラーが入っているタイプは、社内で保管する際に、このカラーをインデックスのようにして保管することができるので非常に便利です。
実際に印刷をしてみると・・
上のように、内容が同じ「売上伝票」と「受領書」をエクセルで作成していたとします。
訪問修理に必要となる商品があったので納品することになりました。
相手先に「売上伝票」と「受領書」を重ねて「署名欄」にサインをしてもらいます。
「売上伝票」を上にし、その下に「受領書」を重ね、相手先にサインをしてもらいました。
「受領書」の方が青字で書かれているのが分かります。
自社の担当が、この帳票を持ち帰り、「売上伝票」を経理に回し、「受領書」を部署で保管して作業完了です。
もし、納品書をその場で相手に渡すのであれば、3枚綴りで複写し、納品書を相手先に収めてくることも可能になりますね。
総括
訪問修理や定期点検など、確認した項目や修繕した項目をその場で記入する場合など、複写式帳票を自社で作成できるととても使い勝手がいいですね。
「ノーカーボン紙」というのは、カーボンで複写するのではなく化学反応で発色させるので、寒い地域や気温が低い場所で記入すると発色まで時間が掛かる場合もあります。
ちなみに、ヒサゴでは帳票を購入したユーザーには、エクセルやPDFなどのテンプレートを無料配布しているので、帳票をこれから作成する、と言う場合には参考にしても良いと思います。
レーザープリンタやコピー機などを持っていることが条件とはなりますが、「マルチプリンタ帳票」が100枚で1,500円ぐらいですから、プリンタを持っていない場合は、これを機にレーザープリンタから用意してみるのもいいかもしれませんよ。
