マイクロソフトの一般法人向けライセンスである「Microsoft 365 Business ～」シリーズを契約している場合、「Lists」アプリが使えるようになります。
簡易的なリストを作成して、そのリストを共有したり、他のアプリに書き出したりできます。
これまでもエクセルなどを使ってリストデータの処理を行ってきた経験のある方は多いでしょう。
「Lists」はこれをもっとシンプルにビジネスシーンに生かせるように、そして様々なアプリと連携できるように軽量化されたものになります。
リスト化されたデータをシンプルに社内で共有したい、という要望は非常に多いと思います。
わざわざエクセルで新規ブックを作成して、シート内にあれもこれもと装飾しなくても「Lists」を使えばいいのではないか。
そこで、「Lists」がどういったシーンで活用できるのかを連載していきたいと思います。
個人向けライセンスでは利用できないのでご注意ください。
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新しいリストを作成する
まずは、「Lists」を起動してみましょう。
ブラウザで「M365 Copilot」を開いて、アプリの一覧から利用できるすべてのアプリを参照できます。
一覧から「Lists」をクリックします。
Webブラウザ上で「Lists」の画面へとアクセスします。
「Lists」のトップ画面が表示されます。
「新規作成」をクリックします。
5種類の新規作成方法や既存データのインポート、テンプレートからの作成などができます。
今回は「リスト」を選択し、1からリストを作成してみたいと思います。
最初にリスト名と保存場所を指定します。
保存場所には以下の2つがあります。
- マイリスト
OneDrive領域に保存 - チームサイト
SharePointサイトに保存
ただし「OneDrive」に保存する「マイリスト」であっても、「Lists」のファイルは他のWordやExcelなどのファイルとは違います。
パソコン上でOneDriveを同期し、OneDriveの中身をエクスプローラーで見られるようにしても、Listsのデータは一切表示されません。
WebブラウザでOneDriveにアクセスると、「Lists」で作成したデータファイルを確認できるでしょう。
ただし、そのデータを開いてもアプリ等が起動するわけではなく、先ほどリストを新規作成した時と同じように、Webベブラウザ上の「Lists」が開き、作成したデータが表示されるだけとなります。
今回はリスト名を「自分のリスト」とし、保存先に「マイリスト」を選択してみました。
設定したら「作成」ボタンをクリックします。
リストにデータを追加する
新しくリストを作成したら、データを追加していきます。
「新しいアイテムを追加」をクリックします。(①)
最初の状態では、「タイトル」という列名(項目名)だけが存在しています。
このタイトル列にデータを追加してみましょう。
必要であれば、「添付ファイル」も添付できます。
入力できたら「保存」をクリックします。
新規で1行データが挿入されれ、「タイトル」列には「2025年1月インフォメーション」と入力されました。
リストに列(項目名)を増やす
作成した「自分のリスト」には、現在1行だけデータが入力された状態になりました。
しかし、これだけでは項目が少ないので、列(項目)を増やしたいと思いました。
そこで、今度は「列」を追加する方法を見ていきたいと思います。
タイトルの右横にある「列の追加」をクリックします。
データタイプの一覧から「選択肢」をクリックし、「次へ」をクリックします。
右側に「列の詳細」を決めていく欄が表示されます。
選択肢の数や選択肢に表示する名前、既定値や選択肢の種類などを変更できます。
任意で各設定ができたら「保存」をクリックしましょう。
もう一つ「列の追加」から「日付と時刻」で作成します。
「次へ」をクリックします。
列名などを設定して、「保存」をクリックします。
上のように、元々あった「タイトル」列に加え、「読了判断」列と「読了日付」列が追加されたリストへと変更されました。
既存のデータを修正する
「2025年1月インフォメーション」と入力された最初のデータには、「読了判断」と「読了日付」のデータが入っていません。
登録済みのデータを編集してみますが、その編集方法は2種類あります。
編集
入力ボックスにデータを入力して「編集」していくパターンになります。
修正したいデータにチェックを付けて(①)、「編集」をクリックします。(②)
もしくは、タイトルに入力されているデータ(この場合は「2025年1月インフォメーション」)をクリックしても、入力ボックスが表示されます。
「読了判断」列と「読了日付」列を入力するための入力ボックスが表示されます。
もちろん、このウィンドウ内で「タイトル」列のデータ修正も可能となっています。
「読了判断」列は3択で選択、「読了日付」列は表示されるカレンダーから目的の日付をクリックします。
それぞれの列に、データを入力できると、即一覧に反映されます。
グリッドビューでの編集
編集方法として、「グリッドビュー」を使った編集もできます。
これは、エクセルのセルでの操作を思い浮かべていただくと分かりやすいかもしれません。
「自分のリスト」に、以下の2行のデータを入力していたとします。
その内、1行目の「2025年2月インフォメーション」の読了判断と読了日付を修正したいと思います。
ここで「グリッドビューでの編集」を使ってみましょう。
1行目のデータにチェックを付け(①)、「グリッドビューで編集」をクリックします(②)。
入力ボックスは表示されずに、一覧のままデータの修正ができるようになります。
修正ができたら「グリッドビューの終了」をクリックして、一覧表示に戻りましょう。
最後にまとめ
さて、「Lists」というシステムが、「エクセルで作成する表と同じようなものである」、とお分かりいただけたでしょうか。
「Lists」は、表の作成だけに集中できる上、オンライン上に作られた簡易データベースとして最終的に組織内や特定のユーザーとあっという間に共有できるわけです。
今回は、表作成の最初の一歩として手入力でデータを作成・編集をしてみましたが、これから「Lists」でどういった処理ができるのかを色々見ていきたいと思います。