現在、一般法人向けライセンスである「Microsoft 365 Business ～」シリーズを契約している場合に利用できる「Lists」アプリについて連載をしています。
これまで「Lists」とはどのように使うアプリなのかをご紹介してきましたが、今回は「Lists」にデータを登録した際に自動実行される処理の登録を行ってみたいと思います。
「Lists」では、「ユーザーが作成したルール」を管理できるようになっています。
また、より自由度の高い「Power Automate」によるフローも作成できますので、これらの操作を見ていきたいと思います。
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ルールを作成する
「Lists」で「ルール」を作成する場合、あらかじめ決められた定義のものしか利用できません。
- 列自体が変更されたとき
- 列の値が変更されたとき
- 新しいアイテムが作成されたとき
- アイテムが削除されたとき
データベースのデータ処理である「追加」、「更新」(＋「条件での更新」)、「削除」が発生した時の4つです。
「ルール作成」とは、データベースを扱っている方ならおなじみの「トリガー」というわけです。
それでは1つ、新しくデータが追加された場合に発生するルールを作成してみたいと思います。
リストを開いて、「統合」から「ルール」をクリックします。
「新しいアイテムが作成されたとき」をクリックします。
リストにデータが新しく登録された場合に、指定したメールアドレスにお知らせが届くようにできます。
「名前またはメールアドレスを」の部分をクリックすると、リストの作成者や更新者などを選択できます。
またデータによって条件分岐もできるようになりました。
例えば上のように、「人口・総計(2019)」列の値が「1000以上」のデータが入力されたら、通知するなどの設定でもできるのです。
1つルールを設定したら、「作成」ボタンをクリックします。
作成したルールを管理する
作成したルールは、一覧で管理できます。
再度、ツールバーの「統合」から「ルール」をクリックします。
先ほど作成したルールが1件表示されます。
Listsのルールは、全部で15個まで作成できます。
現在、3件のルールが登録されています。
先ほど見た4つのルールパターンに当てはめてみると、上から以下のようになります。
- 列の値が変更されたとき
- アイテムが削除されたとき
- 新しいアイテムが作成されたとき
1番目の「列の値が変更されたとき」は、以下のように指定します。
「人口・総計(2019)」列に「任意の値」が入力されれば、リストの作成者にメールが送られます。
3つのルールを確認すると分かるのですが、データに何かしらのアクションが発生した場合に、対応できる処理は「メールの送信」か「値の設定」となります。
しかし、他の処理もできたらいいと思いませんか？
そこで、使いたいのが「Power Automate」になります。
「ワークフロー」でTeamsのチャネルに通知する
「ワークフロー」はマイクロソフトの「業務自動化構築」サービスである「Power Automate」を使って独自のルールを作成できるものになります。
「Lists」で処理を自動化する場合にも、この「Power Automate」が利用できます。
今回は、「Lists」にデータが追加されたら、Teamsのチャネルのチャットにメッセージを通知してみたいと思います。
ツールバーの「ワークフロー」をクリックします。
「Lists」は、「SharePoint」上で動いていますので、「SharePointに変更があった際の承認プロセス」を使って、自動化処理を構築してみます。
テンプレートの一覧にある「新しいSharePointリストアイテムが追加されたときにチャネルに通知する」をクリックします。
自動化処理で利用する各アプリの設定情報を登録します。
監視するSharePointサイトについて
上記の設定では、「監視するSharePointサイト」に「宮嶋僚」と設定されています。
これは、『マイクロソフトの法人アカウントを持っている宮嶋僚の「OneDrive」に保存されているListsアイテム』という意味になります。
この連載の第一回目でも少し説明した「マイリストに保存(OneDriveに保存)」されているListsでしたね。
一方、任意のSharePointサイトに保存したListsであれば、「監視するSharePointサイト」にはそのSharePointサイトを設定してください。
Teamsを使っていないかたは、「このようなワークフローが作成できる」と参考にしてください。
Teamsを使っているかたは、ご自身の環境のチーム名やチャネル名を登録してください。
「保存」をクリックします。
作成した「ワークフロー」が表示されます。
ワークフローの編集や削除もこの画面からできるようになっています。
実際にデータを追加してみる
「監視するリストの選択」で設定したリストにデータを1件追加してみました。
地域名が「ワークフローの確認」となっていますが、ここは確認用のデータ登録なのでこれで進めていきます。
任意でデータを入力できたら「保存」をクリックします。
Teamsのチャネルを確認
それではTeamsを確認してみます。
Listsにデータを登録してから少しタイムラグがあるかもしれません。
Teamsのチャネルに通知が来ない場合は、少し間を置いてみましょう。
当サイトは、Teams内の「小規模経営者に贈る情報整理術」というチームでサイト運営を管理しています。
チームの「サイト管理情報」というチャネルのチャット欄を表示しています。
先ほどListsにデータを1件登録した内容が通知されているのが分かります。
「Item title」は、このリストでは列名を「地域名」としています。
「ワークフローの確認」というデータが1件登録されたよ、とお知らせしてくれているわけです。
このメッセージ内の「View Item」をクリックすると、マイクロソフトのブラウザである「Edge」が起動し、Listsの該当リストが表示されます。
最後にまとめ
さて、今回は「Lists」を使う際の自動化処理について見てみました。
前半の「ルール作成」は簡単だと思いますが、後半の「ワークフロー」になると少し難しくなった気がしますね。
「ワークフロー」の元であるマイクロソフトの「Power Automate」は「Lists」だけではなく、他のマイクロソフト製品やクラウドドライブ、チャットシステムなどとも連携できる自動化処理を作成できます。
「Lists」は独立したアプリのように動かせるのですが、実体は「Share Point」上で管理されているので、「Power Automate」を使う場合には、「Share Point」の操作を絡めるという点も忘れないようにしておきたいですね。
さて、次回は、「外部メンバーの扱い」について少し触れておきたいと思います。
前回の「Listsの共有」や今回の「Listsの自動化」でも出てきているのですが、法人アカウントに所属しているメンバー以外のメンバーであっても「Lists」のデータを共有したり、自動化する場合のメールの送信相手に設定できていました。
そう、でもこの外部メンバーの扱いは「Share Point」を経由する必要があるので、その辺りを少し解説したいと思います。